Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

5.1. Роль информации в работе менеджера


Информация в работе менеджера является средством обоснования решения. Она необходима ему для успешного выполнения производственных и социальных задач организации в конкурентной среде.

От полноты информации зависит вероятность того, будет ли произведено оптимальный вариант решения, или то, что имеет негативные последствия.

В современных условиях возрастают требования к обоснованности управленческих решений, выработанных на основе точной и достоверной информации. Часто информацию отождествляют с любыми сведениями, но менеджеру необходимы не разнообразные отчеты, справки и другие данные, а только те, которые нужны для решения конкретных задач. Чем больший объем информации, тем сложнее найти в нем необходимые сведения. Кроме того, если менеджер получил документ, содержание которого уже знает, то с него он не получает никакой информации. Поэтому для менеджера информации могут быть только новые для него сведения, понятные для практического использования. Они также должны быть и полезными, способствовать выбора наилучших решений. Оценка полезности данных имеет субъективный характер и во многом связана с тем, что менеджер не настроен на их понимание, сосредоточив свое внимание на других вопросах.

Вот почему информация - это новые сведения, поняты и оценены как полезные для решения тех или иных задач. А содержание информационной работы заключается в том, чтобы собрать данные и превратить их в информацию, то есть отобрать из них новые и полезные, а также придать им форму, при которой они будут использованы в кратчайшее время.

В организациях отличают внутреннюю и внешнюю информацию.

Виды информации в отношении менеджера организации показана на схеме 5.1.1.

 33

Схема 5.1.1.

 

В информационных материалов коммерческой организации относятся:

1. Сведения о выполнении плана товарооборота в структурных подразделениях.

2. Данные о состоянии завоз товаров в торговую сеть поставщиками.

3. Данные о выполнении договоров с оптовыми базами и другими поставщиками.

4.Звітні данные о состоянии товарных запасов на складах и розничной сети.

5. Данные о результатах хозяйственной деятельности по предприятию.

6.Дані о состоянии реконструкции и ремонту объектов.

7. Сведения об отсутствуют в продаже товары торгового предприятия.

8. Данные о состоянии претензионной работы в организации.

9. Сведения о сохранности товарно-материальных ценностей в структурных подразделениях.

10. Розпорядча информация, которая содержится в приказах и распоряжениях менеджера и его заместителей.

11. информация, которая есть в постановлениях различных совещаний, собраний трудового коллектива и акционеров и др.

12. Информация на ПЭВМ (АРМ менеджера).

Все документы должны быть тщательно обработаны, чтобы использование имеющейся в нем информации не вызвало ошибок и недоразумений.

Совокупность сведений, необходимых для принятия решений, может считаться достаточным, если она удовлетворяет следующим требованиям:

  • характеризует содержание задачи и существенные для ее выполнения ресурсы;
  • достоверно отражает состояние производственной и коммерческой деятельности в настоящее время;
  • своевременно поступает к субъекта управления, который правомочен принимать решения;
  • предоставляется в достаточно простой форме для практического использования.

Отбор необходимой информации является важной и сложной процедурой, потому что недостаточность информации, как и ее избыточность (ненужность) снижает результативность труда в системе управления.

Обмен информацией между различными уровнями управления выполняется в форме сообщений, показателей и различных документов. Средства, которые определяют порядок регистрации, преобразования, хранения и передвижения сведений в сочетании с необходимой для этого техникой составляют систему информации.

Современному уровню производства и коммерческой деятельности организаций отвечает сложная информационная система, которая использует систему вычислительных машин, включая ПЭВМ.

Информация используется менеджером как средство организации производства и торговли, маркетинговой деятельности в конкурентной среде. Это свойство информации проявляется в процессах обоснования управленческих решений. Отбирая сведения для обоснования решений, менеджер должен придерживаться следующих принципов:

  • подчиненность хозяйственного решения общим задачам организации;
  • соответствие решения достижением науки;
  • тщательная проверка достоверности фактов;
  • научный подход к обобщениям;
  • строгая регламентация деятельности как при разработке, так и при исполнении решений.

По своему значению для обоснования решения информация разделяется на четыре вида:

1. Директивная (законодательная).

2. Научно-техническая.

3. Экономическая.

4. Организационно-нормативная.

Главным требованием к информации является ее достаточности, то есть представление менеджеру только существенных сведений для выполнения задач управления.

Достаточность информации обеспечивает возможность выбора решения, повышает эффективность управления за счет обоснованности решений, сокращает время на их разработку и принятие, уменьшению затрат на сбор и обработку сведений. Отбор существенной информации облегчается четкой формулировкой содержания задач управления.

Директивная информация обеспечивает единство управления, законность правовых действий менеджера. Она регламентирует деятельность менеджера с позиций законности.

Научно-техническая информация ускоряет практическое использование экономических законов рыночной экономики, способствует организации производства, труда и управления предприятием.

Экономическая информация показывает состояние хозяйственной деятельности организации и ее эффективность. Она характеризует изменения трудового процесса, расходы действующего труда в каждом структурном подразделении предприятия.

Организационные нормативы - это средства влияния на управляющую систему путем регламентирования деятельности при выполнении задач управления, установление норм и нормативов на выполнение отдельных трудовых операций.

При формировании потоков информации менеджер использует принципы распределения и кооперации труда работников аппарата управления. Порядок сбора и переработки информации формируется функциональными отделами и передается в соответствующие службы, которые информируют руководство о состоянии дел на предприятии.

Отсутствие своевременного и достоверной информации часто приводит к тому, что менеджер выполняет функции управления и принимает решение субъективно, по наитию, исходя из своего опыта работы.

Менеджер должен правильно организовать доведение потоков информации до каждого структурного подразделения и исполнителей.

Информация, которая не соответствует исполняемым функциям, которые выполняются работником, не дает никакой пользы. При этом у работника забирается часть его рабочего времени, который можно было бы использовать для выполнения необходимых работ. Менеджеру организации должен поступать только такой объем информации, который он может воспринять.

Предел восприятия информации - это такой ее объем, который способен охватить в настоящее время менеджер, для того чтобы знать правильное направление действий исполнителей.

Таким образом, все действия менеджера организации должны выходить из знания фактических обстоятельств, профессионального опыта и базироваться на полной информации.

Если работа менеджера основывается на качестве принимаемых решений, то в их основе должен быть высокий уровень организации сбора, анализа и использования достоверной информации.



Назад