Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

5.2. Организация информационного обслуживания менеджера


Информационное обслуживание должно базироваться на изучении потребностей менеджера в информации, путем анализа его функций, содержания и характера управленческих решений, которые принимаются.

Для определения потребностей в необходимых данных надо учитывать возможные нестандартные ситуации, когда необходимо не только принимать решения, но и правильно поставить задачу подчиненным.

Кроме сведений, которые необходимы непосредственно для решения текущих и стратегических задач, менеджеру для расширения профессионального кругозора необходимая информация и конкурирующих организаций. При этом надо учитывать, что полностью удовлетворить потребности в информации невозможно, да и не нужно, потому что в некий момент затраты на получение дополнительных данных становятся более от того эффекта, который она может дать при обосновании решения. Информация, которая поступает к менеджеру должна соответствовать требованиям, показанным на схеме 5.2.1.

 34

Схема 5.2.1

 При неэффективности данных создается иллюзия информированности. Поэтому менеджер должен обеспечить проверку их достоверности путем получения ее из разных источников. Он должен иметь представление о способах получения различных данных.

Актуальность данных тесно связана с их новизной и может оцениваться время от конкретных событий, фактов, растаяло неиспользования данных о нем.

Оперативные данные теряют свою актуальность очень часто и используются только один раз. Данные обобщении, аналитического характера сохраняют свою актуальность на протяжении длительного периода и используются многократно.

Своевременность данных - это свойство, близка к действительности, но все же отличается от нее. Данные поступают своевременно, если они не запаздывают относительно оптимальных сроков принятия решения. Но вовремя - не означает заблаговременно, потому что собранные ранее данные теряют актуальность.

Своевременность информации обеспечивается использованием современных технических средств управления правильным определением сроков сбора и обработки оперативных данных.

Очень важным является требование к содержательности и доступности их восприятия. Оперативные данные можно предоставлять в форме таблиц, диаграмм, схем и др. В документах аналогичного характера данные сравниваются с прошлым периодом. Здесь важным является краткость изложения, но достичь ее надо не по методу отклонения, а путем обобщения и выделения важных факторов.

Менеджер должен получать агрегированные, обобщенные показатели, дополненные характеристикой факторов, которые обусловили их изменение. Это можно показать графическим отображением и коротким комментарием к таблиц и диаграмм.

Менеджер получает информацию из разных источников и должен умело их сочетать. Главным источником информации для него письменные документы (внутренние и внешние), а также обзоры и доклады, подготовленные специалистами аппарата управления.

Чем выше ранг руководителя, тем больше удельный вес обобщенной, аналитической информации о состоянии дел в организации.

Вместе с тем в письменных документах освещаются некоторым образом отфильтрованы представление о реальной действительности. Поэтому для менеджера любого ранга имеют большое значение такие источники информации, как:

  • непосредственное наблюдение;
  • устные беседы;
  • совещания.

А при обосновании стратегических решений могут использоваться специальные обследования отдельных структурных подразделений.

В зависимости от ранга и круга обязанностей менеджер должен отобрать наиболее важные данные, с которыми необходимо знакомиться обязательно, и менее важные сведения, ознакомление с которыми желательно.

Случайные, непредвиденные сведения, оперативные данные должны поступать к менеджеру только тогда, когда он компетентен в решении вопросов относительно этих данных.

При организации информационного обслуживания менеджерам необходимо соответствующим образом организовать труд специалистов функциональных служб, канцелярии, секретаря, которые должны иметь навыки обработки, анализа и оформления информации, в том числе с использованием ПЭВМ.

Работа с документами занимает значительное место в структуре рабочего времени менеджера.

Организация этой работы должна идти по следующим направлениям:

1. Предварительное распределение полученной документации и корреспонденции по адресам еще в канцелярии, на основе четко фиксированного в инструкции по делопроизводству, распределения функций и видов работ в аппарате управления.

2. Передавать права подписи исходящих документов ответственным исполнителям, что не только разгружает руководителей организаций, а и повышает инициативу и ответственность подчиненных.

3. Использование методов сокращения, что дает возможность ускорить процесс ознакомления с документами, особенно с теми, которые не требуют досконального изучения.

4. Использование рациональных приемов и методов редактирования проектов документов. их сущность заключается в том, что с начала проект документа необходимо внимательно прочитать, выявить повторения и логические несоответствия, затем устранить повторения, разбить текст на части, на графы и абзацы, используя общепринятые знаки сокращения, устранить логические неточности и др.



Назад