Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

5.3. Документация управленческой деятельности


Делопроизводство в организации устанавливает общие правила документирования управленческой деятельности в структурных подразделениях и регламентирует порядок работы с документами с момента их создания или поступления до отправления или передачи в архив.

Оно определяет порядок ведения делопроизводства, его положения распространяются на всю служебную документацию, создаваемым средствами вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны соответствовать требованиям государственных стандартов.

Правила и рекомендации относительно порядка осуществления делопроизводственных процессов разрабатывается в соответствии с требованиями основных положений Единой государственной системы делопроизводства государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию и нормативных актов и методических рекомендаций Главного архивного управления по организации документационного обеспечения.

Общее руководство работой службы документационного обеспечения осуществляет руководитель организации или один из его заместителей в соответствии с распределением обязанностей (см. приложения 17, 18).

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в аппарате организации в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства государственных стандартов, а также методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях возлагается на канцелярию. Требования руководителя службы по вопросам организации и ведения делопроизводства и работы с документами являются обязательными для всех работников аппарата организации.

Ответственность за соблюдение установленных правил делопроизводства, состояние делопроизводства в структурных подразделениях, а также за хранение и использование документов, находящихся в структурных подразделениях на исполнении, до передачи их на архивное хранение, возлагается на руководителей структурных подразделений.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляют делопроизводители (секретари руководителей, инспекторы).

На период отсутствия делопроизводителя структурного подразделения (отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.), а также в структурных подразделениях, где по штатным расписанием не предусмотрена должность делопроизводителя, ведение делопроизводства возлагается по указанию руководителя структурного подразделения на одного из работников подразделения.

Должностные лица и работники организации обязаны знать и соблюдать требования относительно выполнения разработки, оформления, регистрации, порядка прохождения хранения и использования служебной документации.

Руководители структурных подразделений обязаны знакомить всех принятых на работу лиц с организацией делопроизводства в организации.

Лица, принятые на должность секретаря, делопроизводителя, инспектора-делопроизводителя структурного подразделения, обязаны в течение трех дней после назначения их на должность пройти инструктаж по вопросам ведения делопроизводства.

При увольнении работника структурного подразделения по работе или в случае отпуска, командировки и т.д., все невыполненные ним служебные документы передаются по указанию руководителя структурного подразделения для выполнения и хранение лицу, которое его замещает с отметкой о передаче в реєстраційно-контрольных карточках, а дела (документы, литература), которые были взяты из архива (библиотеки), подлежат возврату. В случае необходимости их получает в архиве (библиотеке) назначен работник.

При увольнении или перемещении делопроизводителей структурных подразделений составляется акт сдачи и приема всех дел, находящихся в текущем делопроизводстве всех законченных дел, которые подлежат сдаче в архив. Акт составляется вдвоем экземплярах, утверждается руководителем структурного подразделения (приложение 1). Один экземпляр акта остается в делах структурного подразделения, второй - передается в Управление делами (канцелярии).

При увольнении начальника структурного подразделения и назначении нового в приемо-здавальному акте наряду с другими вопросами освещается состояние делопроизводства (количество документов, находящихся на исполнении, в том числе просроченных, а также обращений граждан, состояние архива и т.д.).

При увольнении руководителя делопроизводственной службы все документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники передаются новому назначенному лицу в соответствии с актом, который утверждается руководителем организации.

Руководители структурных подразделений обязаны:

  • принимать необходимые меры по сокращению служебной переписки. Запрещается переписки между структурными подразделениями по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут решаться в оперативном порядке;
  • обеспечивать регулярную проверку состояния делопроизводства и соблюдения правил ведения делопроизводства в подчиненных структурных подразделениях;
  • не допускать витребувань различных сведений, отчетов, сводок и других документов, не предусмотренных правовыми актами и не вызываются необходимостью;
  • осуществлять контроль за соблюдением требований по составлению, оформлению документов и организации делопроизводства, предусмотренных государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию;
  • способствовать рационализации делопроизводственных процессов, принимать меры по обеспечению делопроизводственной службы современным оборудованием, средствами оргтехники и электронно-вычислительными машинами (ЭВМ);
  • обеспечивать организацию обучения работников делопроизводственной службы для повышения квалификации.

Со служебными документами, которые не подлежат разглашению могут знакомиться только работники организации, которые имеют к ним непосредственное отношение. Ознакомление других лиц, выдача им документов или их копий, справок или информации служебного характера допускается только с разрешения руководства организации.

Публикация служебных документов в прессе, объявления по радио, телевидению, использования в докладах, лекциях, выступлениях осуществляется согласно Закону Украины "Об информации".

Языком делопроизводства и документации, а также взаимоотношений с органами государственной исполнительной власти, министерствами, ведомствами, предприятиями, общественными организациями и гражданами является украинский язык. В случаях, предусмотренных законами, языком делопроизводства, документации и взаимоотношений с указанными выше органами и гражданами наряду с украинским языком может быть язык большинства населения той или иной местности или язык, приемлемый для населения данной местности.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации по установленным правилам на бумаге или других носителях управленческих действий в процессе их совершения или по их итогам, то есть, в создании управленческих документов.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, хранения и использования информации в течение определенного времени или постоянно.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать государственным стандартам и другим нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

Для обеспечения надлежащей организации документирования руководством определяется конкретный комплекс документов, необходимых и достаточных для документирования деятельности организации.

Отбор форм и видов документов, необходимых для выполнения управленческих и других функций осуществляется в соответствии с перечнями форм и видов документов, которые разрабатываются для всех направлений деятельности организации и утверждается ее руководителем.

Управленческая деятельность организации осуществляется путем издания распорядительных документов, которое осуществляется согласно полномочий, определенных уставом, а также нормативными актами, принятыми организацией в пределах своей компетенции.

Согласно уставу организация издает распорядительные документы: приказы, постановления и распоряжения.

Основанием для принятия распорядительных документов в деятельности организации являются:

  • Конституция Украины, законы Украины, постановления Верховной Рады Украины, указы и распоряжения Президента Украины, постановления и распоряжения Кабинета Министров Украины;
  • осуществление исполнительной и распорядительной деятельности с целью выполнения возложенных задач в соответствии со своей компетенцией;
  • потребность в правовом регулировании деятельности аппарата управления.

Распорядительные документы выдаются обязательно:

  • по организационным вопросам: при образовании, реорганизации, ликвидации структурных подразделений, определении их функций и задач, утверждении структуры организации, определении прав и обязанностей должностных лиц, отмены, изменения и прекращение действия ранее изданных приказов;
  • по вопросам планирования, при определении порядка и сроков составления планов; в случаях изменения плановых показателей и установки дополнительных плановых заданий; при подведении итогов выполнения планов;
  • по вопросам финансирования, при утверждении отчетов, изменении целевого расходования ассигнований, распределении и перераспределении денежных средств;
  • по вопросам кадровой работы, труда и заработной платы: назначении, переводе, увольнении работников, при решении вопросов о награждении, дисциплинарные взыскания, о командировках работников; в случаях премирования, выплаты единовременных денежных вознаграждений, предоставление отпуска, проведения аттестации и присвоения рангов, подготовки и переподготовки кадров руководящих работников и специалистов организации.

В других случаях вопрос о необходимости издания распорядительных документов решается руководством организации.

Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов, касающихся всех или нескольких структурных подразделений, излагается, как правило, в приказах. Конкретные вопросы выполнения и уточнения принятых решений излагаются в распоряжениях руководства организации.

Распорядительные документы, принятые на основе единоначалия, не могут отменять или изменять распорядительные документы коллегиального органа.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входят в компетенцию различных органов, принимаются совместные распорядительные документы. Они принимаются в форме, определяемой органом, который готовит проект соответствующего документа.

Распорядительные документы, поступающие в организации от вышестоящих органов, если способ доведения не определен в самом документе, доводятся до аппарата в порядке, определенном руководством, и может осуществляться, в частности, путем:

  • издание самостоятельных распорядительных документов (приказов, распоряжений, планов, мероприятий, графиков и т.п.), в которых излагается содержание полученного документа и средства его выполнения или указания надежде, что их должен осуществить исполнитель;
  • рассылки копий документа, если полученный документ не нуждается в конкретизации задач для его выполнения или присланный к сведению;
  • ознакомления исполнителей или лиц, которых касается данный документ, под роспись.

При необходимости документы высших органов рассылаются структурным подразделениям в виде ксерокопий вместе с сопроводительным письмом за подписью руководителя структурного подразделения в пределах своих полномочий.

Документы, выдаваемые на основании распорядительных документов вышестоящих органов, должны иметь ссылки на них с указанием наименования этих документов, даты, их номеров и названий (заголовков).

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегий, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записей, сделанных в ходе заседаний.

В тех случаях, когда заседание стенографується, расшифрована и оформлена должным образом стенограмма прилагается к протоколу.

Если ход заседания фиксируется на магнитной пленке путем записи на магнитофоне или диктофоне, то после заседания записанные на ней тексты выступлений печатаются, прилагаются к материалам заседания, а также используются при составлении протоколов и решений. Магнитные пленки с записями заседаний передаются в архив и хранятся на общих основаниях.

Решение доводится до исполнителей путем направления им выписок из решений или их копий. При осуществлении оперативных связей с высшими органами, министерствами, ведомствами, предприятиями, организациями и отдельными гражданами в пределах своей компетенции организация может направлять письма, которые имеют право подписывать руководство в соответствии с распределением обязанностей.

Если документ требует немедленного выполнения, передача текста служебного документа может осуществляться по телефону (телефонограмма), телеграфу или факсу, что оформляется по установленным правилам.



Назад