Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

Приказ


Приказ - это форма распорядительного воздействия на ход событий в процессе управления организацией на правах единоначалия. Это письменное требование руководителя к подчиненным выполнить определенное задание.

Приказы выдают только руководители линейных служб (директор, начальник).

Приказ - это наиболее важный нормативный документ организации, который выдается первым руководителем для решения любых задач по вопросам основной деятельности и личному составу (персонала).

Приказы по вопросам основной деятельности (производства, планирования, финансирования, отчетности, поставки и реализации продукции и др.) готовятся специалистами организации по поручению руководителя. Подготовка приказа содержит следующие этапы:

  • изучение сущности вопроса и сбор необходимых данных;
  • подготовка проекта приказа;
  • согласование проекта;
  • подписание руководителем организации.

Приказ оформляется на бланке организации и должен иметь следующие реквизиты:

1) название документа (приказ);

2) дата и индекс (номер);

3) место издания или составления;

4) заголовок к тексту;

5) текст;

6) подпись руководителя;

7) отметка о согласовании.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов осуществляется с января по декабрь в пределах года (№1, № 2 таин.).

Приказы по вопросам основной деятельности нумеруются отдельно от приказов об личный состав (персонал) организации.

Приказ должен иметь заголовок, который отвечает на вопрос "О чем?", например "О подготовке материально-технической базы организации к работе в зимний период", "Об изменении графика работы" и др.

Приказы по вопросам основной деятельности выдаются на выполнение:

1) указаний вышестоящих органов управления;

2) по инициативе руководителя организации как производственная необходимость;

3) по инициативе структурных подразделений организации (необходимость издания приказа содержится в докладной записке).

В приказах, которые выдаются на основании распорядительных документов вышестоящих органов, доводится до сведения подчиненных подразделений указания вышестоящих органов, конкретизируется их выполнения в условиях деятельности организации, определяются исполнители, методы и сроки выполнения.

Текст приказа состоит из двух частей:

  • констатаційної;
  • распорядительной.

В первой излагаются факты и соображения, которые стали причиной издания приказа, а во второй перечисляются действия, предложенные к исполнению.

Если приказ издается на основе письменных указаний вышестоящих органов (постановления, приказа, инструктивного письма), то в констатаційній части приказа указывается название вида документа, его номер, дата и заголовок.

Констатаційну часть приказа не пишут, если причина издания приказа известна и не нуждается в объяснении.

Если в констатаційній части приказа необходимо подчеркнуть роль конкретного лица, используют активную форму:

Маркетолог Дрозд А.Б. не обеспечил своевременное изучение конъюнктуры рынка... или своими профессиональными и умелыми действиями дежурного электрика Попова И.П. было не допущен выход из строя...

Если же факт имеет большее значение, чем роль конкретного лица, или ему предоставляется обобщающее значение, используют пассивную форму:

ослаблен контроль за расходами средств...; не обеспечивается заблаговременный ремонт...; выявлены нарушения правил морали...

Текст распорядительной части имеет повелительный изложение и начинается словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

что печатается большими буквами в отдельной строке и отделяются от последующего текста тремя міжстрочними интервалами.

Розпорядча часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с определения исполнителя, что передается глаголом неозначеної формы (осуществить, обеспечить, положить, отгрузить, причислить и т.п.), а затем указывается приписные действия (что сделать) и сроки выполнения (кто, что и когда должен сделать).

Действия однородного характера надо объединять в одном пункте: ...Менеджеру Коваль В.М. обеспечить отгрузку продукции концерна "Славутич" к 01.06.01.

Исполнителями могут быть структурные подразделения, а должностное лицо отмечается при условии, если приказ касается конкретного лица. Исполнитель записывается в дательном падеже (фамилия, должность, наименование структурного подразделения).

Сроки выполнения действий могут быть для всех исполнителей одинаковые, или конкретизированы для каждого отдельно.

Например: коммерческому отделу завершить рассмотрение заказов до 1.08.01 p.; отдела экономики к 10.08.01 p.; транспортном отдела к 15.08.01. p.;

Срок выполнения пунктов 1, 3, 6 настоящего приказа до 1.09.01 p.; пунктов 2, 4,6,7. - 10.09.01р.

Срок выполнения этого приказа - 1.10.01 г.

В последнем пункте распорядительной части указываются лица, на которых возлагается контроль за выполнением приказа. Этот пункт записывается следующим образом: "Контроль за выполнением приказа возлагается на..." (полное наименование должности и фамилии в винительном падеже).

При необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляют распорядительные документы, которые этим приказом отменяются, изменяются и дополняются.

Приказы об личный состав имеют в части оформления некоторые отличия от приказов по вопросам основной деятельности.

Текст заголовка такого приказа формулируется так: о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, о награждении, о дисциплинарном взыскании.

В таких приказах констатаційна часть может отсутствовать. Розпорядча часть обязательно делится на пункты (при необходимости). Каждый пункт приказа рекомендуется починаєти глаголом, что означает действие:

НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ОСВОБОДИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ и т.д . (пишется большими буквами от нулевой позиции).

Ниже, с абзаца, большими буквами пишется фамилия и строчными буквами имя и отчество лица, в отношении которого издается приказ, его должность, структурное подразделение, куда она назначается, со ссылкой на соответствующие статьи Кодекса законов о труде Украины.

Изложение содержания таких приказов должен быть унифицированным.

Для подготовки приказов используется бланк установленного образца. На оборотной стороне последнего листа документа отмечается разработчик документа и с кем его согласовано.

 

Например: СМИРНОВА Петра Ивановича, старшего экономиста планово-экономического отдела, назначить на должность заведующего сектором этого отдела с 15.10.01 г. с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: докладная записка начальника отдела Федорова Ю. П.

При наличии нескольких лиц, на которых распространяется действие, соответствующий пункт приказа можно начинать с указания этого действия:

НАЗНАЧИТЬ: АЛЬОШИНАТ.Ю., кандидата экономических наук, избранного по конкурсу на должность старшего научного сотрудника отдела экономики, старшим научным сотрудником этого отдела I5.l0.0lp.

Основание: заявление Алешина Т.Ю. и протокол заседания Ученого совета института от 02.10.01 г. №18.

БАРАНОВА П.М., техника отдела прогнозирования рынка, на должность старшего техника с 15.10.01 г. с окладом согласно штатного расписания.

Основание: докладная записка заведующего отделом Верченко С. П.

ПЕРЕВЕСТИ: ДЕГТЯРЬ С.И., экономиста отдела маркетинга, на должность экономиста финансового отдела с 15.10.99 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Дегтярь СИ.

УВОЛИТЬ: СИДОРОВА А.П., старшего экономиста планового отдела по 15.10.01 г. в связи с выходом на пенсию.

Основание: заявление Сидорова А.П.

 

Если в одном пункте приказа перечисляется несколько человек, и их фамилии размещать в алфавитном порядке (фамилии и инициалы печатать заглавными буквами).

Проект приказа при необходимости согласовывают путем визирования с заинтересованными подразделениями, юрисконсультом, и должностными лицами, которых он касается, но во всех случаях его визируют исполнитель и менеджер структурного подразделения, который вносит проект приказа или готовит его.

С юрисконсультом согласовывают проекты приказов, удостоверяющий:

1) необходимость издания приказа данного вопроса;

2) соответствие проекта приказа законодательным и нормативным актам правительства Украины, нормам, положениям, инструкциям государственных органов управления и др.;

3) логичность построения текста, верность редакции, четкость формулировок и соответствие отдельных формулировок специальным требованиям (требованиям Кзот, суда, прокуратуры, органов охраны труда, социальной защиты, здравоохранения, пожарной безопасности и др.).

Приказ имеет не только административно-правовое значение, но воспитательное, поэтому его формулировки должны отличаться исключительной точностью и высокой культурой преподавания.

Завизированный проект приказа передают руководителю, который вносит в него изменения и дополнения, подписывает приказ и ставит дату.

Исполнитель, который готовит проект приказа, определяет подразделения и должностных лиц, которым необходимо направить приказ. Список адре сатів можно печатать на обратной стороне последнего листа приказа или приложить в виде самостоятельного документа.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иные сроки специально не указанные в нем.

Приказ печатается на бланке формата А4 (см. образец).

При совершенствовании стиля и методов управленческой деятельности необходимость оформления некоторых управленческих решений путем издания приказов отпадает.

С приказом должны быть ознакомлены все названные в нем лица, которые расписываются на одном из экземпляров приказа или специальном бланке. Иногда приказы доводятся до сведения всех работников и вывешиваются для ознакомления с их содержанием.

Приказы по общим вопросам и о особовоий состав имеют отдельную самостоятельную нумерацию, которая начинается с начала календарного года.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "ЛУЧ"

ПРИКАЗ

10.03.02 г. г.киев №154

Об утверждении инструкции о ведении делопроизводства

С целью улучшения организации делопроизводства в аппарате акционерного общества на базе Основных положений единой государственной системы делопроизводства (ЄДСД) и государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и с 1 января 2002 г. ввести удію "Инструкцию о ведении делопроизводства в аппарате акционерного общества "Луч"

2. Зав. канцелярией Чиж Т.П. организовать инструктивные занятия с работниками аппарата по изучению и применению Инструкции. График проведения занятий предоставить для утверждения до 15 декабря 2002 г.

3. Контроль за соблюдением инструкции в структурных подразделениях положить на канцелярию.

4. Считать недействительным инструкцию о ведении делопроизводства, утвержденную приказом от 15.10.1996 г. № 694.

Председатель правления (подпись) Деркач П.С.



Назад