Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

Протокол


Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол также является документом, который составлен официальным лицом для засвидетельствования некоего факта (протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора и т. п.). По своему содержанию они приближаются к актов и имеют небольшой вес.

Протоколы фиксируют последовательный процесс работы и принятия решения.

В полных и стенографических протоколах должен быть смысл всех выступлений за каждым вопросом повестки дня.

Протоколы ведут:

• должностные лица - секретари, делопроизводители, стенографисты;

• лица выбранные на заседании - секретари, секретариаты.
Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических, магнитофонных записей, проведенных во время заседания.

В протоколе освещаются все мысли, которые висказані в процессе обсуждения, точки зрения и заявления, а также все принятые решения.

В коммерческих организациях составляются протоколы заседаний правления акционерных обществ, совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и др.

 36

Протокол имеет следующие реквизиты:

  • наименование организации (если это необходимо);
  • название вида документа (протокол);
  • дата, место проведения собрания;
  • индекс;
  • гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
  • заголовок;
  • повестка дня. Вопросы формулируются в именительном падеже;
  • текст;
  • подписи руководителей собраний, совещаний, председателя и секретаря.

Заголовок текста протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания с указанием их характера:

Протокол ... заседание правления ОАО..., заседание местного комитета профсоюза, совещания у директора.

Текст протокола состоит из вводной и основной части.

Во вступительной части после слова "Присутствуют" указываются фамилии всех присутствующих на заседании членов коллегиального органа или работников, а также приглашенных лиц. Если их количество больше 15, к протоколу прилагается список присутствующих. В этом случае в вводной части протокола указывается только их общее количество. Фамилии участников заседания размещают в алфавитном порядке (отдельно - члены коллегиального органа, отдельно - приглашенные). После фамилии приглашенного лица указывают название организации которую он представляет, место работы и должность. На многолюдных собраниях и заседаниях указывают только количество присутствующих (присутствующих - 90 человек).

После выборов председателя и секретаря (если это нужно) указывают их фамилии и инициалы:

Председатель инициалы и фамилия.

Секретарь инициалы и фамилия.

После этого ниже размещают повестка дня заседания (перечень вопросов, которые следует рассмотреть).

Вопрос в повестке дня размещают по их важности, сложности и времени обсуждения. Простые вопросы рассматриваются последними. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем"? ("Об итогах работы...")

Основная часть протокола состоит из разделов соответствующих пунктов повестки дня. Текст каждого раздела размещается по схеме:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПРИНЯЛИ.

Слово "СЛУШАЛИ" пишется большими буквами на одной строчке с цифрой порядкового номера вопросы повестки дня. На следующей строке с абзаца указывают фамилию и инициалы докладчика.

Затем в форме прямой речи преподают содержание доклада.

Если текст написан, то он прилагается к протоколу, а после фамилии докладчика записывают "текст доклада прилагается".

Слово "ВЫСТУПИЛИ" записывается большими буквами с нового абзаца, а затем указывается фамилия и инициалы лиц, которые выступали и их содержание выступления по форме прямой речи.

Особое внимание уделяется записи выступлений лиц, которые имеют свое особое мнение относительно содержания основного доклада. Не обязательно записывать речь слово в слово. Лучше написать о чем говорил докладчик.

Вопросы к докладчикам и выступающим записывается в такой форме, как они были сформулированы.

Слово "ПРИНЯЛИ" пишется большими буквами ниже с нового абзаца.

Решение, если оно содержит различные вопросы, надо группировать по пунктам и нумеровать арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с новой строки.

Если решением утверждается некий документ, то последний прилагается к протоколу. Формулировки решений должно носить распорядительный стиль без двойного толкования.

Датой протокола является дата проведения заседания коллегиального органа (собрания, совещания), а если оно проходит несколько дней, то указываются даты начала и окончания через черточку.

Протоколы совместных заседаний имеют дробный номер с соответствующими номерами протоколов различных органов, которые принимали участие.

Протокол подписывают председатель и секретарь собрания или заседания. К протоколу прилагаются необходимые материалы: доклады, справки и др.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "УНИВЕРСАМ"

ПРОТОКОЛ 6

02.08.01 г.

Заседание правления ОАО "Универсам" Председатель: Романов В.П. Секретарь: Рогова И.П.

Присутствуют: Гудыма В.Д., Корин Р.С., Разин СП., Тихий П.С.

Повестка дня:

1. О создании филиала в г. Виннице.
Докладчик Гудыма В.Д.
2...........

1. СЛУШАЛИ: ТИХОГО П.С. - краткое содержание доклада.
ВЫСТУПИЛИ:

КОРШ Р.С. - краткое содержание выступления. РАЗШ СП. - краткое содержание выступления. ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Подготовить необходимую документацию на создание филиала в г.виннице к 10.03.01 г. Ответственный Разин Р.Б.

1.2.Доопрацювати бизнес-план филиала с учетом предложений и дополнений Корни Р.С. и Разина СП. к 10.09.01 г. Ответственный Тихий П.С.

2. СЛУШАЛИ:

(пункт 2 повестки дня)

Председатель правления подпись РомановВ.П.

Секретарь подпись Рогова И.П.

Решения, принятые на заседании, доводятся до работников организации (исполнителей) в виде копии самого протокола или извлечения постановочной части из него, или в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основе протокола.

Протоколы хранятся не менее 10 лет, а затем передаются в архив.



Назад