Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

Телефонограмма


Телефонограмма используется в пределах действия местной телефонной связи. Содержание телефонограммы передается адресату по телефону, текст диктуется и записывается.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующего:

- передавать только срочную и краткую информацию;

- проверять правильность записи повторным чтением;

- текст должен быть кратким (не более 50 слов);

- не использовать редкие китайские сложные обороты, слова, которые трудно произносятся;

- записывать телефонограммы в специальный журнал.

Работник, который принимает телефонограмму, должен указать следующие реквизиты:

- имя адресата, учреждения, которая передает телефонограмму;

- индекс;- дату;

- заголовок (при необходимости);

- текст;

- (подпись должностного лица, подписавшего текст);

- фамилии лиц, кто передал и кто принял телефонограмму;

- время приема и передачи текста.

Таким образом, телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, которые отличаются особым способом приема-передачи текста - по телефону. Телефонограммы используются для передачи срочных коротких сообщений, для передачи вызова на совещания, заседания, а также для получения информации оперативного характера, которая требует документального оформления.

Телефонограммы печатаются на бумаге формата не менее А5 по установленной форме (см. образец). После обязательного сверка с принимающим переданного текста телефонограммы лицо, которая передавала текст заполняет следующие реквизиты:

- в строке "Принял" указывается должность и фамилия лица, принявшего телефонограмму и номер ее телефона;

- в строке "Передал" указывается должность, фамилия, номер телефона, с которого телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы, минуты) и дата (число, месяц, год).

К телефонограммы, содержание которой передается в несколько адресов, на обратной стороне телефонограммы составляется список адресатов и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Получена телефонограмма должна быть отпечатана, вичитана, зарегистрировано и передано руководству организации немедленно. Запрещается передавать телефонограммы между структурными подразделениями организации.

Передача телефонограмм, ведение междугородных телефонных разговоров осуществляется с телефонных аппаратов, определенных для этой цели.

Образец

ТЕЛЕФОНОГРАММА

21.08.01 №23-08/39

Начальнику коммерческого отдела

фирмы "Альфа"

Инициалы, фамилия

тел. 318-11-86

На выполнение поручения правления фирмы от 07.06.01 № 883/45 24.09.01 в 10.00 в правовом управлении корпорации (Орлиная площадь, 9, ком. 121) состоится совещание по обсуждению проекта коммерческой сделки. Просим принять участие в совещании.

Начальник

правового управления подпись, инициалы, фамилия

Передал: должность подпись Фамилия, телефон

________________________ час. _ мин. дата

Принял: должность Фамилия, телефон

ОФОРМЛЕНИЕ СОВМЕСТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документы, выдаваемые совместно с другими организациями оформляются и выкладываются по соответствующей форме. В заголовке документа указывается полное наименование организаций, которые принимают участие в разработке документа, например:

 

Государственный комитет статистики                                          Министерство экономики

Украины                                                                                       Украины

ПРИКАЗ

02.06.01                                                 № 128/58

м. Киев

Подписи на этих документах размещаются на одном уровне, в наименовании должности лиц, подписывающих документ, указываются наименование министерств, ведомств, организаций, которые принимают участие в разработке документа, например:

Заместитель председателя Заместитель Министра

Государственного комитета экономики Украины

подпись, расшифровка подписи, расшифровки

подписи подписи

Экземпляры этих документов, в том числе и приложения, которые остаются в делах каждой организации, должны иметь наименования должностей, личные подписи должностных лиц, их расшифровку и дату. Индексом такого документа является порядковые регистрационные номера, которые присваиваются организациями, которые его издали, разделенные косой чертой. Первым должен указываться номер организации, ответственного за подготовку проекта документа.

Датой документа является дата его регистрации учреждением, которая осуществляла регистрации этого документа последней.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КОПИЙ И ПРИЛОЖЕНИЙ

Приложения к основным документам могут быть трех видов:

- дополнения, которые утверждаются соответствующими распорядительными документами;

- приложения, которые объясняют или дополняют содержание основного документа;

- приложения к сопроводительных писем как самостоятельные документы.

Указание о наличии приложения может быть в тексте основного или сопроводительного документа. Названия приложений, количество страниц в них и экземпляров указываются между текстом документа и подписью. При наличии нескольких приложений к распорядительного документа на них проставляется порядковый номер: "Приложение 1 "/'Приложение 2" и др.



Назад