Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

5.6. Организация работы с документами


ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Организация работы с документами заключается в создании условий при обработке документов, поступающих формированию информационно-поисковых систем с документами и контролю за их выполнением, хранением необходимой информации для оперативного использования, а также в подготовке документов для передачи в архив на хранение.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления создает документооборот.

Порядок прохождения документов осуществляется по схемам для соответствующих документов (групп документов), которые утверждаются руководителем организации.

Организация движения документов и ведение делопроизводства осуществляется по направлениям:

- общее делопроизводство;

- делопроизводство с документами ограниченного доступа. Документы, поступающие в организации, проходят первичную

обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, после чего ставятся на контроль и передаются исполнителям.

Выполненные документы после их отправки соответствующим адресатам вместе с копиями документов-ответов передаются исполнителями діловодам структурных подразделений для сдачи их в установленном порядке в архив (приложение 15).

Организация движения документов должна обеспечивать совместимость ручной обработки документов с применением средств вычислительной техники.

ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

Прием и первичная обработка корреспонденции, поступающей в организации, осуществляется централизованно канцелярией и содержит:

а) прием корреспонденции высших органов, которая доставляется курьерами в течение рабочего дня;

б) прием корреспонденции министерств, ведомств, предприятий, организаций, городской, междугородной, международной, которая доставляется работниками городской службы почты в почтовый ящик организации;

в) прием ценной корреспонденции (письма, бандероли, посылки) работником канцелярии в почтовом отделении по поручению;

г) прием телеграмм, которые доставляются работниками почтового отделения.

Приему подлежит также и доплатна корреспонденция, оплата за которую, осуществляется на основании конвертов, где определена сумма оплаты.

Корреспонденция, поступившая после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни передается в канцелярию по реестру за подписью лица, которая его приняла, не позднее 10 часов первого рабочего дня.

Документы, полученные работниками организации на приеме граждан или при выезде в другие учреждения и на предприятия, передаются ими для регистрации в канцелярии первого рабочего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

Проекты нормативных актов, а также проекты других документов, поступающих на согласование, принимаются для регистрации только с экземпляром рабочей копии документа, которая после согласования остается в делах организации.

Факсы, поступающие в адрес организации, передаются работниками, которые их приняли, для регистрации в канцелярии немедленно после получения.

При поступлении машиночитаемых документов канцелярия осуществляет обработку сопроводительной документации, а машинные носители передаются в Управление информатики без снятия упаковки.

В канцелярии раскрываются все конверты, за исключением тех, что имеют надпись "лично" или адресованные общественным организациям, а также поступления от иностранных корреспондентов, которые передаются по назначению в запечатанном виде под роспись. Если в конверте с пометкой, "лично" находится служебный документ, то после прочтения адресатом он подлежит регистрации в канцелярии.

Если при вскрытии конвертов выявлено отсутствие документа или приложений к нему, несоответствие номера на конверте номера документа, об этом делается отметка сверху на первом листе документа, который подписывается и датируется.

Запрос об отправке документов, которых не хватает, при необходимости, делает исполнитель, который получил документ для исполнения.

В случае необходимости канцелярия составляет акт в двух экземплярах: первый вместе с документом посылается отправителю, а второй остается в канцелярии (см. образец).

При повреждении конверта делается пометка в почтовом реестре и на конверте.

Конверты хранятся и прилагаются к документам в тех случаях, когда только за конвертом можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, когда письмо носит личный характер, а надписи на конверте "лично" нет, также прилагаются к доплатної корреспонденции, всех судебных дел, претензий, исковых заявлений, ответов на претензии, отзывов на исковые заявления, договоров, запросов и обращений депутатов, обращений граждан. Запрещается отрывать марки от конвертов, которые прилагаются к указанной корреспонденции.

Другие конверты после предварительного рассмотрения и регистрации документов уничтожаются.

Неправильно оформленные (неподписанный, незаверенные), поврежденные, что делает невозможным их выполнения, или присланные не по адресу документы возвращаются канцелярии. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с установленным порядком (приложение 15).

Образец

Формат А4 ОРГАНИЗАЦИЯ АКТ

___ № __ (дата)

м. Киев

Об отсутствии вложений в конверте

Складений____________________________

(должность, фамилия, инициалы)

в присутствии

(должность, фамилия, инициалы)

(название организации)

о том, что " _____ " 2001 г. от...

поступил пакет, в котором при вскрытии не обнаружено такие вложения:

(название или номера документов, которых не хватает).

Акт направляется отправителю для отправки документе, которых не хватает.

Наименование должности, подпись, инициалы, фамилия

 

ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Предварительное рассмотрение документов осуществляется с целью их распределения на те, что требуют обязательного рассмотрения руководством в соответствии с распределением обязанностей, определение необходимости регистрации корреспонденции, отбор документов для срочного рассмотрения и исполнения, а также указания типичных сроков исполнения документов (приложение 9), которые непосредственно передаются на вы умирание структурным подразделениям или непосредственным исполнителям (если в документе не указаны конкретные сроки выполнения).

Предварительное рассмотрение документов осуществляется в день их получения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Срочные поручения вышестоящих органов, телеграммы, телетайпограммы и телефонограммы рассматриваются немедленно и передаются руководству для принятия решения.

При рассмотрении документов для определения кому необходимо отправить документ, следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, номенклатурами дел, схемами движения документов.

При необходимости, для определения кому следует передать документ для рассмотрения, привлекаются структурные подразделения.

В канцелярии на каждый документ прикрепляется соответствующий бланк для резолюции, на котором проставляется код и дата регистрации документа корреспондентом, а также код и дата регистрации.

Предварительное рассмотрение осуществляется канцелярией в соответствии с установленным порядком (приложение 6), результатом которого является передача полученной корреспонденции, после ее регистрации, на рассмотрение руководству или в структурные подразделения.

Без предварительного рассмотрения передается по назначению корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделениям, общественным организациям и с пометкой "лично".

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА РАССМОТРЕНИЕ РУКОВОДСТВУ

На рассмотрение руководителю организации передаются следующие документы:

а) законы Украины, постановления Верховной Рады Украины;

б) указы, распоряжения Президента Украины;

в) постановления, распоряжения Кабинета Министров Украины;

г) доверенность высших государственных органов;

д) проекты нормативных документов центральных органов исполнительной власти;

есть) протоколы заседаний Кабинета Министров Украины, Президиума Кабинета Министров Украины и материалы к ним;

есть) запросы и обращения народных депутатов Украины;

ж) документы нормативного характера министерств и ведомств, а также сведения органов статистики;

с) документы, адресованные организации за подписью первых лиц (виконучих обязанности первых лиц) министерств, ведомств, правоохранительных органов, а также местных органов исполнительной власти, госадминистраций;

а) обращения граждан;

и) повторные жалобы граждан;

к) письма предприятий, организаций, учреждений, если в них изложены факты неправильных действий должностных лиц организации;

л) международная корреспонденция;

г) материалы в отношении подчиненных руководителю подразделений;

н) материалы по отдельным вопросам, решение которых находится на контроле у руководителя организации.

На рассмотрение заместителям руководителя организации передаются:

а) документы, адресованные заместителям лично;

б) корреспонденция министерств и ведомств Украины, а также местных органов исполнительной власти, госадминистраций, кроме тех, что подписанные первыми лицами (исполняющими обязанности первых лиц);

в) корреспонденция учреждений, предприятий и организаций;

г) корреспонденция, поступающая от подведомственных органов;

д) обращение граждан;

з) другие документы по вопросам, отнесенным к компетенции заместителей в соответствии с распределением обязанностей, а также по решению руководителя организации.

Если в этих документах есть вопросы, которые должны быть решены руководителем, заместители сообщают ему об этом вместе с необходимыми материалами и предложениями.

В случае пребывания руководителя в командировке, отпуске или отсутствия по другим уважительным причинам перечисленные документы рассматривает лицо, исполняющее его обязанности.

Результаты рассмотрения документов руководством фиксируются в резолюциях. Резолюция должна содержать следующие обязательные элементы:

1) фамилия исполнителя (исполнителей);

2) содержание действий относительно выполнения задания, предусмотренного документом;

3) срок выполнения;

4) подпись;

5) дата.

Вся корреспонденция после рассмотрения руководством возвращается соответствующими службами руководителей не позднее 10 часов следующего рабочего дня в канцелярию для оформления, а ту, что поступила в 10 часов утра - не позднее 12 часов.

Канцелярия по результатам рассмотрения корреспонденции руководством оформляет необходимое количество экземпляров реєстраційно-контрольных карточек и организует доставку рассматриваемой корреспонденции до исполнителей, указанных в резолюциях. Получение документов удостоверяется подписью лица, получившего документ, с указанием даты и индекса (приложение 7) в соответствующих регистрационных формах.

Если в резолюции руководства определено исполнителями документа два (или более) структурные подразделения (должностные лица), то документ направляется ответственному исполнителю - структурному подразделению (должностному лицу), указанный в резолюции первым или отмечено словом "созыв". Ответственный исполнитель определяет порядок выполнения поручение и передает документ через канцелярию для обработки соисполнителями. В отдельных случаях копия документа направляется одновременно всем исполнителям. Оригинал остается у ответственного исполнителя.

Передача документов от одного структурного подразделения (должностного лица) к другому осуществляется соответствующим исполнителем через канцелярию с отметкой об этом в соответствующих регистрационных формах.

ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ И РАССМОТРЕНИЯ

ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ

Прием и учет документов, поступающих к структурных подразделений, осуществляющих делопроизводители этих структурных подразделений.

Делопроизводители структурных подразделений получают входные документы в канцелярии. За полученную входящую корреспонденцию делопроизводители расписываются в журнале рассылки документов.

Делопроизводители структурных подразделений в день получения осуществляют учет документов, поступивших к структурных подразделений, в журнале учета входящей корреспонденции (см. табл 1) и передают ее начальнику структурного подразделения на рассмотрение.

Срочные поручения передаются руководителю немедленно, а в случае его отсутствия-лицо, его замещающее.

Документы, поступившие до структурных подразделений, рассматриваются начальником структурного подразделения и приходится до непосредственных исполнителей в день ее поступления. Корреспонденция, кроме срочной, поступившая после 17 часов, может быть рассмотрена следующего дня не позднее 10 часов.

Руководитель структурного подразделения определяет непосредственного исполнителя документа, в необходимых случаях дает дополнительные указания, о чем делает запись в контрольно-регистрационной карточке, прилагаемой к документу.

В необходимых случаях передачи документов, рассмотренных руководством, от одного структурного подразделения на выполнение другом не указанному в резолюции, этот вопрос следует согласовать с лицом, которая рассматривала документ. В случае изменения резолюции предыдущий исполнитель уведомляет об этом канцелярию с внесением записи в соответствующих регистрационных форм.

После рассмотрения корреспонденции начальником структурного подразделения делопроизводитель переносит в журнале учета входящей корреспонденции резолюцию начальника и без задержки передает документы по назначению, при этом карточка укладывается в контрольно-учетную картотеку структурного подразделения, которую ведет

делопроизводитель или специально отведенное для этого работник подразделения.

После окончательного решения всех вопросов, поставленных в документе, исполнитель обязан сделать на документе запись о результатах рассмотрения, указать номер и дату документа-ответы или другого документа, указать номер дела, где будут подшиты все материалы, и поставить свою подпись и передать діловоду для снятия поручения с контроля.

По указанию начальника структурного подразделения документу, поступившему для ознакомления, должны быть ознакомлены только те работники, которые имеют непосредственное отношение к выполнению этих документов. Специалисты структурного подразделения обязаны немедленно ознакомиться с документом, в случае необходимости сделать выписки и вернуть его діловоду.

Таблица 1.

Код и дата

Код и дата

Корреспондент,

Короткий

Резолюция

Отметка

регистраций документа

полученного документа

от кого поступил документ

содержание (о)

или кому направлен документ (исполнители,

срок выполнения)

об исполнении документа

(индекс и

дата

документа -

ответы)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

2

3

4

5

6

Факт ознакомления с документом удостоверяется подписью начальника структурного подразделения в карточке ознакомления с документом. После ознакомления делопроизводитель структурного подразделения возвращает документ в течение дня к канцелярии.

О документах, выполнение которых поставлено на контроль руководством, делопроизводители структурных подразделений регулярно выясняют состояние их выполнения и еженедельно информируют об этом начальника структурного подразделения и канцелярию по установленной форме.

Каждый исполнитель должен иметь следующие папки: "Для подписи", "К исполнению", "Материалы, на которые ожидается ответ", "Выполненные документы". Выполненные документы подшиваются в дела только после окончательного решения всех поставленных вопросов. На первом листе этих документов исполнитель на нижнем поле слева делает надпись "В дело№", ставит свою подпись и дату и передает діловоду для закрытия карты и снятие с контроля.

После окончания рабочего дня все служебные документы должны храниться в шкафах и столах, которые надежно закрываются.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов заключается в фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем условного обозначения - регистрационного индекса - с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрация документов проводится с целью обеспечения их учета, контроля исполнения и оперативного использования имеющейся в них информации.

Регистрации подлежит входная, выходная корреспонденции, а также внутренние документы: машинописные, рукописные и созданные средствами вычислительной техники.

Регистрация документов осуществляется централизованно канцелярией кроме хозяйственных договоров, регистрация которых осуществляется бухгалтерией в книге регистрации договоров. Книга хранится у главного бухгалтера.

Документы регистрируют один раз. При передачи зарегистрированных документов от одного подразделения к другому они повторно не регистрируются.

Регистрация документов осуществляется по каждой регистрационной группой корреспондентов, по виду документов и т.д. Порядковые регистрационные номера предоставляются документам в пределах каждой регистрационной группы с начала года. Перечень книг регистрации соглашается на каждый год вместе с номенклатурой дел организации.

При необходимости, регистрация документов может осуществляться совместно для группы корреспондентов с распределением по видам документов в каждой группе и т.д. Такая необходимость определяется целесообразностью их совместной регистрации с учетом объемов поступления корреспонденции от этих конкретных корреспондентов. Из входящих документов обязательной регистрации в канцелярии подлежат:

- документы, полученные от высших органов;

- запросы и обращения народных депутатов Украины;

- обращения граждан;

- документы от министерств, ведомств, предприятий, организаций, учреждений или переданные в их адрес, если они требуют ответа или реагирования.

Регистрация обращений граждан осуществляется отдельно по установленной форме (табл. 2).

Входящие документы, подлежащие регистрации, регистрируются в день их получения. Из внутренних документов обязательной централизованной регистрации в канцелярии подлежат:

- приказы и распоряжения по вопросам основной деятельности;

- протоколы заседания правления и др.;

- протоколы совещаний;

- поручение руководства;

- информационные письма.

Регистрация приказов по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставления ежегодных отпусков и т.д.) осуществляется отделом кадров.

Отдельно регистрируются в отделе кадров протоколы заседаний конкурсной комиссии по отбору работников по конкурсу.

Регистрация протоколов заседаний коллегий ведется отдельно и осуществляется соответствующими секретарями этих коллегий централизованно в канцелярии по делам.

Регистрация поручений руководства подчиненными структурными подразделениям осуществляется в соответствующих группах специалистов.

Регистрация докладных и служебных записок, а также исходящей корреспонденции за подписью руководителя структурного подразделения осуществляется делопроизводителями соответствующих подразделений.

Регистрационный штамп на документах ставится на нижнем поле первой страницы документа справа.

На постановлениях Верховного Совета Украины, указах и распоряжениях Президента Украины, постановлениях и распоряжениях Кабинета Министров Украины регистрационный штамп ставится на обратной стороне последней страницы документа внизу слева.

При регистрации документам предоставляются условные обозначения - регистрационные индексы, которые состоят из порядковых номеров в пределах каждой группы документов, которые регистрируются и дополняются индексами за номенклатурами дел, вопросам деятельности, корреспондентов и т.д.

Документы, которые выполняются несколькими подразделениями совместно, регистрируются по индексу того подразделения, которое является ответственным за организацию исполнения документа.

Для регистрации документов может использоваться вычислительная техника.

Автоматизированная регистрация документов производится централизованно в местах регистрации документов, оборудованных средствами вычислительной техники.

Запись осуществляется путем прямого ввода из документа установленного обязательного состав реквизитов регистрации или с реєстраційно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации, которые обеспечивают совместимость программных и технических средств.

Состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен: расписка исполнителя в получении документа, ход выполнения, приложения и т.д.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, а при наличии сети - Центральный банк регистрационных данных.

Таблица 2

Книга регистрации обращений граждан (предложений (замечаний), заявлений (ходатайств) и жалоб)

Индекс и

Фамилий

Исх. №

Короткий

Колич.

Резолю -

Срок

Отметка

п/п

Дата регистрации

Есть заявителя и его адрес

обращение

содержание

арк.

ция руководителя

вико нання

о выполнении (документ)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Формат A3 (297 x 420 мм)

Автоматизированные банки данных, при необходимости, обеспечивают информацией о документах и место их нахождения работников аппарата организации за помощью вывода информации на дисплей и изготовление стенограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдать совместимость традиционной и автоматизированной системы регистрации и поисков.

Заполнение автоматизированного банка регистрационных данных о документах осуществляет канцелярия, поддержку и обслуживание оборудования и программного обеспечения - отдел информатики.

ИНДЕКСАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Регистрации подлежит, как правило, вся корреспонденция, поступившая в организации.

Регистрация входящих документов ведется в книгах регистрации входящей корреспонденции отдельно по каждой регистрационной группой корреспондентов.

Индекс входящего документа при его регистрации в канцелярии состоит из двух групп арабских цифр, которые проставляются через косую черту. Первая группа цифр содержит индекс корреспондента, которому направляется документ для рассмотрения; вторая группа - порядковый номер регистрации входящих документов с начала года. Например, документ зарегистрирован с индексом 6-02/293, где 6 - номер корреспондента согласно Перечню корреспондентов;

02 - присвоен индекс для первого заместителя руководителя;

293 - порядковый номер по книге регистрации для данного вида документов с начала года.

Письма одного и того же учреждения, предприятия, организации, лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие на рассмотрение (дублетні), учитываются по регистрационным индексам первого письма с присвоением порядкового номера, который проставляется в конце указанного индекса через косую черту.

Индексы присваиваются каждому структурному подразделению.

Перечень входных документов, не подлежащих регистрации в канцелярии:

1. Поздравительные письма, телеграммы.

2. Приглашение (кроме правительственных и иностранных).

3. Сообщение о конференции, семинары, совещания и программы к ним.

4. Письма, поступившие к сведению (в копии).

5. Информация, отправленная к сведению.

6. Телеграммы, письма, факсы на разрешение о командировки и отпуска.

7. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).

8. Учебные планы и программы.

9. Рекламные сообщения, плакаты и т.д.

10. Прейскуранты цен.

11. Нормы расходов материалов.

12. Научные отчеты.

13. Бухгалтерские документы; формы статистической отчетности и др.

14. Корреспонденция с пометкой "лично", а также адресована общественным организациям.

Перечисленные документы подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях.

РЕГИСТРАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Все выходные документы, которые отправляются из организации, регистрируются в журнале регистрации исходящих документов (табл. 3) по каждой из регистрационных групп корреспондентов.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется централизованно канцелярией.

Индекс исходного документа содержит две группы арабских цифр, которые проставляются через косую черту. Первая группа цифр - индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре структурного подразделения, который готовил документ, вторая - индекс должностного лица, подписавшего документ, и порядковый номер по книге регистрации с начала года.

Книга регистрации исходящей корреспонденции

Дата

Индекс

Адресат

Краткое содержание

Кто готовил

Отметка

№ реестра

 

документ -

(кому)

(о)

(вико -

об исполь -

отправь -

 

и

 

 

ответственный)

нання документа

лення

1

2

3

4

5

6

7

Формат A3 (297 x 420 мм)

Например: если отправляется письмо, индекс которого 23-15/ 10-1253, то:

23 - индекс структурного подразделения;

15 - индекс дела по номенклатуре подразделения (которому присвоен индекс 23) по указанному вопросу (под номером 15 в номенклатуре дел подразделения);

10 - присвоен индекс для руководства;

1253 - порядковый номер по книге регистрации исходящей корреспонденции с начала года.

В письмах-ответах на поручения вышестоящих органов, письмах-ответах на запросы и обращения народных депутатов Украины, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий необходимо обязательна ссылка на индекс и дату, указанные в документе корреспондента, что направил документ, на который дается ответ.

РЕГИСТРАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Индексами внутренних документов (приказов, постановлений, распоряжений, протоколов и др.) является их регистрационные порядковые номера, которые присваиваются отдельно каждому виду документа в пределах календарного года.

По каждому виду документов нумерация ведется арабскими цифрами, начиная с номера 1.

Приказы, издаваемые в организации, индексируют по каждому виду отдельно:

- приказы о основную деятельность нумеруются арабскими цифрами и ежегодно начинаются с № 1;

- к индексов приказов, касающихся личного состава (о назначении, перевод, увольнение, отпуска и т.д.) добавляются буквы "ВК".

Постановления и распоряжения, которые принимаются организацией, индексируются добавлением к порядкового номера соответствующего вида документа с начала буквы "п"- для постановлений и буквы "г" - для распоряжений. Например: постановление от 14.02.99 №1-п; распоряжение от 28.05.99 №18-р.

Индекс протокола заседания правления, совещания у руководителя состоит из арабских цифр порядкового номера с начала года.

Инструкции, методики, положения, меры, которые выдаются без распорядительного документа, но имеют силу нормативного документа и длительное время действия, индексируются на одинаковых условиях с приказами о основную деятельность.

Оригиналы этих документов хранятся в канцелярии, а контрольные экземпляры - в делах структурных подразделений, которые их разрабатывали.

После подписания документов структурные подразделения передают первый и третий экземпляры в канцелярию для регистрации,

тиражирование, передачи и хранения. Завизированные вторые экземпляры остаются в делах структурных подразделений - ответственных исполнителей.

Для определения тиража и обеспечения отправки документов соответствующим адресатам исполнители составляют и подают к канцелярии при регистрации расчет отправки.

ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ И ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Исходящая корреспонденция обрабатывается и отправляется централизованно канцелярией в день ее получения от структурных подразделений, но не позднее следующего рабочего дня.

Отправления или передача работникам учреждений документов без их регистрации в канцелярии не допускается.

Документы, предназначенные для отправки, принимаются канцелярией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категорию отправления (кроме простых отправлений).

Первичное оформление исходящей корреспонденции осуществляют исполнители:

- проставляют начальные цифры индекса исходного документа (индекс структурного подразделения и дела по номенклатуре);

- отмечают на конверте почтовый адрес (почтовый индекс, область, город, улица, номер дома) и передают в незапечатаному виде в канцелярии на регистрацию, обработку и отправку.

Во время приема от исполнителей выходных документов канцелярия обязательно проверяет:

- правильность оформления документа и размещения на нем всех реквизитов;

- наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

- наличие виз на копиях документов, которые остаются в делах учреждения;

- наличие на документе отметки о приложениях;

- полноту указания адреса корреспондента;

- соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Канцелярия после регистрации исходящей корреспонденции осуществляет ее обработку и отправку. На заказную корреспонденцию составляется реестр, в котором работник канцелярии проставляет свою фамилию и дату отправки.

Внутреннее отправка документов должностным лицам и структурным подразделениям осуществляется по реестру отправки.

Работник канцелярии сдает заказную корреспонденцию на почту, получит квитанцию с обязательным проставлением почтового штемпеля на реестре и квитанции, следит за четкостью его отпечатка и правильностью указанной даты отправления.

Если отправляется один конверт заказной корреспонденции, реестр не состоит, а конверт отправляется по отдельной почтовой квитанции, которая хранится в канцелярии и при необходимости используется как доказательство отправки заказной корреспонденции.

Документы, которые передаются одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте указываются регистрационные номера всех документов, содержащиеся в конверте.

Выходные документы для групповой отправки передаются в канцелярии после их подписания вместе с экземпляром для тиражирования (без подписи и виз) и расчетом отправки. Вместо подписи проставляется печать общего отдела, что означает, что документы подписаны.

Телеграммы и срочная корреспонденция по факсу отправляются канцелярией в течение дня.

Документы на адрес Верховной Рады Украины, администрации Президента Украины, Кабинета Министров Украины доставляется курьером под роспись в разносной книге или на карте-сообщи-ленни о вручении.

С целью осуществления анализа и контроля за выполнением поручений вышестоящих органов, а также анализа отправки нормативных и методических документов структурные подразделения вместе с оригиналом для отправки адресату передают в канцелярии один экземпляр каждого документа, который направляется.

Исходящая корреспонденция в зависимости от ее важности отправляется:

1) ценными, рекомендованными, простыми отправлениями;

2) простыми, заказными, ценными бандеролями;

3) по электронной почте или по факсу.

Категория почтового отправления определяется исполнителем документа.

Стоимость почтового сбора за отправленную корреспонденцию определяется по специальной таблице и отображается (указывается) на конверте наклеиванием необходимого количества почтовых марок или отражается на конверте маркувальною машиной.

При отправке корреспонденции до других городов, кроме наименования учреждения, должности и, при необходимости, фамилии адресата, следует указать точный почтовый адрес (почтовый индекс, область, город, улицу, номер дома). Код должен быть написан на конверте стилизованным шрифтом (в случае использования стандартного конверта).

В журнале или в регистрационной карточке указывается номер исходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет храниться его копия.

Оригиналы распорядительных документов, планов, отчетов, протоколов и остаются в организации. В другие учреждения направляются вторые экземпляры.

Документы на магнитных носителях отправляются при наличии сопроводительного письма в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранения носителей и записанной на них информации. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих условиях. В случае необходимости следует сделать документ на бумаге, подписать и зарегистрировать его приложением к документа на магнитном носителе.

Всю исходящую корреспонденцию и другие почтовые отправления, структурные подразделения и другие исполнители обязаны передавать в канцелярии в определенные для этого часа:

- до 10 часов - для корреспонденции, отправляемой через МСП;

- до 15 часов - для корреспонденции, адресованной высшим органам и отправляется курьером.

Отправка корреспонденции, переданной в канцелярии после указанного времени, осуществляется на следующий день.

Отправка корреспонденции, регистрация которой ведется в структурных подразделениях (докладные, служебные записки и ответы на них и т.д.) осуществляется делопроизводителями и лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Корреспонденция, что отправляется за границу, обязательно визируется и берется на учет в отделе международных связей.

УЧЕТНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ

Учетно-справочный аппарат (ОГА) создается для обеспечения эффективности поиска документов, получения информации, необходимой при выполнении поручений и при осуществлении контроля за исполнением.

Обязательными элементами ОГА есть описания и номенклатуры дел, каталоги архива, картотеки (см. приложения 13, 15, 16).

Основу ОГА составляет справочная и контрольная картотеки, которые ведутся канцелярией. Для этого используется единая реєстраційно-контрольная карточка (см. приложения 8, 10).

Справочная картотека формируется из реєстраційно-контрольных карточек, которые помещаются в картотеку сразу же после внесения на карточку необходимых регистрационных данных о документе, и систематизируется по корреспондентской и хронологической признакам.

Контрольная картотека обеспечивает осуществление контроля за исполнением документов, поручений, обеспечение оперативной информацией о состоянии их исполнения.

Карточки контрольной картотеки систематизируются по срокам с корреспондентской признаку. Дополнительной поисковым признаком в ней есть вид документа.

Картотеки структурных подразделений являются составными частями единой контрольно-справочной картотеки и передаются в архив вместе с соответствующими делами и документами. На них базируются каталоги архива (см. приложения 11, 12, 13).

На базе компьютерной сети организации создается информационно-поисковая система (ИПС), как составная часть системы документационного обеспечения.

Поиск необходимой информации осуществляется по виду документа, дате, исполнителем, корреспондентом, сроком выполнения, содержанием (заголовком) и т.д.

ИПС обеспечивает:

- регистрацию документов;

- осуществление контроля за исполнением документов;

- формирование информационно-поисковых массивов;

- хранение необходимой информации о документах;

- выдача необходимых справок как произвольной, так и установленной формы и др.

Информационно-поисковые массивы формируются на основе информации о документах, которая записывается по соответствующим формам в процессе обработки, прохождения и исполнения документов.

УЧЕТ ОБЪЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Все входящие, исходящие и внутренние документы подлежат количественному учету с целью определения объема документооборота. Показатели объема документооборота является одной из важнейших оснований для проведения мероприятий по совершенствованию работы с документами в аппарате и сокращение переписки.

Учет документов ведется отдельно для входящей и исходящей корреспонденции по структурных подразделениях и по корреспондентам (адресатам).

Учет объемов входных и выходных документов осуществляется при их первичной обработке или отправке документов.

Подсчет внутренних документов осуществляется в местах их регистрации, так, чтобы каждый документ учитывался только один раз.

Ежемесячно делопроизводители структурных подразделений подают в канцелярии данные о документооборот по состоянию на первое число.



Назад