Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

5.7. Организация контроля за исполнением документов


ЗАДАЧИ И ПОРЯДОК КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Задачей контроля за исполнением документов является обеспечение своевременного и качественного их выполнения.

Ответственность за организацию осуществления контроля несет руководство в соответствии с распределением обязанностей и руководители структурных подразделений.

Контролю подлежит выполнения всех зарегистрированных в канцелярии документов, для которых указан срок выполнения.

Ответственность за своевременное и качественное выполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе (приказе, решении, указании и т.п.) или резолюции руководителя. В тех случаях, когда документ выполняется несколькими исполнителями, ответственным будет тот, кто указан первым в резолюции или указанный пометкой "созыва". Он организует осуществление поручения, обеспечивает коллегиальное обсуждение вопроса и подготовке согласованного решения и подает на рассмотрение руководству полностью выполнен документ с визами всех соисполнителей.

Соисполнители обязаны подать свои предложения ответственному исполнителю с резервом времени не менее чем 20 процентов до наступления срока исполнения поручения.

Ответственность за своевременную подготовку предложений в равной мере несут все исполнители, указанные в резолюции.

Контроль за исполнением документов в аппарате организации осуществляют:

- канцелярия - по поручению Верховной Рады Украины, Президента Украины, Кабинета Министров Украины и другими документами, которые поступают от высших государственных органов, запросами и обращениями народных депутатов Украины, обращениями граждан, поручениями руководства по документам, поступившие от министерств и ведомств, предприятий и организаций, отдельными поручениями руководства; за рассмотрением заявлений, жалоб и предложений;

- группы специалистов, подчиненных структурным подразделениям.

В структурных подразделениях непосредственный контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляет делопроизводитель или лицо, специально предназначенная для этого.

О результатах выполнения тайных документов, взятых на контроль, начальник Первого отдела ежемесячно докладывает руководителю организации.

Общий контроль за соблюдением сроков исполнения документов и поручений структурными подразделениями и обобщения данных в аппарате возлагается на общий отдел.

 

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Документы и поручения высших государственных органов выполняются в соответствии с указанными в них сроками.

Поручение Верховной Рады Украины, Президента Украины, премьер-министра Украины и Правительства Украины, по которым сроки исполнения не установлен, выполняются в течение 30 дней; срочные - в течение 5 рабочих дней; поручения руководителя - 30 дней, срочные - 10 дней.

Для других документов, сроки исполнения по которым не указаны сроки указываются в соответствии с установленными сроками выполнения, указанными в приложении 9.

Индивидуальные сроки выполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководством при рассмотрении корреспонденции. Дата выполнения фиксируется в резолюции руководителя или отмечается в тексте документа.

Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от срока, определенного для данной группы документов, то сроком исполнения определяется индивидуальный срок.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты поступления (регистрации) для входящих документов и отдать подписания или утверждения для документов, разработанных организацией, если в них не определено иное Изменение срока исполнения осуществляется только по указанию руководителя в таком порядке:

1) типовые сроки - принятием нового акта, которым они установлены;

2) индивидуальные - должностными лицами, которые их устанавливали.

Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу же после получения документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения, если в процессе выполнения выяснилось, что выполнить документ в установленный срок невозможно.

Для этого ответственный исполнитель готовит мотивированное ходатайство о продлении срока на имя должностного лица, которое его установила. Об изменении срока исполнения документа в тот же день исполнитель уведомляет службу контроля канцелярии с отметкой в реєстраційно-контрольной карточке. В противном случае документ считается невыполненным в установленный срок (приложение 11).

ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Контроль за исполнением документов содержит:

1) постановку документа (доверенности) на контроль, формирование картотеки контролируемых документов;

2) проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

4) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов (доверенностей);

5) информирование руководителя о ходе и итогах выполнения документов (доверенностей);

6) сообщение о ходе и итогах выполнения документов на оперативных совещаниях, заседании коллегиальных органов;

7) снятие документов с контроля;

8) формирование картотеки выполненных документов.

Контроль за исполнением документов осуществляется с использованием реєстраційно-контрольных карточек, дополнительные экземпляры которых изготавливаются при постановке документов на контроль. Одновременно на документе, который подлежит контролю, на левом поле первой страницы проставляется штамп (делается надпись должностным лицом, которая установила контроль)" Контроль" или буква "К", после чего документ передается исполнителю, а один экземпляр реєстраційно-контрольной карточки помещается до контрольной картотеки.

Карточки контролируемых документов группируются в специальной контрольной картотеке или в соответствующем разделе справочной картотеки за сроками исполнения документов, за исполнителями, группами документов и т.д.

Данные о ходе выполнения документов, полученные путем телефонного запроса или при проведении проверки структурного подразделения-исполнителя, вносятся в графу "Контрольные отметки" реєстраційно-контрольной карточки. При этом предыдущие записи не фиксируются.

При автоматизированной форме контроля периодически (раз в месяц) составляются и направляются в структурные подразделения перечни невыполненных ими в установленные сроки документов. После заполнения соответствующих граф перечни возвращаются к канцелярии (контрольной службы для обобщения).

Информация о сроках исполнения поручений и документов, сведения о состоянии их исполнения, а также сведения о переносе сроков и информация о завершении выполнения выводится на экран дисплея и распечатывается на бумаге по установленной или в произвольной форме, передается на хранение в архив.

Документ считается выполненным только тогда, когда вопросы, поставленные в нем, решены и корреспонденту дан ответ по существу.

После выполнения документы (поручение) снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только ответственное лицо, которое поставила его на контроль; при этом на документе и в карточке делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении документа и снятия с контроля вносятся в контрольную карточку и содержат дату выполнения, номер исходящего документа и его краткое содержание, фамилия и подпись руководителя структурного подразделения - ответственного исполнителя.

Закрытие карт осуществляется в порядке, указанном в приложении 10.

Если исполнение не документировалась, отметка о выполнении делается, на самом документе-запросе и удостоверяется в контрольной карточке должностным лицом, которая давала поручения.

Данные о результатах выполнения взятых на контроль документов обобщаются канцелярией и по состоянию на первое число каждого месяца, докладываются руководителю организации.

Данные о ходе и результатах контроля за выполнением периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по улучшению исполнительской дисциплины и усовершенствования контроля за исполнением документов.

Руководители структурных подразделений обязаны:

- лично рассматривать корреспонденцию в день ее поступления, определять за каждым документом, который требует выполнения конкретных исполнителей и сроки;

- систематически контролировать исполнение документов;

- обеспечить компетентный и неотложный (в течение 1-2 дней) рассмотрение проектов документов вышестоящих органов или по их поручению, которые представляются на согласование другими структурными подразделениями.

Функции контроля за выполнением поручений и документов в структурных подразделениях полагаются на делопроизводителей, инспекторов структурных подразделений. Они постоянно анализируют состояние исполнительской дисциплины и в установленном порядке информируют руководителя своего подразделения и службу контроля канцелярии о ходе выполнения поручений и документов.

Должностные лица, которые допустили несвоевременное или некачественное исполнение документов, несут ответственность в установленном порядке.

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Обращения граждан - это изложенные в письменной или устной форме предложения (замечания), заявления (ходатайства) и жалобы.

Письма с предложениями (замечания), заявления (ходатайствами и жалобами (далее - обращения) граждан регистрируются канцелярией по установленной форме и после регистрации направляются на рассмотрение руководству в соответствии с распределением обязанностей.

Запрещается направлять письма с жалобами на рассмотрение той должностному лицу, действия которого обжалуются.

Начальники структурных подразделений, которым направлены обращения граждан на рассмотрение в соответствии с резолюцией руководства, обязаны лично рассмотреть и принять необходимые меры для своевременного решения поставленных вопросов.

Рассмотрение обращения считается завершенным только после уведомления автора о принятом решении.

Ответы на обращения граждан, поступившие организаций вместе с поручением от вышестоящих органов, подаются на подпись руководству после визы начальника структурного подразделения, осуществляющий рассмотрение.

Обращения граждан, которые подлежат рассмотрению другими организациями, ведомствами, направляются исполнителем в течение пяти дней в эти учреждения с сопроводительным письмом, о чем сообщается автору письма.

Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан осуществляют специалисты и делопроизводители соответствующих структурных подразделений.

Общий контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан осуществляет канцелярия.

Порядок рассмотрения обращений граждан осуществляется в соответствии с Законом Украины "Об обращениях граждан" от 2 октября 1996 года № 393/9"6-ВР и Инструкцией по делопроизводству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации, утвержденной Кабинетом Министров Украины.

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, которые создаются в делопроизводстве структурных подразделений в частности и организаций в целом с указанием сроков хранения дел, оформлен в соответствующем порядке.

Номенклатура дел является обязательным документом, который составляется для установления единой системы формирования дел, обеспечение их учета, оперативного поиска документов по их содержанию и разнообразием, осуществление отбора документов на хранение в процессе делопроизводства.

Номенклатура дел разрабатывается на основе изучения и анализа деятельности организации в целом и каждого структурного подразделения (приложение 13).

При этом используются положения о структурных подразделения: штатное расписание; типовые и примерные номенклатуры и описи дел за прошлые годы; классификаторы.

При внедрении новых технологий работы с документами необходимо учитывать:

- целесообразность внедрения технических средств;

- возможность приобретения технических средств в определенные сроки;

- наличие подходящих помещений;

- возможность подготовки или привлечение специалистов для обслуживания техники и ее ремонту.

Руководитель организации несет ответственность за эффективность использования механизированной и автоматизированной технологии работы с документами, осуществляет проверку знаний работниками технических инструкций по работе с соответствующей техникой.



Назад