Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

Приложения к 5 главы


Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

(название подразделения)

_Ініціали, фамилия

""_____"200_р.

АКТ

о передаче дел и документов
(наименование структурного подразделения)
Сдатчик:

(должность, фамилия, имя, отчество)
Приемщик:

(должность, фамилия, имя, отчество)
П ідстава:

 

Годы

Индексы дел постоянного хранения

Индексы дел временного хранения

Примечание

 

Всего передано__ дел, из них:

постоянного хранения дел

временного зберігання__ дел

Одновременно передаются:_____________________

 

Сдал дела:

Принял дела: Дата

 

ПЕРЕЧЕНЬ РЕКВИЗИТОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Государственный герб Украины.

2. Эмблема организации или предприятия.

3. Изображение наград.

4. Код предприятия, учреждения или организации по Украинским классификатору предприятий и организаций (УКПО).

5. Код формы документа по Украинским классификатору управленческой документации (ДАТА).

6. Наименование министерства или ведомства.

7. Наименование учреждения, организации или предприятия.

8. Наименование структурного подразделения.

9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке.

10. Название вида документа.

11. Дата.

12. Индекс.

13. Ссылки на дату и индекс входящего документа.

14. Место составления или издания.

15. Гриф ограничения доступа к документам.

16. Адресат.

17. Гриф утверждения.

18. Резолюция.

19. Заголовок к тексту.

20.Позначка о контроле.

21.Текст.

22.Позначка о наличии приложений.

23.Підпис.

24. Гриф согласования.

25. Виза.

26. Печать.

27. Отметка о заверение копий.

28. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

30. Отметка о переносе данных на машинный носитель.
31 .Позначка о поступлении.

Приложение 3

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подлежащих утверждению

1. Акт (проверок и ревизий; приема законченных строительных объектов, оборудования; списание; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.п.).

2. Задание на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ и т.д.).

3. Отчет о производственной деятельности, командировки, научно-исследовательские работы и т.п.).

4. Сметы (расходы на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использование средств фонда предприятия; на подготовку и создание производства новых изделий; на капитальное строительство и т.п.).

5. Нормативы (расходование сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования, численности работников и т.п.).

6. Перечень (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств, учреждений с указанием сроков хранения материалов и т.п.).

7. Планы (производственные, научно-исследовательских работ; внедрение новой техники; работы коллегий, научного совета и т.п.).

8. Программы (проведение работ и мероприятий, командировок и т.д.).

9. Расценки на осуществление работ.

10. Уставы государственных предприятий (объединений).

11. Структура и штатная численность.

12. Формы унифицированных документов.

13. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 4

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, на которые ставится гербовая печать

1. Акты (приема законченных строительных объектов, оборудования, выполненных работ; списание; экспертизы и т.д.).

2. Листы согласования нормативных актов.

3. Исполнительные листы.

4. Выводы и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, что направляются к Высшей аттестационной комиссии.

5. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и достойную зарплату и др.)

6. Поручение: бюджетные; банковские; пенсионные; платежные; на получение товарно-материальных ценностей; ведение дел в суде и т.п.

7.Договори (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническое сотрудничество, аренду помещений; о осуществления работ и т.д.).

8. Задание на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и др.).

9. Заявления на аккредитив; об отказе от акцепта и т.п.).

10. Заявки на оборудование, изобретения и т.п.).

11. Образцы оттисков печатей и подписей работников, которые имеют право на осуществление финансово-хозяйственных операций.

12. Командировочные удостоверения.

13. Смета расходов на содержание аппарата управления, помещений и сооружений; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию по договору на строительство и т.д.).

14. Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.п.).

Нормы расходов на дорогостоящие материалы.

16.Положення об министерства (ведомства), структурные подразделения; премирование.

17.Подання и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премирование).

18. Протоколы (согласования планов поставок).

19. Реестры (чеков, бюджетных поручений).

20. Спецификации (изделий, продукции и др.).

21. Уставы государственных предприятий (объединений).

22.Судові иски и заявления.

23.Штатні расписания и изменения к ним.

24.Тарифні ставки.

На документы, подписанные руководителями структурных подразделений, гербовая печать ставится как исключения с разрешения руководителя организации.

Приложение 5

КНИГА

учета работы принтеров

Графы книги:

1. Дата.

2. Индекс структурного подразделения.

3. Исполнитель, № телефона.

4. Наименование работы.

5. Количество страниц оригинала.

6. Количество экземпляров.

7. Фамилия принтера.

8. Дата выдачи напечатанного материала.

9. Напечатано страниц.

10. Количество страниц: исправлено; перепечатано.

11. Количество страниц, исправленных по вине управления.

12. Подпись о получении материала.

13. Количество учтенных страниц.

14. Подпись заведующего печатным бюро.

Приложение 6

 

ПОРЯДОК

осуществление предварительного рассмотрения корреспонденции

1. Корреспонденция для предварительного рассмотрения передается работником канцелярии, ответственным за учет и доставку документации после ее первичной обработки.

2. Работник общего отдела ответственный за предварительное рассмотрение:

2.1. Проверяет, нет ли ошибок в оформлении документа, которые бы мешали его выполнению (отсутствие подписи, грифа утверждения, печати и т.д.).

2.2. Осуществляет отбор документов для рассмотрения руководству.

2.3. Определяет направление соответствующего руководителя в соответствии с распределением обязанностей, или в какой структурное подразделение или службу следует направить тот или иной документ.

При определении направления руководствуется распределением обязанностей между членами правления, номенклатурой дел, положением о структурных подразделениях.

2.4.Здійснює отбор документов, не подлежащих регистрации, согласно перечню.

2.5.Записує в регистрационном штампе индекс корреспондента и индекс определенного направления.

2.6.Прикріплює на каждый документ соответствующий бланк для резолюций, на котором проставляется код и дата регистрации документа корреспондентом, а также код и дата его регистрации в организации.

2.7.Передає предварительно рассмотрены документы для регистрации и записи в книгу регистрации.

2.8.Зареєстровані документы передаются канцелярией в соответствующие группы специалистов и діловодам структурных подразделений под роспись в разносной книге в течение рабочего дня, но не позднее 17.00, кроме срочных.

Срочные документы обрабатываются и передаются на рассмотрение немедленно.

 

 

Приложение 7

Индексы, которые закрепляются за должностными лицами и структурными подразделениями организации

Руководство:

  1. Председатель правления
  2. Первый заместитель Председателя правления
  3. Заместитель Председателя
  4. Заместитель Председателя и др. наименование каждого структурного подразделения

 

Приложение 8

 

ПЕРЕЧЕНЬ

реквизитов для заполнения машиноорієнтованої реєстраційно-контрольной карточки (РКК)

Реквизиты

Пояснения к заполнению

1 графа

 

Автор (корреспонденции)

Дата документа

Индекс документа

Дата поступления

Индекс поступления

Заголовок документа или краткое содержание сформулированный

При регистрации писем не заполняется

При регистрации документа, поступившего записывается название учреждения (лица) - автора документа.

При регистрации документа, отправляемого записывается название учреждения (лица) - корреспондента (кому отправляется). Допускается применение сокращенного названия организации.

Дата, предоставленная документа учреждением-автором, на РКК переносится число, месяц, год-тремя парами арабских цифр. Код, предоставленный документа учреждением-автором, переносится на РКК из документа, поступившего или отправляется Дата поступления документа в учреждение переносится на РКК с регистрационного штампа тремя парами арабских цифр. Код, предоставленный документа учреждением-получателем, переносится во время регистрации поступления на РКК с регистрационного штампа. После выполнения документ дополняется номер дела по номенклатуре дел или другими индексами.

Переносится заголовок документа. При отсутствии заголовка на документе, он формулируется в соответствии с правилами.

Резолюция

 

Ответственный исполнитель

 

Срок выполнения

 

 

Отметка о выполнении

 

Прохождение документа

 

 

 

Количество листов документа и приложения

 

Роспись исполнителя в получении документа

 

Контрольные отметки

 

Дело№, № том, лист №

 

 

Переносится на РКК из документа

Основное содержание поручения, автор и дата резолюции.

Фамилия, инициалы ответственного исполнителя переносятся из резолюции, возможно обозначения номера телефона.

Проставляется число, месяц, год тремя парами арабских цифр. Во время регистрации инициативного документа, отправляемого записывается дата ответа, что ожидается.

Краткое запись решения вопроса по существу или код и дата документа-ответы.

Указывается дата, индекс должностного лица или структурного подразделения - получателя документа, роспись лица, которое получила.

Указывается при регистрации документа:

отдельно для документа и отдельно для приложения Дата, фамилия, подпись за получение

документа непосредственным исполнителем.

Дата и роспись в возвращении при

передачи документа от исполнителя к исполнителю через канцелярию.

Заполняется исполнителем при предоставлении информации канцелярии о состоянии выполнения.

Заполняется исполнителем структурного подразделения после исполнения поручения при подготовке дела для передачи в архив.

 

Приложение 9

ПЕРЕЧЕНЬ документов с указанием типичных сроков выполнения

1. Законы Украины, постановления, другие решения Верховной Рады Украины, Указы Президента Украины, постановления и распоряжения Кабинета Министров Украины; запросы и обращения народных депутатов Украины, приказы руководителей учреждений - в соответствии с установленными сроками.

2. Рекомендации постоянных комиссий Верховной Рады Украины

- до 2-х месяцев, если комиссиями не установлен иной срок.

3. Запрос народного депутата Украины на сессии Верховной Рады Украины не более чем в 15-дневный срок, или другой установленный Верховной Радой Украины срок.

4. Обращение народного депутата Украины - в 10-дневный срок, а те, что не требуют изучения и проверки - безотлагательно.

5. Критические замечания и предложения, высказанные в прессе-до 1 месяца.

6. Жалоба на неправильные действия или распоряжение финансовых органов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.

7. Обращения (предложения, заявления, ходатайства и жалобы) граждан - в срок до одного месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней.

Для обращений, которые требуют дополнительного изучения, общий срок решения вопросов, поднятых в обращении, не может превышать 45 дней.

8. Письма-поручения и письма-запросы высших государственных органов - до указанного в них срока или в течение 30 дней.

9. Протокол разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок; рассмотрение - в 20-дневной срок.

10.Заявка покупателя - не позднее трех дней после ее получения.

11.Листи предприятий (объединений), учреждений и организаций-30 дней.

12.Договір на поставку товаров: подписание и возвращение - не позднее 10 дней (для долгосрочных - 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора - в 10-дневный срок после получения предложений.

13.Наряд на поставку продукции: в течение 15 дней после получения уведомления о распределении фондов.

14.Опитувальний лист на продукцию представления - в 20-дневный срок с момента получения наряда.

15. Платежное поручение: выписывания и сдача в учреждение банка не позднее следующего дня после получения товаров.

16. Акт принятия: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции, а о наличии недостатков: составления не позднее 10 дней после получения продукции.

17. Отчет бухгалтерский баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок дня получения.

18. Стандарт: согласование проекта в срок, не превышающий один месяц со дня поступления.

19. Отзыв: на проект стандарта - составление и направление не позднее чем за месяц со дня получения проекта стандарта.

20.Угода дополнительная: подписание - не позднее 3 дней с момента получения.

21.Телеграми, требующих срочного решения, - до двух дней; остальные - в течение 30 дней.

 

Приложение 10

Порядок работы с контрольными карточками о выполнении поручений

1. Карточка на поручение (документ) выписывается канцелярией и передается на выполнение вместе с документом.

2. О получении поручения (документа) в карточке делается запись: дата получения, индекс должностного лица (подразделения), подпись лица, получившего.

3. Руководящие лица расписываются в карточке получения поручения (документа) в карточке непосредственно или через делопроизводителя структурного подразделения и определяют исполнителя, который будет выполнять поручения или его часть в соответствии с компетенцией подразделения, о чем делается запись в карточке.

4. Передача документа в ходе выполнения поручения от одного должностного лица (подразделения) к другой осуществляется только через канцелярию с соответствующей записью в карточке.

5. После выполнения поручения карта закрывается.
Если поручение закрывается подготовленным документом-ответом, то об этом делается запись в карточке, где указывается исходящий номер документа и дата, которым закрывается поручение. Подписывает карточку руководитель структурного подразделения - ответственный исполнитель.

При отправке документа-ответы карточка о выполнении поручения закрывается и снимается с контроля.

Для этого необходимо: зарегистрировать в канцелярии документ-ответ, сделать отметку о выполнении в контрольно-регистрационной карточке и за подписью руководителя структурного подразделения вернуть первый экземпляр карточки к канцелярии.

В случае отсутствия документа-ответы, когда поручение выполняется другим способом (по телефону, путем принятия участия в мероприятии и т.п.), в карточке делается согласован с соисполнителями запись о выполнении поручения и за подписью руководителя подразделения - ответственного исполнителя подается на заверения должностному лицу, которое дала поручение. После заверения делопроизводитель подразделения передает первый экземпляр карточки к канцелярии, делает отметку о выполнении на втором экземпляре карточки, который остается в картотеке структурного подразделения - ответственного исполнителя.

6. Срок исполнения поручения может быть продлен должностным лицом, которое его установила, о чем обязательно делается отметка в канцелярии.

Ответственность за своевременное продление сроков возлагается на руководителей структурных подразделений - ответственных исполнителей.

 

Приложение 11

ПЕРЕЧЕНЬ

документов, выполненных в установленный срок

(название структурного подразделения)
по состоянию на 200_р.

 

Откуда поступило в документ

№ . Дата регистрации

Короткой содержание документа

Срок выполнения

Фамилия и должность исполнителя

Причины невыполнения в срок

Состояние выполнения

Когда будет выполнено

п/п

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Наименование должности (подпись инициалы, фамилия)

Дата

Примечание: графы 6-9 заполняются в структурном подразделении, который выполняет.

 

Приложение 12

ВОЗВЕДЕНИЕ

об исполнении документов, подлежащих индивидуальном контроля

по состоянию на__________ 200_р.

п/п

Структурное подразделение

Документов па контроле

3 ним документов

 

 

всего

поступило в

предыдущем

МЕСЯЦА

выполнено

па исполнении

3 продленным сроком исполнения

Просроченных

1

2

3

4

5

6

7

8

Наименование должности (подпись инициалы, фамилия)

Дата

 

Приложение 13

Наименование организации Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

№ в год

 

 

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел, томов, частей

Срок хранения дела

(поэтому, части и статей

по перечню)

Примечание

1

2

3

4

5

(подпись)

Наименование должности руководителя инициалы, фамилия структурного подразделения

 

ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭК

структурного подразделения №

 

 

Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись инициалы, фамилия

Дата

Формат А4 (210x297)

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата

дела или

последние дать дел

Номера описаний (номенклатуры за год (годы))

Индексы

дела (том,

части) за номенклатур -

рою, год или

№ дела по

описанием

Количество дел (томов, частей)

Сроки

хранение

дела (тома части) № статей по перечню

Примечание

 

 

 

 

 

 

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

Приложение 14

ОАО "Альфа"

УТВЕРЖДАЮ Председатель правления

""200 г.

АКТ№

12.10.2000 г.

Об уничтожении

документов, не подлежащих

хранению

На підставі_________________________________

(название и выходные данные перечня документов)

 

с указанием сроков хранения () к уничтожению как такие, которые не имеют научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, документы фонда №_____

(название фонда)

 

Разом_____________справ за__ ________роки

Опись дел постоянного зберігання_______________ годы утвержден, а личного состава согласовано с

ЦБК________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от№____)

Наименование должности лица, которое

проводила экспертизу ценности

документов подпись инициалы, фамилия

Дата

ОДОБРЕН

Протокол ЦБК (ЭК)

від____________

Документы в кількості_________________________ дел

(цифрами и прописью)

Вагою___________ кг сдано в______________________

(наименование учреждения)

______________ на переработку, приемно-сдаточной

накладной від_____________________

Наименование должности работника,

который сдал документы

подпись инициалы, фамилия

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)



Назад