Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

6.5. Система контроля за выполнением решений


После того, как началось исполнение решения, менеджер должен осуществлять контроль за ходом его выполнения.

Контроль - это наблюдение, наблюдение с целью проверки состояния выполнения решения. Он осуществляется путем учета хода выполнения, своевременно выявляет отклонения от заданной программы, дает возможность ликвидировать причины отклонения, или предупредить о намерениях несвоевременного исполнения решения.

Для контроля используется различные виды учета:

  • статистический;
  • бухгалтерский;
  • оперативный.

Менеджер организует специальный учет хода выполнения отдельных решений.

Трудности в осуществлении контроля заключаются в том, что надо одновременно контролировать ход выполнения многих решений и распоряжений по различным показателям. Для этого в организации создается специальная система контроля исполнения решений (приказов, постановлений, распоряжений).

В современных организациях используется ручной контроль, карточный и компьютерный. Все зависит от объема документов, которые контролируются.

Организация контроля за исполнением документов рассматривалась в документационному обеспечению менеджера этого пособия.

Наиболее эффективным является компьютерный контроль. Получил для контроля документ, ЭВМ доводит до исполнителя и контролирующего лица данные о том, какие задачи взято под наблюдение, а затем периодически проверяет ход выполнения решения, сверяя его с полученными отчетами. При невыполнении решения в установленный срок ЭВМ немедленно сообщает об этом исполнителю и контроллера -

Периодически ЭВМ составляет для первого руководителя и его заместителей списки невиконанних задач с отметкой задержки сроков и ответственных лиц. ЭВМ может контролировать неограниченное количество документов, группировать их по важности и сроками выполнения.

Но возможности технических средств преувеличивать не надо, Роль менеджера в организации по осуществлению контроля за выполнением решений очень большая. Здесь важно не столько констатировать задержку и кого-нибудь наказать, сколько предупредить и устранить причины задержки и все же выполнить решение, или изменить установленные сроки.

Важным средством контроля исполнения принятых решений является систематическое заслушивания отчетов по выполнению принятых решений на заседаниях коллегиальных органов (правлениях, коллегиях, президиумах, советах), совещаниях у руководителей организации, менеджеров структурных подразделений.

Создана система учета и контроля выполнения решений обеспечивает менеджера необходимой информацией, без которой невозможно осуществлять нормальный процесс управления, своевременное решение возникающих трудностей, преодоления и устранения недостатков.

Иногда в ходе исполнения решения возникает необходимость его корректировки. Причинами этого могут быть:

  • плохая организация выполнения решения;
  • резкие изменения ситуации во внешней среде;
  • некачественная разработка самого решения и др.

Эти причины приводят к необходимости изменения уже принятого решения.

Эффективным является метод корректировки решения. Менеджер собирает совещание, приглашая на нее ответственных лиц за реализацию решения. После рассмотрения причин, вызвавших необходимость изменения решения, участники совещания делают выводы, которые стали основанием для нового решения или дополнений к принятому как только намерения определились и направления изменений стали понятными, менеджер принимает решение, формулируя его в виде приказа или распоряжения.

Эта форма корректировки решение обеспечивает менеджеру уверенность, что принятые изменения в решении будут поддержаны, а личное участие ответственных исполнителей в таком совещании способствует повышению их ответственности за эффективное исполнение решения в целом.

Некоректоване решения часто не выполняется и становится причиной дискредитации менеджера.

Именно от искусства менеджера зависит как быстро он может найти новые возможности исполнения решения с внесением необходимых корректив в ранее принятое решение. Но частые и постоянные изменения принятых решений вызывают неуверенность в работе аппарата управления. При таких условиях работники аппарата могут потерять чувство инициативы.

Поэтому усовершенствованию контроля - фактической проверки выполнения, анализа практических результатов управленческой деятельности менеджер должен уделять большое внимание.

Условия эффективного контроля управленческих решений менеджера показаны на схеме.

  47

Последним, конечным этапом работы над управленческим решением является подведение итогов выполнения решения. Он предусматривает следующее:

  • определение правильности и качества исполнения решения в целом;
  • своевременность проведения предусмотренных мероприятий;
  • степень участия всех работников и коллективов в исполнении решения;
  • удостоверение фактов творческого и инициативного отношения к делу;
  • сравнение затрат ресурсов с предусмотренными объемами;
  • поощрение лучших исполнителей данного решения.

Подведение итогов также желательно и для обобщения опыта работы, выявление и обсуждение допущенных ошибок, чтобы избегать их в дальнейшей работе.



Назад