Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

8.2. Использование средств организационной техники


Организационная техника (оргтехника) - это совокупность технических средств, которые механизируют и автоматизируют вспомогательные (технические) операции и действия в управленческой труда. Они повышают оперативность и снижают трудоемкость выполнения управленческих работ.

Используя оргтехнику, менеджер может достичь существенного повышения личной эффективности работы при минимальных затратах труда. Для большинства менеджеров полезным является использование средств малой оргтехники, что не требует больших затрат.

Конкретный перечень оргтехники менеджер устанавливает, исходя из специфики своей работы и индивидуальных особенностей.

При этом надо иметь в виду, что наибольшую эффективность дает комплексное ее использования. Если отдельные технические средства снижают затраты времени на выполнение управленческих работ на 10 - 15%, то при комплексном использовании затраты времени сокращаются в 2-3 раза.

Диктофонна техника

Как уже отмечалось, предметом труда менеджера есть информация, ее большая часть воспринимается органами зрения, а фиксируется органами чувств. С этой точки зрения большой эффект дает использование диктофонной техники. Диктофоны, магнитофоны используются для диктовки и воспроизведения докладов, выступлений,

деловых писем, телефонных переговоров, устных указаний, распоряжений и других видов вещевой информации с последующей ее обработкой (печатание, переписка и др.). Эффективность использования диктофонной техники достигается под влиянием некоторых объективных причин. Процесс языка в несколько раз быстрее процесса ручного записи, поэтому устранение необходимости писать от руки ускоряет подготовку документов в 3-4 раза. На каждую страницу текста экономится не меньше 5-8 минут рабочего времени менеджера. Особое экономию времени дает диктовку различных вспомогательных первичных и промежуточных материалов, то есть рабочих записей, тезисов, конспектов, выписок из документов и печатной информации. Кроме того, за счет устранения необходимости разборки рукописного текста производительность труда принтера повышается на 30-45 %.

По фонограмме записи выступлений на собраниях, конференциях, совещаниях и др. можно судить о том, как они проходили, кто, что и как сказал, потому что записывается все без пропусков и сокращений. А если подчиненные знают, что осуществляется запись устных распоряжений диктофоном, то это значительно дисциплинирует их при решении порученных вопросам.

Эффективность использования диктофонной техники прямо пропорциональна умению менеджера быстро формулировать свои мысли. Это дается не сразу. Сначала надо преодолеть трудности психологического характера, которые исчезают через 10-15 диктовок.

Для овладения диктофонною техникой менеджеру необходимо:

  • предварительно освоить технику управления диктофоном;
  • сначала диктовать только свои рабочие материалы, небольшие по объему и несложные по содержанию документы;
  • предварительно подготавливать тезисы документов независимо от их объема;
  • оптимальная скорость диктовку - 50 слов в минуту. После отработки необходимых навыков можно составлять материалы любого объема и содержания.

Переговорные устройства и средства оперативной связи Переговорные устройства обеспечивают устный связь между менеджером и его подчиненными. Они осуществляют прием и

передачу оперативной информации с двумя и более абонентами, групповой вызов прямых абонентов.

Переговорные устройства имеют разные технические характеристики и целевое назначение.

Наряду с использованием внутри организации местных АТС с выходом в городскую телефонную сеть, значительный эффект дает применение коммутаторов прямой телефонной связи.

Коммутаторы целесообразно использовать для оперативной связи менеджеров с подчиненными. Станции административного связи обеспечивают прямой двусторонний связь выбранного абонента с многими другими абонентами и параллельное включение всех абонентов для проведения телефонного совещания.

Номеронабиратели автоматические, телефонные ответчики различного назначения, телефонные усилители также позволяют расширить возможности телефонной связи.

Применение автоматических номеронабирателей различных типов, обеспечивающие автоматическое вступление различного количества заранее запрограммированных телефонных номеров, может сэкономить значительное количество времени менеджеров, которым по характеру своей работы приходится много раз соединяться по телефону с определенным кругом работников других организаций.

Телефонный устройство "Автонабор" позволяет осуществлять автоматическое набор запрограммированных номеров с количеством серий (знаков) в номере до семи, а также последовательное автоматическое набора номера, состоящего из нескольких предустановленных номеров. Пульт устройства, мікротелефонну трубку и номеронабиратель, используется также как абонентский аппарат.

Простейшие типы автоматических телефонных ответчиков обеспечивают возможность получения информации по телефону в отсутствии абонента о его местонахождении, время возвращения и др. Ответ записывается на магнитофон и автоматически воспроизводится по телефону во время каждого вызова. Применение таких ответчиков уменьшает нагрузку телефонных линий за счет сокращения времени ожидания и повторные набора номера телефона отсутствующего абонента.

В других (универсальных) типах телефонных автоответчиков предусмотрена возможность записи и воспроизведения не только ответы отсутствующего абонента, но и короткого сообщения, предназначенного для абонента. Кроме того, в отдельных моделях телефонных автоответчиков (например, телефонный ответчик фирмы "Обд Атлас Верке") есть возможность прослушать по телефону с другого аппарата все записанные сообщения. Для этого после набора номера своего телефона при передаче автоответчиком закодированного текста можно, пользуясь специальным кодом, путем дистанционного управления включить магнитофон.

Следует заметить, что стоимость универсальных телефонных автоответчиков еще достаточно высока, поэтому вопрос об их применения в каждом конкретном случае должен решаться с учетом необходимости в этих технических средствах и степени их загрузки.

Телефонные усилители позволяют проводить телефонный разговор не пользуясь телефонной трубкой, причем в разговоре могут участвовать несколько человек, делать записи и подбирать нужные документы во время телефонного разговора. Телефонные усилители целесообразно устанавливать у руководителей и специалистов, работающих в отдельных кабинетах.

Использование магнитофонов для записи телефонных разговоров освобождает от необходимости записывать или запоминать сообщенные данные. Фонограммы разговоры могут быть записаны на бумаге секретарем и использованы, когда в этом возникнет необходимость.

Электронные вычислительные машины являются основными техническими средствами, входящими наравне со средствами сбора, фиксированием, передачей и хранением информации в состав автоматизированных систем управления организации, разрабатываемых и внедряемых в настоящее время.

ЭВМ обеспечивают возможность решения широкого круга задач разного типа на очень высоких скоростях. Это дает возможность выполнять на ЭВМ операции, связанные с обработкой информации и расчетами вариантов планов в таких объемах и в такие сжатые сроки, что при применении другой вычислительной техники такую работу осуществить невозможно. Поэтому эффективность производства ЭВМ заключается не только в экономии труда в сфере управления, но и, прежде всего, в оптимизации планирования и совершенствовании управления организацией.

Внедрение автоматизированной системы управления должно осуществляться путем поэтапной перестройки действующей системы управления с целью предотвращения любым нарушением текущей работы аппарата управления организаций.

С целью быстрого копирования и размножения служебных документов необходимо внедрить комплекс множительной техники.

Для размножения документации в большом количестве экземпляров рекомендуется использовать средства оперативной полиграфии.

Для снятия копии с документа или его размножения в нескольких экземплярах следует применять копировальные аппараты типа "Ксерокс".

Применение пневматического и транспортной почты внутри организации в определенной степени может заменить обычный курьерский связь. В пневматических системах документы, заложенные в патрон, передаются по специальным трубам под действием сжатого воздуха. Так можно пересылать заявки, накладные, наряды и другие документы.

Применение ПЭВМ для обработки экономической информации и выполнения расчетов позволяет в 1,5-2 раза снизить трудоемкость счетных операций по сравнению с ручным трудом.

Утих случаях, когда возможно централизовать лічильно-вычислительные работы, объем которых достаточно равномерно распределяется в течение месяца, целесообразно создавать специализированное бюро. Это в значительной степени освобождает от выполнения технической работы специалистов, выполняющих эти работы.

Вопрос выбора типа электронно-вычислительных машин и другого оборудования для вычислительных центров организаций здесь не рассматриваются, поскольку они решаются специализированными научно-исследовательскими и проектными организациями, которые разрабатывают автоматизированные системы управления.

Расчет потребности в технических средствах для организаций можно осуществить двумя способами: во-первых, по количеству рабочих мест, на которых используются данные технические средства; во-вторых, исходя из готового объема управленческих работ по их видам.

Правильный, экономически обоснованный выбор технических средств в значительной степени обуславливает их рациональное и эффективное использование. Работа, связанная с выбором и определению необходимого количества технических средств, должна состоять из таких предварительных этапов, как сбор и анализ данных об объеме и характере работ, при выполнении которых используются или могут быть применены технические средства, о степени оснащенности этими средствами и их использования, а также изучение с литературными источниками и другими материалами основных сведений о средствах техники управления, серийно выпускаются.

Данные о годовые объемы работ в натуральном выражении (например, суммарный объем создаваемых документов в печатных бюро, нужное количество копий документов, приведенных до полного формата и др.) необходимые относительно тех работ, которые выполняются или могут выполняться централизованно.

В отношении других видов работ и операций нужны данные о количестве рабочих мест, на которых целесообразно использовать те или иные технические средства и их употребление в среднем за год, месяц или рабочий день для решения вопроса об оснащении сложной и дорогостоящей аппаратурой (универсальными телефонными ответчиками, автоматическими номеронабирачами, диктофонами и т.п.).

При применении новых видов технических средств следует учитывать экономический эффект от их внедрения. С этой целью можно воспользоваться действующими методиками определения годового экономического эффекта от внедрения новой техники.



Назад