Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

9.1. Организация работы менеджера с подчиненными


Менеджер постоянно встречается и проводит беседы с людьми, общение с которыми дает ему возможность получать информацию, перерабатывать ее и принимать необходимые решения. Формы общения менеджера могут быть разными, но наиболее распространенными являются:

  • деловые совещания;
  • индивидуальные и коллективные встречи с работниками на рабочих местах;
  • прием подчиненных в рабочем кабинете по служебным и личным вопросом.

Иногда кажется, что такое общение с людьми менеджер осуществляет без никакого плана, а встречи с подчиненными проходят стихийно. Часто некоторые менеджеры неправильно понимают демократизм, когда гордятся тем, что они постоянно находятся среди людей в структурных подразделениях на их рабочих местах, а когда появляются в своем кабинете, то двери постоянно открыты для всех желающих встретиться со своими подчиненными. При таком общении информация, которую получает менеджер при незапланированных неціленаправлених контактах, может быть однобокой и неверной. Если менеджер не ставит никаких предварительных целей, ради которых он встречается с людьми, то может случиться так, что некоторые из его подчиненных, понимая неціленаправлений характер встречи, будут стремиться использовать их только в своих личных интересах, без учета интересов коллектива и ситуации, сложившейся в организации.

Нерегулируемый процесс общения менеджера с подчиненными приводит к большим затратам рабочего времени обеих сторон.

Таким образом, необходимо планировать контакты с подчиненными. Это может осуществляться в двух формах:

  • целевой выбор вопросов, по которым нужно встретиться и определить время встречи;
  • выделение в плане рабочей недели времени для неціленаправлених встреч.

К неціленаправлених встреч относятся:

1. Деловые совещания.

2. Собрание акционеров, собрание трудового коллектива.

3. Диспетчерские совещания.

Деловое совещание - один из видов работы менеджера, это важный фактор организации работы всего аппарата управления предприятия. Она необходима для ускорения процесса принятия управленческого решения и его обоснование.

Совещание является эффективной формой обмена информацией и опытом работы, ее проведения необходимо только тогда, когда компетентное решение вопроса невозможно без коллективного обсуждения.

Но если менеджер выносит на совещание такие вопросы, которые он может решить самостоятельно, то теряется главный замысел совещания и она превращается в вредной расход рабочего времени как менеджера, так и работников аппарата управления.

Деловые совещания по своему назначению и характеру проведения бывают следующих видов:

  • для разработки и принятия решений;
  • для выполнения уже принятых решений;
  • по итогам любого решения для оценки его результатов;
  • для решения текущих сложных производственных задач.

Результативность совещания можно достичь тогда, когда будут соблюдать такие правила:

1. Всю информацию, необходимую для принятия решения, и проект решения предоставлять всем участникам в напечатанном виде.

2. Наибольший срок совещания до 2 часов.

3. Опоздание на совещания недопустимы.

4. Выступления на совещании должны быть краткими и конкретными. Это достигается путем внесения сначала конкретного предложения, а затем аргументации.

5. На совещание приглашаются работники, которые компетентны в данных вопросах.

5. Не злоупотреблять совещаниями как формой контактов со всеми подчиненными. Это приводит к большим потерям рабочего времени и бесполезным материальным затратам.

Общим правилом целесообразности совещания являются:

если сумма информации, полученной всеми участниками, после совещания превышает ту, которая была до нее, то такое совещание считается целесообразной, а если же эти суммы информации уровне, то совещание принесла только убытки.

Это правило означает, что в процессе подготовки совещания проблема уже решена, то совещание становится нецелесообразной и лучше обойтись без нее.

Таким образом, совещание становится целесообразной, когда надо:

  • обсудить вопросы, решение которых не под силу одному менеджеру, а требует коллективного участия компетентных специалистов;
  • разработать совместные согласованные программы или план действий различных лиц, служб или структурных подразделений организации.

Нецелесообразно собирать совещание только для того, чтобы подстраховать свое решение видимостью его коллективного обсуждения. Здесь надо иметь в виду, что за правильность решения ответственность в любом случае несет менеджер, а не участники совещания.

Если необходимость совещания очевидна, то ее эффективность будет зависеть от качества подготовки и непосредственного проведения.

Подготовка совещания осуществляется в следующей последовательности:

Название этапа

Содержание мероприятий

1. Отбор участников совещания

1. Привлекаются к участию в совещании только те работники, которые являются компетентными специалистами в вопросе, что обсуждается. 2. В совещании должны участвовать те лица, которые способны предоставить новую информацию, необходимую для разработки правильного решения.

2. Сбор информации

1. Поручается наиболее подготовленному специалисту или группе специалистов во главе с будущим докладчиком.

2. Предварительно собранная информация оформляется в виде справки и письменного проекта решения с соответствующей аргументацией.

3. Информация должна иметь те данные, которые необходимы для принятия правильного решения.

3. Выбор времени проведения совещания

1. В зависимости от режима труда и распорядка работы ее участников.

2. Проводить совещание в такое время, чтобы не отвлекать ее участников от неотложных дел.

3. В зависимости от сложности и важности обсуждаемых вопросов: первая или вторая половина дня.

4. Диспетчерские (селекторные) совещания лучше всего проводить в конце рабочего дня.

Порядок проведения совещания.

1. Сначала менеджер ставит конкретную цель совещания.

2. Принимается регламент совещания (устанавливается время для докладчика __ мин., для выступающих _ мин., общее время совещания __ мин.)

3. Заслушивается доклад, в котором четко излагается информация по вопросу и формулируются предложения для обсуждения.

4. Обсуждение доклада. Формулируются мысли о поддержке, не поддержку, или вносятся другие аргументированные предложения по проекту решения.

Форма обсуждения.

1. Желательно дискуссионная.

2. Каждый участник совещания должен чувствовать себя полноправным участником, независимо от служебного положения.

3. Менеджер выступает последним.

Этика проведения совещания.

1. Не надо бояться разных мнений участников совещания.

2. Борьба мнений - самый эффективный способ принятия правильных решений.

3. Выступления всех участников внимательно выслушиваются.

4. Не допускается пренебрежительное отношение, невнимание и неповажний тон менеджера до любого участника совещания, а тем более грубость.

5. Менеджер не имеет права в грубой форме прерывать выступающих. Он должен уметь тактично направлять выступления в необходимом направлении обговорюємого вопрос.

Форма выступлений.

1. Выступая должны говорить кратко, лаконично, не отвлекаясь от основного вопроса и стремиться точно формулировать свои конкретные предложения.

2. Краткая информация: о состоянии дел (результаты, характеристика невыполненных заданий и их причины):

• плануємі задачи на будущий срок;

• потребность в ресурсах для их исполнения;

• претензии и предложения в других подразделений и руководству.

Заключения.

1. В заключении менеджер формулирует итоги совещания, обобщает выступления и формулирует предложения по их решению.

2. Менеджер должен уметь выдвигать новые идеи, убеждать участников совещания в их целесообразности, используя для этого аргументы и высказывания выступающих.

3. Формулируя решение совещания нужно найти способ показать, что она отвечает мнению участников совещания. Такое решение должно восприниматься участниками совещания, как свое собственное.

Определение порядка исполнения решения.

Определяются персональные ответственные лица и сроки исполнения принятого решения.

Используя современные технические средства связи, менеджеры могут проводить совещания без сбора их участников. Это диспетчерская совещание по селектору. Такие совещания проводятся в определенное время. Порядок проведения такого совещания заключается в следующем:

  • менеджер коротко оценивает состояние работы в целом и определяет общие и некоторые отдельные задания;
  • руководители подразделений, докладывая о состоянии дел, только констатируют факты, которые не дали возможность выполнить поставленную задачу и высказывают намерения о работе в следующем периоде;
  • менеджер формулирует адресные распоряжения и задачи на оперативный период.

Обсуждение не проводятся. Спорные и сложные вопросы решаются в рабочем порядке. Большие преимущества в проведении деловых совещаний имеет телевидение. Его использование дает необычайно ну эффективность, но современный финансовое состояние организаций не всегда позволяет это.



Назад