Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

12.2. Защита документов коммерческой тайны на предприятиях


Если сведения из Перечня коммерческой тайны переносятся на документы, то документы будут конфиденциальными, а от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия в конкурентной среде на рынке товаров и услуг.

Поэтому ведение делопроизводства, которое обеспечивает учет и утверждения документов коммерческой тайны (КТ) предусматривает выполнение таких рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), которая отвечает за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основным служебным долгом.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальном обозначению. На документе проставляется гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

Коммерческая тайна Экз. №1 или

Конфиденциально Экз. №1 Такие грифы покажут, что право собственности на информацию, которую содержит документ, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть обусловлена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и др. Например, коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должно быть отражено в контракте. В случае отсутствия грифа "Коммерческая тайна" и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, которые подписали или утвердили документы, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

Надокументі с грифом "Коммерческая тайна" (конфиденциально) указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (после реквизитов "подпись" и "фамилия исполнителя"), например:

Составлен в двух экземплярах:

прим. №1-в адрес;

прим. №2-в дело №...

Отметка об число составленных экземпляров проставляется на втором экземпляре, если подшивается в дело.

На обратной стороне листа документа, который имеет гриф "Коммерческая тайна", руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю:

1. Василенко К. М.

2. Петренко П. П. Подпись руководителя Дата

Печать документов с грифом "Коммерческая тайна" проводится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), которое исключает доступ посторонних лиц.

Напечатаны и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, отвечающему за их учет.

Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходного документа: "Черновики (варианты) уничтожены. Подпись. Дата."

Все документы, которые содержат конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от другой документации в "Журнале регистрации документов с грифом "коммерческая тайна"".

При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, которые вмещают гриф "Коммерческая тайна". Все листы журналов, учитывая документы коммерческой тайны, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала указывается количество листов (цифрами и прописью).

Таблица

Журнал регистрации документов с грифом "Коммерческая тайна " 

Номер

Дата

Дата и индекс

Короткий

Количество

Киль -

Викона -

При -

(индекс документа)

регистрации

документа (для входящих)

Содержание (заголовок)

листов

кость экземпляров

вец

метки

 

документа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Все документы, которые поступают (входящие) с грифом "КТ" принимаются и раскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов с грифом "КТ" составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф "КТ", формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф "КТ". На внутренней странице обложки дела записывают список сотрудников, которые имеют право пользоваться этим делом. Все листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу. Сначала дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела подшивается заверенный лист. Сохраняются такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, отвечающим за хранение документов с грифом "КТ". Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сектору.

Движение (выдача и возврат документов с грифом "КТ" должен своевременно отражаться в "Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ".

При выдаче документа работник, который получил документы с грифом "КТ", должен сверить № (индекс) полученного документа с № (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом "КТ" подлежат возврату в этот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом " КТ" могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения хранения документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и др.).

При возвращении документа с грифом "КТ" звірюється № документа по журналу, проверяется количество листов документа и в присутствии работника ставится в графе "Отметка о возвращении" свою подпись и дату возврата документа.

Журнал учета выдачи документов с грифом "КТ

Индекс

Дата

Короткий

Киль -

Количество

Кому

Подпись

Отметка

При -

доку -

выдачи

содержание

кость

ь

выдано

за

о

метка

менту

 

(заголовок)

листов

экземпляров

 

полученный документ

возвращение (подпись и дата)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Запрещается изъятие из дела или перемещение документов с грифом "КТ" из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ".

Документы с грифом "КТ" запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместитель могут позволить сотрудникам выносить такие документы из здания для согласования, подписания и др. с применением необходимых мер предотвращения.

На предприятии должен быть строгий порядок размножения документов с грифом "КТ". Они должны размножаться с разрешения руководства предприятия в специально отведенном помещении. Все копии документов "КТ" берут на учет в специальном журнале или в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ". Количество экземпляров документов с грифом "КТ" должна быть ограничена, и каждый экземпляр готовится для ранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов нужно выполнять в присутствии должностного лица, которое отвечает за документ. Все некачественные копии документа ней убираются и подлежат уничтожению.

Все дела с грифом "КТ" журналы (картотеки) учета документов "КТ" в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончанию года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

  • проверяет наличие всех документов с грифом "КТ";
  • откладывает документы с грифом "КТ" для архивного хранения;
  • откладывает документы с грифом "КТ" для уничтожения;

Проверка наличия документов с грифом "КТ" по решению руководства предприятия может проводиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом "КТ" сразу сообщается руководитель предприятия и принимаются все меры для розыска документа. Для выявления факта потери руководителем предприятия назначается комиссия.

При увольнении сотрудника, который отвечал за документы с грифом "КТ", проводится проверка документов, которые за ним закреплены и их передача новому назначенному лицу. Акт прийо-му-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращены трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к "КТ", обязательство о не-разглашение конфиденциальных сведений действуют в течение 2-х лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

В некоторых фирмах сотрудника не увольняют 2 месяца после подачи им заявления. Такая отсрочка позволяет перевести сотрудника в другое подразделение, где он хотя бы 2 месяца не будет иметь доступа к документам "КТ".

При передаче дел в архив на документы с грифом "КТ" составляется отдельно описание.

Архивное хранение таких документов проводится в опечатанных коробах, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом "КТ", отобранные для уничтожения, составляется акт, который утверждается руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии за помощью специальной машины или другим способом, который исключает возможность воспроизведения или восстановления информации которая есть в них.



Назад