Электронная онлайн библиотека

 
 Организация труда менеджера

12.3. Порядок учета, хранения и использования конфиденциальной информации, которая является собственностью государства


Кабинет Министров Украины постановлением от 27.11.98 г. № 1893 утвердил инструкцию о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, которая является собственностью государства. Она определяет обязательный для всех центральных и местных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Конфиденциальной информации предоставляется гриф ограничения доступа "Для служебного пользования", а ее перечень разрабатывается и вводится в действие руководителями органов исполнительной власти, в которых образуются или во владении, пользовании или распоряжении которых находятся эти сведения.

На документах в правом верхнем углу первой страницы, а для изданий на обложке и на титуле проставляются гриф "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Если гриф ограничения доступа невозможно нанести непосредственно на магнитный носитель информации, он должен быть указан в сопроводительном документе.

Руководители органов исполнительной власти, государственных предприятий, учреждений и организаций в случае необходимости имеют право снять гриф "Для служебного пользования" из документов, подготовленных этим органом. Контроль за нерозголошенням сведений, содержащихся в документах с грифом "Для служебного пользования", осуществляется режимно-секретным подразделениями организаций.

Сотрудники организаций, которые работают с документами с грифом "Для служебного пользования", в обязательном порядке подлежат ознакомлению под расписку с этим и соответствующими ведомственными инструкциями. Ознакомления осуществляют канцелярии организации.

Сотрудникам, допущенным к работе с документами с грифом "Для служебного пользования", запрещается сообщать устно или письменно любом ведомстве, содержащиеся в этих документах, если это не вызвано служебной необходимостью.

-Прием и учет документов

Прием и учет (регистрация) документов осуществляется канцелярией организации, которая ведет учет несекретной документации.

Корреспонденция с грифом "Для служебного пользования", что поступает к организации, в том числе документы, созданные с помощью персональных компьютеров, принимается и раскрывается централизованно в канцелярии сотрудниками, которым поручена работа с такими документами. При этом проверяются номера, количество страниц и копий документов, а также наличие приложений, указанных в сопроводительном письме.

В случае отсутствия в конвертах документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы с грифом "Для служебного пользования", которые поступили по ошибке, возвращаются отправителю или пересылаются адресатом.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы. Они учитываются по количеству страниц, а издания (книги, журналы, брошюры) - по количеству экземпляров.

Учет документов и изданий ведется в журналах или карточках, отдельно от учета другой несекретной документации.

Учет магнитных носителей информации ведется отдельно от учета бумажных носителей такой информации в отдельных журналах или на карточках.

Страницы журналов нумеруются, журналы прошнуровываются и опечатываются. На последней странице делается запись о количестве страниц в журнале, который подписывается работником канцелярии и заверяется печатью "Для пакетов".

В случае, когда объем документов с грифом незначительный, разрешается вести их учет (регистрацию) вместе с другой несекретной документации. При этом на карте (в журнале) к регистрационного номера документа или издания добавляется метка "ДСК".

На каждом зарегистрированном документе, а также сопроводительном письме к изданию проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и его поступления.

Тираж издания, полученный для рассылки, регистрируется с одним входящим номером в журнале учета и распределения изданий с грифом "Для служебного пользования".

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются по номеру этого документа (издания), о чем делается отметка на размноженном документе (издании) и в формах учета.

Размножение и рассылку (отправления) документов

Ответственность за выпуск документов с грифом "Для служебного пользования", что тиражируются, несут руководители организаций (структурных подразделений), в которых они тиражируются.

Документы, полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только по их согласию.

Печатание документов осуществляется в печатном бюро организации. При этом к регистрационного номера документа добавляется метка "ДСК".

Печатание таких документов также допускается в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.

С обратной стороны последней страницы каждого примірникадокумен-и машинистка должна отметить количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, собственно фамилию и дату печати документа.

Напечатаны и подписанные документы вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, который осуществляет их учет. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем и сотрудником канцелярии, который осуществляет их учет. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем и сотрудником канцелярии, о чем на копии исходного документа делается запись: "Черновики и варианты уничтожении. Дата. Подписи".

Размножение документов с грифом "Для служебного пользова-ния" в типографии или на множительных аппаратах осуществляется с разрешения руководителя организации (структурного подразделения) по подписанными им нарядами под контролем канцелярии. Учет розмножених документов осуществляется по количеству их экземпляров.

После окончания печати документов с грифом "Для служебного пользования" набор должен быть расписан, печатные формы аннулированы, записи на магнитных дисках уничтожены, о чем составляется акт или делается соответствующая отметка в журнале за подписью заказчика и исполнителя.

Запрещается использовать для размножения документов с грифом "Для служебного пользования" множительную технику, не оснащена техническими средствами защиты информации.

Отсылка документов в других организаций в пределах Украины осуществляется рекомендованными или ценными почтовыми отправлениями, а также курьерами организаций.

Документы, дела и издания с грифом "Для служебного пользования", рассылаемых должны быть вложены в конверты или упакованы таким образом, чтобы исключалась возможность доступа к ним.

На упаковке или конверте указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с проставлением отметки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документов с грифом "Для служебного пользования" запрещается указать фамилии и должности руководителей организаций (структурных подразделений) и исполнителей документов, а также наименование структурных подразделений.

Ознакомление иностранных граждан и лиц без гражданства с документами с грифом "Для служебного пользования", а также передачи им конфиденциальной информации осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке охраны государственной тайны, а также иной информации с ограниченным доступом, которая является собственностью государства, во время приема иностранных делегаций, групп и отдельных иностранцев и проведения работы с ними.

Ознакомление представителей средств массовой информации с документами с грифом "Для служебного пользования" и передачи таких материалов допускается в каждом отдельном случае с письменным разрешениям руководителей организаций, которые предоставили указанным документам гриф "Для служебного пользования".

Такие документы предварительно рассматриваются экспертными комиссиями, которые принимают письменные решения о целесообразности их передачи и возможность снятия грифа, если на момент ознакомления или передачи сведения, содержащиеся в документах, утратили первоначальное значение.

Если в документах содержатся сведения, которые относятся к компетенции других организаций, передачи их за границу или в средства массовой информации может быть осуществлено только с письменного согласия этих организаций.

Запрещается отправлять за границу издания с грифом "Для служебного пользования" в порядке книгообмена или экспонирования на выставках, презентациях и т.д.

Формирование выполненных документов в дела

Документы с грифом "Для служебного пользования" после их выполнения формируются в дела. Порядок формирования этих дел предполагается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

Документы с грифом "Для служебного пользования" в зависимости от производственной и информационной потребности разрешается формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами из одного и того же вопроса.

Если в организации создается большое количество одинаковых документов (приказов, инструкций, планов и т.п.) с грифом "Для служебного пользования" и без этого грифа, целесообразно формировать их в отдельные дела.

После окончания делового года дело "Документы с грифом "Для служебного пользования"" пересматривается посторінкове членами экспертной комиссии организации и в случае необходимости принимается решение о переформировании документов. Документы постоянного хранения, содержащиеся в этом деле, формируются в отдельное дело, которому предоставляется отдельный заголовок и которая дополнительно заносится в номенклатуру дел. Документы временного хранения остаются по этому делу в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дела с несекретными документами, в которых накапливается отдельные документы с грифом "Для служебного пользования", должны быть отнесены к категории ограниченного распространения и использования. На обложках и титульных страницах этих дел также проставляется гриф "Для служебного пользования", а в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения.

Дела с документами должны иметь внутренние описания.

Использование документов, снятие грифа "Для служебного* пользование "

К работе с делами с грифом "Для служебного' пользования" допускаются должностные лица, жвгі имеют опыт работы и непосредственное отношение к этим дело согласно спискам, согласованным с канцелярией, а до документов - в соответствии с указаниями, изложенными в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников, которые допускаются к работе с изданиями, определяются руководителями организаций.

Запрещается пользоваться сведениями из документов с грифом "Для служебного пользования" для открытых выступлений или опубликования в средствах массовой информации, экспонировать такие документы на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других общественных местах.

В случае необходимости с письменного разрешения руководителя организации допускается опубликования или передачи для опубликования несекретных сведений ограниченного распространения.

При пользование радиосвязью запрещается передавать сведения ограниченного распространения. Такие сведения могут передаваться только с помощью проводной связи с проставлением на документах и телеграммах штампов "Серия П".

Во время пользования проводной связью указываются только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей, должности получателей и отправителей указывать запрещается.

Представители других организаций допускаются к ознакомления с документами с грифом "Для служебного пользования" с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), во владении и распоряжении которых находятся эти документы, при наличии письменного запроса организаций, в которых они работают с указанием характера задач, что выполняется.

Выписки из документов и изданий, содержащих сведения ограниченного распространения, делаются в тетрадях, которые имеют аналогичный гриф, которые после окончания работы присылаются на адрес организации, которая давала разрешение на ознакомление и работу с документами.

Дела и издания с грифом "Для служебного пользования" выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в карты учета дел и изданий.

Снятие копий, а также выписок из документов сотрудниками организации производится с разрешения руководителя организации (структурного подразделения).

Пользование для сторонних организаций документов, полученных от других организаций, осуществляется по согласованию с организациями-авторами этих документов.

Выдача гражданам Украины изданий с грифом "Для служебного пользования" в массовых библиотеках осуществляется по письменному ходатайству руководителей организаций, в которых работают эти граждане, с указанием темы работы. Эти разрешения действительны в течение года. Запрещается хранить документы с грифом "Для служебного пользования" в библиотеках общего пользования. В ведомственных библиотеках закрытого типа издания с грифом "Для служебного пользования" выдаются:

  • сотрудникам этой организации - по спискам, утвержденным руководителем организации (структурного подразделения), или по его письменному разрешению;
  • сотрудникам других организаций - по письменным обращениям этих организаций и с письменного разрешения руководителя организации (структурного подразделения), что сохраняет эти издания.

Издания с грифом "Для служебного пользования" с письменного разрешения руководителя организации могут выдаваться по межбиблиотечному абонементу на основании письменных запросов руководителей организаций, которым эти издания нужны. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения с грифом "Для служебного пользования" периодически пересматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется во время передачи дел из структурных подразделений к архивного подразделения организации, в процессе хранения дел в архивном подразделении (как правило не менее чем один раз в 5-10 лет), а также во время подготовки дел постоянного хранения для передачи в государственную архивного учреждения.

Решение о снятии грифа принимаются экспертной комиссией организации-автора документа (издания) или правопреемника. В состав комиссии входятьпрацівники канцелярии, режимно-секретного и других подразделений организации.

Решение комиссии оформляется актом, который составляется удовлетворительной форме и утверждается руководителем организации.

Обеспечение сохранности документов, проверка их наличия

Документы с грифом "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях и библиотеках в ша специальность (хранилищах), которые надежно запираемых и опечатываются. Запрещается хранить такие документы в подсобных фондах библиотек.

Дела с грифом "Для служебного пользования", выданные для работы, подлежат возврату в канцелярию или архивный подразделение в тот же день.

Отдельные дела с разрешения руководителя канцелярии или архивного подразделения организации могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдение правил хранения.

Передача документов другим сотрудникам осуществляется только через канцелярию, архивный подразделение или библиотеку.

Запрещается выносить документы с грифом "Для служебного пользования" за пределы служебных помещений организации.

В случае необходимости руководитель организации (структурного подразделения) может позволить исполнителям или сотрудникам канцелярии вынести за пределы служебного помещения организации документы с грифом "Для служебного пользования" для их согласования, подписания и в организациях, находящихся в пределах одного населенного пункта.

Лицам, которые отправлены в других населенных пунктов, запрещается иметь при себе материалы с грифом "Для служебного пользования". Эти материалы должны быть заранее присланные на адрес организации по месту командировки сотрудника.

В отдельных случаях с разрешения руководителя организации разрешается перевозка документов с грифом "Для служебного пользования" до другого населенного пункта при условии, что такие документы перевозятся группой в составе не менее двух работников (или одного вооруженного работника), которые должны выполнять работу с ними в другом населенном пункте.

Проверка наличия документов с грифом осуществляется ежегодно комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав этой комиссии обязательно входят лица, которым поручено учет и хранение этих документов, а также работники режимно-секретных подразделений.

В библиотеках и архивных подразделениях, где сосредоточено значительное количество документов, проверка их наличия может осуществляться один раз в пять лет.

О фактах утраты документов или разглашение сведений, содержащихся в них, срочно доводится до сведения руководителя организации, руководителей режимно-секретного подразделения и канцелярии.

Для расследования факта утраты документов с грифом или установления факта разглашения сведений содержащихся в них, приказом руководителя организации назначается комиссия, вывод которой утверждается руководителем организации.

Акты комиссии о потерянных дела постоянного хранения после утверждения их руководителем организации передаются в архивного подразделения для внесения в дело фонда.

За нарушения, которые привели к разглашению информации "Для служебного пользования", потери или незаконного уничтожения документов, а также других требований виновные лица несут дисциплинарную, гражданско-правовую ответственность в соответствии с законодательством.

Учет, хранение и использование печатей и бланков

Обязательному учету подлежат печати и штампы с полным наименованием организаций; бланки с угловыми и продольными штампами организаций, имеющих необходимый трафаретизо-ваний текст документов, которые дают право на инспекции, надзор и посещение организаций; удостоверение личности, командировочные удостоверения, а также все виды пропусков, бланки документов об образовании (аттестаты, дипломы, удостоверения), трудовые книжки.

Порядок учета, хранения и использования других видов печатей, штампов, бланков строгой отчетности определяется соответствующими ведомственными инструкциями. Контроль за их изготовлением, хранением и использованием возлагается на канцелярии организаций и лиц, ответственных за делопроизводство.

Лица, персонально отвечают за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются приказами руководителей организаций.

Учет печатей, штампов и бланков ведется в специальных журналах. Выдача бланков ответственным за их использование лицам осуществляется под расписку в соответствующих журналах.

Журналы учета печатей, штампов и бланков вносятся в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах. Бланки разрешается хранить в шкафах, надежно запираемых и опечатываются.

На бланках удостоверений личности, командировочных удостоверений, всех видов пропусков, документов об образовании, документов, предоставляющих право на инспекции, надзор или посещение организаций, типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера на всех частях (страницах) этих бланков.

Выдача заполненных бланков документов осуществляется под расписку в соответствующих учетных формах, которые предусмотрены ведомственными инструкциями.

Выдача этих бланков без заполнения запрещается.

Печати и штампы, изготовленные с разрешения органов ВС М, кажутся для уничтожения этим органам по месту нахождения организаций.

Проверка наличия печатей, штампов и бланков осуществляется ежегодно комиссией, назначенной приказом руководителя организации.

При проверке наличия печатей, штампов и бланков делаются отметки в журналах учета.

В случае потери печатей и штампов руководители организаций обязаны немедленно сообщить об этом в органы МВД и принять меры для их розыска.



Назад