Электронная онлайн библиотека

 
 Основы менеджмента

9.5. Характеристики эффективного контроля


Для того, чтобы контроль мог выполнить свое настоящее задачи, т.е. обеспечить достижение цели организации, он должен иметь некоторые важные характеристики.

1. Стратегическая направленность контроля.

Чтобы контроль был эффективным, он должен иметь стратегический характер, то есть отражать приоритеты организации и поддерживать их. Когда высшее руководство считает, что некоторые виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой отрасли обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже если эта деятельность трудно подлежит измерению.

2. Ориентация на результаты.

Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемой цели и в состоянии сформировать новые задачи, которые обеспечат ее выживания в будущем.

3. Соответствие делу.

Контроль будет эффективным тогда, когда будет отвечать вида деятельности, которая контролируется. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

4. Своевременность контроля.

Чтобы контроль был эффективным, он должен быть и своевременным. Своевременность контроля заключается не в том, чтобы часто и быстро его осуществлять. Нужен определенный интервал между проведением измерений и оценок, которые отвечают явлению, которое контролируется.

5. Гибкость контроля.

Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к изменениям, происходящим.

6. Простота контроля.

Наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех задач, которому он подчинен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичные. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, которые взаимодействуют с системой контроля и реализуют ее.

7. Экономичность контроля.

Очень редко пытаются достичь с помощью контроля полного совершенства в работе организации. Никогда не следует забывать, что все затраты организации должны приводить к увеличению его доходов и преимуществ. Затраты средств должны приближать организацию к цели.

Рекомендации науки о поведении во время проведения эффективного контроля

Н'юмен сформулировал несколько рекомендаций для менеджеров, которые хотели бы избежать негативного влияния контроля на поведение сотрудников и таким образом повысить его эффективность. Это такие рекомендации:

1.Встановлюйте обдуманные стандарты, которые воспринимаются сотрудниками.

Люди должны чувствовать, что стандарты, которые используются для оценки их деятельности, действительно достаточно полно и объективно отражают их работу. Кроме того, они должны понимать, чем и как они помогают своей организации в достижении ее интегральных задач. Если же сотрудники видят, что установленные стандарты контроля неполные и необъективны, то они могут игнорировать их и сознательно нарушать. С другой стороны, они будут чувствовать усталость и разочарование.

2. Устанавливайте двустороннее общение.

Если у подчиненного возникают какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсуждать их, не боясь, что руководство на это обидится. Каждый руководитель, который осуществляет контроль в организации - от президента до бригадира - должен открыто обсудить со своими подчиненными, которые значение ожидаемых результатов будут применяться как стандарты в каждой области контроля. Подобное общение должно увеличить вероятность того, что работники точно понимают истинную цель контроля и помогут установить скрытые упущения в системе контроля, невидимые для ее создателей из высшего руководства фирмы.

3. Избегайте чрезмерного контроля.

Руководство не должно перегружать своих подчиненных многочисленными формами контроля, потому что это поглощает все их внимание и приводит к полному беспорядку и краха.

4. Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты.

Разрабатывая меры контроля, важно принять во внимание мотивацию. Четкий и понятный стандарт часто создает мотивацию уже тем, что точно говорит работникам, чего ждет от них организация. Однако, согласно мотивационной теории ожидания, можно побудить людей на работу для достижения только тех задач, которые они считают реальными.

Таким образом, если стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий, то он может разрушить мотивы работников. Аналогично, если стандарт установлен на достаточно низком уровне, что достичь его совсем нетрудно, это обстоятельство может сделать демотивирующий влияние на людей с высоким уровнем потребности в достижении высоких результатов.

5. Вознаграждайте за достижение стандарта.

Если руководство организации желает мобилизовать сотрудников на полную самоотдачу в интересах организации, оно должно справедливо награждать их за достижение установленных стандартов результативности.

Согласно теории ожидания, существует четкая взаимосвязь между результативностью и вознаграждением. Если же работники не испытывают такого связи или чувствуют, что вознаграждение несправедлива, то их производительность в будущем может снизиться.



Назад