Электронная онлайн библиотека

 
 Основы менеджмента

9.6. Контроль и измерение результатов работы персонала


Контролируя и измеряя результаты работы персонала, руководителю необходимо поставить перед собой основную цель: всячески помогать работникам в выполнении установленного графика и выяснить, не нужны им дополнительные финансовые ресурсы и поддержка. Немного сотрудников готовы признаться, что им необходима помощь в решении поставленных задач, что бы ни было тому причиной. Поэтому чрезвычайно важно, чтобы именно руководители проводили систематические проверки достигнутых сотрудниками результатов и регулярно предоставляли им сведения о том, как они работают.

Если же руководитель не будет постоянно контролировать ситуацию, то вряд ли достигнет ожидаемых результатов. Ему необходимо разработать систему контроля за достигнутыми результатами и удостовериться в том, что задачи решаются правильно.

Метод контроля и измерения деятельности труда Ваших сотрудников в решении поставленных задач зависит от сути этих задач. Вести контроль и измерение результатов одних задач можно, например, в единицах времени (дни, недели, месяцы), вторых - количества единиц продукции (штуки, комплекты), а третьих - в определенных документах, в которых подводятся итоги работы (это могут быть отчеты или договоры на поставку).

Например.

Задачи. Подготовить и сдать до конца второго квартала текущего года отчет о состоянии дел в фирме.

Единица измерения результата: время - конкретная дата (например, 30 июня), к которой отчет должен быть готовым.

Задачи. Повысить на 20% прибыли, полученной от реализации проекта в 2002 финансовом году.

Единица измерения результата: процентное увеличение-общий процент увеличения прибыли за период с 31 января по 31 декабря 2002 года.

Секрет силы влияния контроля и измерения результатов работы заключается в наличии положительной обратной связи. Когда руководитель использует положительную обратную связь (сообщает об увеличении выпуска продукции, повышение количества продаж и т.п.), он стимулирует те результаты, которых достиг персонал в процессе выполнения задания. И наоборот, когда руководитель использует отрицательная обратная связь (сообщает о допущенных ошибках, количество потраченных дней и т.д.), он лишь показывает нежелательную для него поведение его сотрудников. Именно этим отличаются положительный и отрицательный обратные связи.

Следует помнить следующие правила:

- не считать количество бракованных картриджей.

- подсчитывать количество правильно собранных картриджей.

- не считать количество дней с опозданиями.

- подсчитывать количество дней без опозданий.

- не считать количество отмененных операций.

- подсчитывать количество выполненных операций. Бесспорно, лучший способ достичь цели поставленной задачи - превратить попытки до лучших результатов деятельности сотрудников в часть их повседневной жизни. Для этого необходимо объявлять данные о результатах деятельности каждого работника, сделав их доступными для всех.

Как же разработать систему обратной связи по текущим результатам работы? Здесь целесообразно взять за основу уже существующую систему МАРС. МАРС - это аббревиатура четырех основных составляющих данной системы - маяки, активность, размеренность и своевременность.

Маяки - это контрольные точки, события или отметки, которые сообщают руководителю и его работникам, насколько далеко он продвинулся на пути решения совместно поставленной задачи.

Например, руководителем поставлена задача закончить подготовку проекта финансового плана предприятия за три месяца. Третий маяк, поставленный руководителем на пути выполнения задачи, - это требование представить проекты планов их руководителями подразделений не позднее 1 июня.

Активность предполагает индивидуальную деятельность работников, которая направлена на движение от одного установленного для задания маяка до второго. После того, как достигнуто второго маяка, для достижения третьей контрольной точки в подготовке проекта бюджета работники должны начать и завершить несколько различных действий. Например, эти действия будут выглядеть так:

  • Проанализировать отчеты расходов средств за прошлый год и определить статьи, которые переходят на текущий год, если такие есть.
  • Проанализировать отчеты расходов средств за текущий год и определить плановые расходы до конца года.
  • Встретиться с персоналом подразделений для определения расходов, которые предусмотрены на обучение, командировки, а также капиталовложения в основное оборудование на следующий год.
  • Проанализировать возможность расширения штатов, приостановление поставок и повышения цен для определения размеров непредвиденных платежей.
  • Сделать электронную таблицу с проектом плана на основе данных, полученных ранее.
  • Распечатать проект плана и выполнить повторную проверку результатов вручную, а при необходимости внести в него исправления.
  • Представить проект плана руководителю.

Каждое такое действие продвигает Ваших работников вперед на пути достижения третьего, маяка (окончание проекта финансового плана предприятия до 1 июня).

Размеренность определяет, как установлены маяки и как реальные действия соотносятся между собой. Она указывает на правильную последовательность принимаемых Вами шагов, которые приведут к успешного и эффективного решения поставленных задач.

Своевременность - это определение нужного Вам времени для преодоления пути от одного маяка до второго (установив тем самым контрольные точки), а также на полное решение всего задания. Для этого следует подготовить график, который предсказал бы сроки выполнения каждого отдельного действия в плане решения задачи.

Применение каждой из характеристик (маяков, активности, размеренности, своевременности) позволяет ставить задачи, которые может контролировать руководитель и результаты выполнения которых можно измерять. Если же руководитель не может контролировать процесс решения задачи, то велика вероятность того, что его не решат, а руководитель будет не в состоянии это определить.

Одним из простейших и наиболее распространенных приемов, которые используются для иллюстрации и контроля процесса выполнения задач, являются линейные диаграммы, или как их называют, диаграммы Ганта. Руководителю достаточно лишь взглянуть на них, чтобы понять, на которой точно стадии находится выполнение проекта на любую дату, а также иметь возможность сравнить реальное положение дел с планом (рисунок 9.3).

 9.3

Рис. 9.3. Диаграмма времени

Линейные диаграммы имеют три основные элементы:

  • Ось времени. Она показывает шкалу, на которой оценивается достигнутый результат. На ней располагают любые необходимые единицы измерения: дни, недели, месяцы или другие. Время откладывается на горизонтальной оси ОХ.
  • Этапы. Они показывают отдельные действия, которые должны быть выполнены Вашими работниками, продвигаясь от одной контрольной точки к другой. В линейных диаграммах каждый этап отмечается в хронологическом порядке по вертикали с левой стороны диаграммы, т.е. по оси OY.
  • Линии. Линии - это отрезки прямых, которые Вы рисуете на диаграмме, обозначая промежутки времени, за которые, согласно плану, следует выполнить определенные этапы. Короткие отрезки означают короткие интервалы, длинные отрезки - длинные интервалы времени. Важнейшим в линейной диаграмме является то, что после завершения некоего этапа можно закрасить соответствующий отрезок и быстро получить наглядную информацию о завершены или незавершенные этапа. 

В нашем примере - этапы подготовки проекта финансового плана.

Третья контрольная точка: согласование проекта плана.



Назад