Электронная онлайн библиотека

 
 Основы менеджмента

10.3. Этапы процесса регулирования


Общие функции менеджмента имеют определенную последовательность, которая начинается с определения целей или планирования, а заканчивается контролем. Без оперативной деятельности управления эта цепочка разрывается.

Итак, оперативное регулирование - это повседневный влияние менеджера на ход хозяйственных процессов на выполнение объектом управления запланированных задач и принятых решений.

Производственно-хозяйственные процессы внутри организации чрезвычайно динамичные, потому что на них влияют разнообразные факторы. При этих условиях достичь цели организации можно, лишь постоянно регулируя функционирования объекта управления. Необходимость в оперативном регулировании деятельности организации возникает за отклонение ее от стратегической линии развития, то есть за нарушение устойчивости организации сегодня и в перспективе.

Оперативное регулирование предусматривает разработку оперативных планов и задач, организацию выполнения оперативных планов и задач, организацию текущего контроля и регулирования хода работ.

Оперативное регулирование осуществляет управляющая система организации, направляя его на деятельность управляемой. Регулирующее воздействие управляющей системы должен быть плановым и содержать конкретные способы регулирования и контроля работ.

Выполнение оперативных планов и задач начинается с конкретизации оперативных планов в форме задач, доведение их до исполнителей. Конкретизируют планы с учетом объектов управления, сроков, операций, ответственных лиц. Как правило, эту работу менеджер осуществляет на оперативных совещаниях работников управления, поскольку на эффективность выполнения оперативных задач влияет продолжительность промежутка от момента формулировки задачи до доведения его исполнителю. Доведение задачи сопровождают инструктивно-разъяснительной работой с исполнителями, которая предусматривает ознакомление исполнителя с общей ситуацией и особенностями конкретного задания, ориентирует на успешное его выполнение, уточнения должностных обязанностей и прав. Одновременно менеджер должен обеспечить условия для выполнения оперативного задача - соединить его с предыдущими задачами или отменить те, которые невозможно выполнять параллельно, обеспечить исполнителя материальными средствами.

После получения исполнителем оперативного задания наступает этап текущего контроля за его выполнением, призванный обеспечить немедленную реакцию менеджера на отклонения в хозяйственном процессе. Средствами оперативного контроля зачастую является личная доклад подчиненного, документальный контроль или инспекционная проверка руководителем.

Оперативное регулирование позволяет динамично реагировать на изменения внешней и внутренней среды, что способствует стабильности функционирования организации.

Процесс осуществления регулирующих воздействий состоит из целого ряда логически взаимосвязанных этапов и процедур.

В процедуре регулирования выделяют три этапа: отбор стандартов, которые стабилизируют деятельность работников предприятия, выработка адекватных регулирующих воздействий на исполнителей и устранения возникших отклонений или проблем.

На первом этапе процесса регулирования можно увидеть, насколько организовано стабилизирующее регулирования, а также его связь с функцией планирования (разработка стандартов для контроля и регулирования), организации (регламентация распределения и делегирование полномочий, организация выполнения решений) и контроля (оценка степени отклонения результата от установленного стандарта). На данном этапе еще не четко прослеживается процесс прямого влияния, и наиболее важные его элементы объединены с другими функциями управления. Например, распределение полномочий и разработка должностных инструкций не относятся к функции регулирования, однако они в качестве типовых обеспечивают стабилизирующее регулирования. Этот вид регулирования имеет влияние на поведение человека, потому что осуществляется до фактического начала работ.

Стабилизирующие регламенты (стандарты, нормы, инструкции) является не только способом регулирования, но и своеобразной основой для осуществления процесса контроля. Именно в процессе контроля происходит сравнение результатов деятельности со стандартами и выявления величины отклонения фактического результата от желаемого.

На втором этапе процесса регулирования сравнивается величина отклонения с допустимыми нормами.

Затем определяют необходимость разработки регулирующего воздействия на объект управления. На этом этапе менеджер должен определить, насколько возникла ситуация ли величина отклонения от желаемого результата угрожает жизнедеятельности предприятия. Если отклонения допустимы ли относительно безопасны, то менеджер может не начинать регулирующей действия. Если данные контроля указывают на нарушение масштаба допустимых отклонений или ситуация становится угрожающей, менеджер должен разработать адекватный регулирующее воздействие. Регулирование должно осуществляться за принципу исключения, суть которого заключается в том, что система регулирования должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от регламентов, норм, стандартов.

Третий этап - разработка адекватного регулирующего воздействия.

Основная цель этого этапа регулирования заключается в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления предприятием действительно заставлял людей работать в соответствии с планом. Регулирования, что не может устранить серьезные отклонения прежде чем они перерастут в серьезные проблемы, не нужно. Регулирующее воздействие должен устранять не именно отклонение, а причину, вызвавшую это отклонение. Поскольку большая часть работ на предприятии требует усилия группы людей, менеджер должен принять решение относительно выбора метода воздействия на них.

Поэтому менеджер не может выбрать некоторое один метод и один регулирующее влияние лишь потому, что они способны устранить отклонение, которое возникло. Нужно учитывать, что интересы каждого члена группы - индивидуальные, а мотивы могут быть разными. Кроме этого, прежде чем выбрать регулирующее влияние, менеджер должен взвесить все внутренние переменные и их взаимовлияние, имеющих отношение к данной проблеме. Принято бессистемное решение может устранить возникшее отклонение, но при этом породить целый ряд других.

Выбрать адекватный регулирующее воздействие на объект управления-это значит применять такие методы, которые будут побуждать людей добровольно и эффективно действовать в направлении предотвращения отклонений от плана или в случае их возникновения - своевременного устранения.

Четвертый этап - устранение отклонений.

Этот этап, в первую очередь, включает доведение задач до исполнителей. Особенностью данного этапа является содержание работ, выполняемых различными должностными лицами. Во-первых, руководитель должен самостоятельно принять решение о доведении задачи, направленного на устранение возникших проблем. Во-вторых, исполнители, восприняв регулирующее влияние, своими действиями должны устранить причины отклонения и привести процесс до желаемого состояния. При этом исполнители, исходя из однозначности решений, не имеют права выбора своих действий.

Четкое доведение регулирующего воздействия к исполнителей имеет большое значение для своевременного и качественного его выполнения. При этом оно должно не допускать различных толкований его содержания. Следует учитывать, что исполнители будут понимать это влияние в силу собственного восприятия.

Поэтому для слаженной работы исполнителей немаловажное значение играет инструктаж, что позволяет более четко объяснить суть регулирующего воздействия, пути и средства его выполнения. Для достижения необходимых результатов в выполнении регулирующего влияния исполнители должны иметь двустороннее общение (обратная связь) с руководителем. Подобное общение должно увеличить вероятность того, что исполнители точно поймут цель регулирующего воздействия и со знанием дела будут выполнять указания.

В интересах достижения целей предприятия для повышения результативности устранения отклонений очень важно мотивировать исполнителей на полную самоотдачу. Руководство должно справедливо стимулировать исполнителей на достижение результатов, определенных установленными стандартами и своевременно, результативно устранять причины возникших отклонений.

И последний, пятый этап - пересмотр стандартов.

Ничего не бывает вечным. Стандарты, которые удовлетворяют процесс управления, могут оказаться непригодными завтра. Стандарты разрабатываются на стадиях планирования, проектирование оргструктуры управления и создания структуры аппарата управления. Стандарты существуют длительное время. Однако деятельность предприятия динамичная и зависит от многих факторов. Это приводит к устаревания стандартов и регламентов. Следовательно, они должны пересматриваться.

Бывает, что установленные стандарты занижены или завышены, то есть нереальные. Поэтому их тоже нужно пересматривать.

Иногда возникают ситуации, когда требования стандартов выполнить очень трудно. Это делает бесполезным стремление исполнителей и менеджеров достичь поставленных перед ними целей и сводит на нет мотивирующие факторы. В таких ситуациях руководство должно принять решение о пересмотре стандартов, регламентов, норм, инструкций и т.д.



Назад