Электронная онлайн библиотека

 
 Основы менеджмента

13.1. Информация, ее виды и роль в менеджменте


Получение больших объемов информации выливается для специалистов по информатике и менеджеров в серьезную проблему. Для того, чтобы идентифицировать только необходимую для решения какой проблемы информацию, необходимо "перебирать" большое количество данных. Данные - это "сырые" факты и цифры, в которых нет ничего особенного и которые сами по себе не могут быть полезны для менеджеров. Для того, чтобы извлечь "крупинки нужного", "сырье" необходимо обработать, получить законный информационный продукт, который имеет непосредственное отношение к управленческой задачи. Проблема эффективной идентификации полезной информации и обеспечения доступа к ней менеджеров и сотрудников приобретает все большую остроту. Информация - это преобразованы в определенном контексте данные, что является содержательными и полезными для конкретных пользователей.

О значении данной проблемы говорит тот факт, что во многих организациях вводится должность главного специалиста по информации, который несет ответственность за управление организационными базами данных и внедрения новых информационных технологий. Как правило, специалисты по информации становятся перед проблемой выбора одного из бесконечного числа вариантов приобретения аппаратного и программного обеспечения, сетевого и телекоммуникационного оборудования. Объем данных, которые способны давать комбинации этих технологических средств, очень большой. Принятия решений, которые связаны с применением новых технологических средств и управления ресурсами, часто возлагается, прежде всего, на плечи главного специалиста по информации. Ему нужно интегрировать текущие и новые технологии поддержки принятия организационных решений, обеспечение операционных процессов и коммуникаций так, чтобы сотрудники организации получали необходимую информацию в нужном месте и в нужное время.

Характеристика полезной информации

Разработка организациями стратегических планов, обеспечение поддержки деятельности сотрудников, идентификация возникающих проблем и взаимодействие с другими организациями во многом определяются уровнем качества информации. Один из способов обзора качества информации заключается в оценке ее характеристик с точки зрения их значения для организации. В число значимых отличительных свойств информации входят время, содержание и форма (рисунок 13.1).

 13.1

Рис. 13.1. Характеристики высококачественной информации

В общем смысле информация - это документированные или публично оглашенные сведения о событиях и явлениях, происходящих в обществе, государстве и окружающей природной среде. При этом информация отражает состояние и его изменения в определенной системе.

Стержнем научно обоснованного управления является своевременная и полная информация о ситуации, в которой принимается решение, о путях его реализации, о цели управления и возможные последствия.

В условиях современного сложного комплексного производства, высоких темпов научно-технического развития и интенсивных потоков информации управлять по-старому просто невозможно. Вот почему управление стало наукой, а переработка информации - отраслью индустрии, базирующейся на современной вычислительной технике.

Следует сказать, что на информационную работу тратится около трети времени ученого. Большая часть этого времени уходит на поиск необходимых сведений. Если принять во внимание, что на непроизводственные расходы приходится 50% всего времени, то возможные потери только вследствие плохо поставленной информации будут составлять много миллионов гривен ежегодно.

Существенным каналом потерь, который следует перекрыть, остается нерациональное комплектования информационных фондов, избыток информации. Подсчитано, что не менее половины этих фондов вообще не используется.

В настоящее время наиболее узким местом, которое сдерживает прогресс, является не отсутствие научных достижений, а неудовлетворительная их реализация. До внедрения доходит не более 30-50% разработок. Остальные или совсем не используются, или внедряются очень медленно. Одной из причин этого является задержка информации. Улучшение информационного обслуживания ускорит реализацию новых идей. А это только в Украине даст возможность сохранить десятки миллионов гривен ежегодно.

Информация - это совокупность различных сообщений об изменениях, которые проходят в системе и окружающей ее среде. Управление как информационный процесс состоит из обмена информацией между органом управления, управляемым объектом и внешней средой.

Информация выступает как основа процесса управления. С помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями системы управления.

Управление имеет дело с огромными объемами информации, размер которой непрерывно увеличивается по мере роста объемов производства продукции. В целом объем информации растет почти пропорционально квадрату роста объема производства.

Организационно-практическая деятельность руководителя и управления также во многом носит информационный характер, поскольку учитывает получения информации для принятия решений и передачу информации о принятых решениях.

Иногда роль информации в процессе управления абсолютизирует, а сам процесс управления движения информации представляют как процесс ее превращения из исходной в командную, результативную.

Процесс управления нельзя полностью сводить к преобразования информации. Его содержание значительно больше. Действие на человека - это не столько акт передачи ему информации, сколько сложный социально-психологический процесс взаимодействия людей, который содержит такие факторы, как обязанность, воля, авторитет, мораль и др.

Одна и та же информация по-разному действует на разных людей. И это через то, что не только информация действует в процессе управления, а человек действует на человека, по-разному используя при этом информацию как основу и средство действия в зависимости от того, кто или что является объектом действия.

Роль информации неодинакова для различных этапов или стадий процесса управления. На одних стадиях управления важен объем информации, ее виды, возможности получения новой, дополнительной информации, на вторых - ее движение, на третьих - возможности ее обработки.

Так, при определении цели управления важен объем информации, ее новизна, ценность, полнота и т.д. Чем больше сведений о современные научные исследования использованы при разработке цели управления, тем объективнее формулируется цель, тем значительнее она для процесса управления.

В оценке ситуации наибольшее значение имеют виды информации, которые определяют возможность комплексного и системного подхода к этой оценки, а в дальнейшем - к разработке управленческих решений. На стадии разработки управленческих решений и аналитической деятельности большую роль играют возможности обработки отобранной для полученного решения информации, которые зависят от формы ее подачи.

Явления реального мира и процессы, происходящие в общественном производстве, объективно отражаются с помощью информации, потоки которой реально существуют рядом с потоками рабочей силы, материалов и орудий труда. Подобно вещества и энергии, информацию можно сделать, обрабатывать, хранить, передавать, использовать.

Информация означает толкование, сообщения, разъяснения, преподавания. В теории управления к ней относят такие сигналы (сведения, сообщение), которые несут знания, уменьшают неопределенность.

Если сообщение или его часть для данного получателя не является информацией, то оно называется познавательным шумом, или если в таких сведениях нет потребности - кибернетическим шумом. В экономической литературе используется также понятие "цель-информация", под которой понимают информацию, производную от той, которую получают непосредственно.

Информацию в форме сообщений, сведений нельзя отнести ни к делу, ни к сознания. Она присуща как живой, так и неживой природе. Качественная разнообразие объективного мира обусловливает качественную многозначность информации. В отличие от неживой природы, которая может быть только источником информации, живая природа, кроме того, воспринимает и перерабатывает ее. Человек, как существо социальное, получает, собирает, хранит, сознательно перерабатывает и использует информацию в своей целенаправленной деятельности. На практике все технологические, организационные, экономические и социальные процессы порождаются, сопровождаются и направляются информационными процессами, которые отражают различные взаимоотношения между объектами живого мира и составляют суть и формы связи между управленческими системами.

Информацию в сфере менеджмента часто образно сравнивают с нервной системой, что обеспечивает функционирование живого организма. Благодаря обмену информацией между этими системами, которой управляют, информацию о состоянии заданных параметров производит команда управления и снова передает их в системы, которой управляют, для выполнения (прямая связь). Поступления информации о результатах управления принято называть обратной связью.

К информации относятся все виды сведений, сообщений (устные, письменные, графические и т.д.) и знаний, необходимых для реализации функций менеджмента.

Будь-яка по содержанию информация существует в форме различных ее материальных носителей (в виде электрических импульсов, устной речи, магнитной записи, показаний счетчиков, письменных документов, перфокарт и др.) Для управления наибольшее значение имеет информация, зафиксированная на постоянных носителях, прежде всего в виде различных бумажных документов, магнитных лент, барабанов, перфокарт и перфострічок.

Информацию передают организовано (формально) и стихийно (неформально). Так, периодические отчеты по определенной форме составляют организован обратную связь, а стихийное распространение слухов - неформальные каналы связи между людьми.

Теория информации, основы которой были сформированы К. Шеноном, применяется для определения скорости, с которой можно передавать информацию по каналам связи. На скорость передачи информации влияют источник сигнала (дискретный или непрерывный сигнал), характеристики канала связи (его пропускная способность) и шума.

Практика свидетельствует, что в современных условиях эффективность управления в значительной мере зависит от информационного обеспечения, от полноты информации.

Повышение требований к организации службы информации в системе менеджмента обусловлено высоким динамизмом современного производства, частичным изменением параметров основных факторов производства и требований к получаемой продукции (услуг). Только систематизированная информация дает возможность менеджеру определять эффективность организационно-экономических, агротехнических, социальных и экологических мероприятий и в зависимости от условий, складывающихся изменять намеченную программу. Чем лучше информирован менеджер, тем оперативнее, выше своим качеством его решение.

Для того чтобы принять правильное решение, необходимо иметь определенное количество информации. Однако объем информации не может определяться только количеством документов, страниц, показателей. Можно собирать и обрабатывать огромные массивы данных, которые или будут не нужны для принятия решений, или их нельзя будет усвоить и использовать. Иногда короткие документы могут быть более содержательными, чем большие доклады и справки.

Правильное определение количества информации позволяет избежать перегрузки руководителей и специалистов, поскольку существует показатель пределы информации, которую может переделать человек за определенный период. На практике в основном наблюдается перегрузка информацией производственного персонала примерно в 3-4 раза по сравнению с нормами.



Назад