Электронная онлайн библиотека

 
 Основы менеджмента

13.2. Классификация информации


Информация, используемая в управлении, классифицируют по различным признакам:

1) по форме отображения - визуальная (графики, таблицы, табло и др.), аудио информация воспринимается на слух благодаря звукозаписи), аудиовизуальная (объединяет информацию в форме изображения и звука);

2) по форме представления - цифровая, буквенная и кодированная;

3) по порядку возникновения - первичная и производная;

4) по характеру носителей информации - документирована и недокументированная;

5) по назначению - директивная (розпорядча), отчетная и справочно-нормативная;

6) по направлению движения - входное и выходное;

7) за стабильностью - условно-переменная, условно-постоянная;

8) по способу отображения - текстовая (алфавитная, алфавитно-цифровая) и графическая (чертежи, диаграммы, схемы, графики);

9) по способу обработки - что поддается и не поддается механизированной обработке.

В зависимости от функции, которую выполняет информация в управленческом цикле, она бывает предписывающей, обратной связи, запам'ятовуючою и др.

В процессе управленческой деятельности используют научно-техническую, административно-правовую, метеорологическую, агробиологический и другие виды информации. Научную информацию, в свою очередь, делят на экономическую, социально-политическую, идеологическую и др. Наибольший удельный вес в общем количестве информации имеют экономические данные.

Экономическая информация - это совокупность цифр, фактов, сведений и других данных, которые преимущественно количественно отражают общественно-экономические явления и процессы. Она содержит данные социально-экономического планирования и прогнозирования финансовых планов, первичного, оперативного и бухгалтерского учета, статистической отчетности, экономического анализа и др.

Информацию, которую используют в народном хозяйстве, разделяют на ведомственную (информация предприятий, объединений, организаций, министерств и ведомств) и народнохозяйственную (информация районных, областных и центральных общегосударственных органов управления).

Экономическую информацию классифицируют по фазам, стадиями и циклами воспроизведения, сферами экономики, ресурсами, которые используются, факторами производства и др.

По назначению информацию разделяют на плановую, учетно-бухгалтерской, отчетную, статистической, производственно-оперативную, распорядительную, справочную, нормативную; по способу передачи - на ту, что передается устно, по почте, телефону, телетайпу, факсу; за периодичностью - на систематизированную (переменную, суточную, декадну, квартальную и др.) и вероятную, обусловленное внешними и внутренними производственными событиями (выход из строя техники, задержка с поставкой топлива, семян и др.); по характеру носителей - на документизовану и недокументизовану относительно процесса обработки - на обрабатываемую, необроблювану и аналитическую.

Кроме того, информация может разделяться на достоверную и недостоверную, достаточную, недостаточное и избыточную, активную и пассивную, цифровую, алфавитно-цифровую и алфавитную.

По месту возникновения различают внешнюю информацию, поступающую от вышестоящих органов, а также предприятий, организаций и учреждений, которые поддерживают с объектом управления хозяйственные связи, и внутреннюю - возникает на предприятии (в объединении). Так, на основе планового задания принимаются управленческие решения, которые затем отражаются в материально-технической подготовке производства, технико-экономическом и оперативном планировании, оперативном управлении технологическими и экономическими процессами, учете и контроле за финансовой деятельностью предприятия, отчете, анализе результатов производственно-хозяйственной деятельности и т.п.

Информация, которая используется в хозяйственном управлении, существует в виде массивов, потоков, а также в рассеянном, несобранном виде.

Массивы - это информационные фонды, материалы статистических управлений, архивов, библиотек и т.п.

Совокупность сообщений (с одинаковыми или близкими свойствами), которые распределены в данной системе с целью осуществления управления, образуют информационные потоки на предприятии.

Потоки информации разнообразны: потоки восходящей информации-основа для разработки решений; потоки нисходящей информации - это постановления, решения, указания вышестоящих организаций; потоки регулирующей информации - указанные выше документы и некоторые специальные нормативные положения.

В зависимости от того, какую функцию обслуживает экономическая информация, ее доля на учетную и отчетную, что отражает события, которые произошли; плановую, что отражает события, которые намечаются; нормативную и аналітико-прогнозируемую, что отражает события или явления современного и будущего; регулирующую, что отражает процесс достижения пропорциональности в производственном и управленческом процессах.

В свою очередь, учетную информацию разделяют на бухгалтерскую, статистическую и оперативно-техническую. Характерной особенностью бухгалтерской информации является ее высокая точность. Она отражает детерминированные события, о которых точно известно, что они состоялись. В то же время бухгалтерская информация отражает события, что произошли с опозданием. Поэтому качество ее определяется тем, насколько удается уменьшить разрыв между сроками событий и отражением их в бухгалтерских документах. Оперативно-техническая информация составляет систему показателей, отражающих деятельность объекта на определенную (дату. В отличие от бухгалтерской, эта информация не обязательно должна документированный вид. Она может быть получена из телефонных сообщений или устных докладов специалистов и руководителей среднего звена.

В предпринимательской деятельности используют плановую информацию в виде нормативов материальных затрат и затрат труда. От качества нормативной информации зависят эффективность управления, действенность принимаемых решений, успешность осуществления контрольных и других функций.

Различные виды экономической информации играют неодинаковую роль в системе управления. Так, плановая и нормативная информации напрямую связаны с производством, а бухгалтерская, статистическая и оперативно-техническая информация является средством обратной связи. В общем объеме экономической информации удельный вес информации, которая выполняет функции прямой связи, составляет около 24%, и обратной связи - 76%.

Информация имеет ряд характерных особенностей, таких как полезность, вероятность, однозначность, периодичность, непротиворечивость, избыточность.

Полезность информации принято оценивать по тем эффектом, который эта информация осуществляет на результаты управления.

На практике информация может быть совсем не нужной (не меняет вероятности достижения цели и решения поставленных задач) и чрезвычайно ценной, дает возможность повысить вероятность достижения цели.

В других случаях полученная информация может привести к принятию решения, что меняет положение объекта управления в худшую сторону, то есть уменьшает вероятность достижения цели, то есть эта информация называется дезинформацией.

Важной качественной характеристикой информации является ее достоверность. Вероятной считают информацию, которая не превышает допустимый уровень искажение действительного явления или процесса и отражает то, что она должна отражать. На достоверность информации, которая поступает, влияют информационные барьеры, то есть препятствия, мешающие сохранению количества и качества информации и приводят к ее неполноты (географические, ведомственные, экономические, технические, психологические барьеры).

Избыточность информации (повторяемость, дублирование) может быть полезной, если она повышает надежность системы данных, и ненужной - если она содержит данные, которые повторяются и не используются для принятия решений. Каждый менеджер при любых обстоятельствах должен обеспечивать надежную ценность передаваемой информации. Критерием в оценке этого требования является глубина, содержательность и степень соответствия информации поставленным целям.

Для эффективного функционирования системы управления важное значение имеет своевременность поступления информации. Частичная информация, полученная своевременно, значительно полезнее для управления, чем полная информация по всей форме, которая получена с опозданием. Опыт показывает, что многие простоев техники и людей случаются через недостаточное оперативное обеспечение управленческого аппарата нужной достоверной информацией.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

1.Отбор информации. Он может быть случайным или целенаправленным, выборочный или сплошной, предусмотренным, произвольным или таким, который основывается на определенных критериях.

2.Отобранная информация кодируется, т.е. принимает ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например, письменное, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.д., и соответствующий способ ее передачи: устный, письменный, с помощью разного рода природных сигналов или условных знаков.

3.Передача информации. Если она очень важна, то не стоит ограничиваться одним каналом, а за возможностью дублировать этот процесс по нескольким каналам.

4. Получатель воспринимает, расшифровывает и обдумывает информацию. Отправитель информации всегда ждет, чтобы получатель каким образом на нее отреагировал и донес до него эту реакцию.

В идеале обратная связь должна быть осознанным, заранее запланированным. Сигналами осознанного обратной связи в устной передачи информации является уточнение, перефраза, выражение чувств.

Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных препятствий, которые искажали бы ее содержание.

После обмена информацией необходимо убедиться в том, насколько она поняла для партнера.

Препятствиями в обмене информацией может быть:

- отсутствие интереса к ней;

- "технические неполадки", к которым можно отнести, например, разное понимание символов, с помощью которых информация передается;

- чисто физические или психологические моменты: усталость, слабая память, импульсивность, рассеянность, избыточная эмоциональность.

Все это не дает возможности одному из участников обмена информацией в полном объеме донести ее до другого, а втором - соответствующим образом ее воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений.



Назад