Электронная онлайн библиотека

 
 Основы менеджмента

13.3. Элементы системы обмена информацией


Процесс обмена информацией в организациях условно разделяют на две категории: формальную (или такую, что планируют) и неформальную (или такую, что не планируют).

Формальная передача информации

В крупных организациях административные инструкции оговаривают, кто кому может официально писать бумаги, кто кому должен докладывать и в каких случаях, кто просматривает записки, кто выдает информацию.

Если работа организации заключается в обработке письменных заявлений или требований, правила, процедуры до подробностей обусловливают путь прохождения заявления: какая информация должна быть собрана и на каком этапе, что конкретно нужно сделать. Таким же образом почти всегда формально определяются форма, содержание и ответственность за подготовку финансовых отчетов.

Одним из важнейших средств формализации передачи сведений является использование стандартных форм (бланков), в которые заносится информация. Во многих организациях дополнением к формам отчетности являются различные виды бланков, формы личных анкет, бланки заявлений и официальных писем. Стандартные формы дают преимущества инициатору передаваемой информации, если человек снова пишет текст, который повторяется, то введение в оборот соответствующего бланка значительно экономит время. Бланки выгодные также получателю информации: используя форму, он может уточнить, какие именно данные ему необходимы в работе.

Главный недостаток любой стандартной формы заключается в отсутствии в ней гибкости. Поскольку в ней точно определено, какую информацию и каким образом необходимо передать, то она сообщает и неправдивую информацию, если материал не соответствует форме. Любой человек, который когда-нибудь заполняла стандартную форму, часто задумывалась, не имея ответы на вопросы, которые не соответствуют конкретной ситуации. Хотя разработка и использование форм важны для построения системы обмена информацией, но они не решают всех проблем обмена в пределах одной организации или во взаимоотношениях с ее клиентами.

Формальная система обмена информацией имеет ограничения. Она не удовлетворяет полностью потребностей организации - невозможно формализовать все, что проходит в организации. Установлены каналы не могут вместить многочисленные потребности в обмене информацией. Кроме того, передача информации по каналам, как правило, не доносит всех смысловых тонкостей того, что необходимо сообщить. Формальный обмен информацией часто не может выразить реальные потребности организации через свою медлительность и негибкость.

Чтобы быть эффективным, обмен информацией должен быть шире, чем официальная схема.

Неформальная передача информации

Перечисленные трудности приводят к росту неформальной системы передачи информации, которая дополняет формальную систему.

Существует много путей неформального распространения информации.

Но неформальная передача информации - это в некоторой степени незаконные внутри организации разговоры и слухи. Они охватывают любую информацию вне официальным каналам. Во многих организациях большая часть информации, которая используется в принятии директивных решений, передается неофициально.

Неформальная передача информации строит свои главные каналы на основе социальных групп, которые определяются структурой организации. Частое общение и отождествление себя с организацией является одновременно причиной и следствием структуры социальных групп, которые обеспечивают средства для эффективной передачи информации. Итак, неформальная передача информации находится в таком же соотношении с полномочиями отождествляющих себя групп и лиц, как и официальная передача информации в соотношении с иерархической структурой полномочий.

Последствия неформальной передачи информации

Система неформальной передачи информации одновременно являются необходимым, неизбежной и иногда роздратовуючою. Довольно часто неофициально передана информация бывает искаженной и ложной, поскольку она не принадлежит официальном контроля.

Один из наиболее действенных средств усилить свое влияние в организации заключается в интенсивном развитии каналов неформальных связей. Люди, которые используют неофициальные каналы информации, становятся особенно влиятельными, когда формальная система передачи перестает отвечать требованиям организации.

Развитая система неформальной передачи информации, которая дополняет формальную, часто дает возможность организации выполнять свои задачи быстро и оперативно.

Насколько можно полагаться на неформальную систему передачи информации, в основном зависит от размера организации и восприятие ее целей. На формальную передачу информации крупные организации должны полагаться больше, чем малые. К тому же во многих крупных организациях по сравнению с малыми сложность задач, которые перед ними стоят, и багаточисельність социальных групп с различными интересами требуют больше опираться на формальную передачу информации.

Внутренние и внешние каналы обмена информацией

Правительственные учреждения должны поддерживать постоянный поток информации не только между своими штатными сотрудниками, но и другими учреждениями, организациями и населением.

При использовании внутренних и внешних каналов обмена информация иногда накладывается друг на друга, что вызывает ряд административно-управленческих проблем.



Назад