Электронная онлайн библиотека

 
 Этика делового общения

4.6. Деловые встречи


Будь-какая встреча, а тем более деловая, проводится с определенной мстою. Именно общение в деловой практике, как правило, поддерживается взаимной заинтересованностью. Чтобы удовлетворить заинтересованность сторон, организуется встреча.

Критериями оценки результатов взаимодействия, кроме достижения желаемой цели, есть факторы, которые отражают ресурсные затраты участников: время, степень напряженности и характер отношений между ними.

Чтобы эффективно провести деловую встречу, к ней необходимо серьезно подготовиться и все тщательно продумать.

О деловую встречу принято договариваться заранее, при этом отрезок времени между договоренности и собственно встречей зависит от конкретных обстоятельств и программы встречи.

В пределах одного региона наиболее целесообразно договариваться за два-три дня. Запланирована за десяток дней деловая встреча часто бывает подготовлена хуже только по психологическим причинам.

Особой тщательности требует организация встречи с иностранцами. К такой встрече нужно, бесспорно, готовиться заблаговременно, предусмотрев все элементы программы их пребывания:

^ порядок встречи;

^ персональный состав участников;

^ участие представителей прессы;

^ вручения цветов;

^ поздравительные речи;

^ размещение в отеле;

^ деловая часть;

^ посещение культурных объектов; *д поездки по стране; ^ неофициальные приемы; ^ провода.

Об организации деловой встречи можно договариваться с помощью электронной почты, факса, телефона. Перед тем как взять в руки телефонную трубку, следует определить все важные организационные моменты встречи, ведь если забыть нечто, повторно выходить на связь будет не совсем удобно.

Протоколом предусматриваются следующие основные моменты договоренности:

• предмет деловой встречи;

• место проведения;

• временные рамки;

• количество участников;

• материалы для обсуждения и итоговые документы встречи.

Предметом деловой встречи есть вопросы, которые выносятся на обсуждение, тематические рамки переговоров, перечень проблем, которые будут рассматриваться, и т.д.

Местом проведения деловых встреч, переговоров, как правило, служебное помещение их участников (у себя или у партнера), хотя можно их проводить на нейтральной территории, или с помощью средств коммуникации - дистанционно.

Большинство деловых людей отдают предпочтение своей территории, где не нужно тратить время на адаптацию, где без проблем можно воспользоваться телефоном, факсом, помощью юристов, экспертов и т.д.

Серьезной причиной для проведения деловых обсуждений в фирме партнера есть возможность получить дополнительную информацию, узнать больше о партнере, его фирму и условия ее функционирования.

Возможность проведения переговоров на нейтральной территории имеет также свою привлекательность. Как правило, обсуждение вопросов при этом варианте не дает преимуществ ни одной из сторон. Особенно эффективен этот вариант при решении конфликтных ситуаций.

Современная техника связи позволяет осуществить прямой электронный контакт между двумя и более сторонами с одновременной взаимной передачей изображения и звука.

Первый шаг к успеху деловой встречи это правильный выбор времени и дня недели. При встрече с глазу-на-вич необходимо принимать во внимание обстоятельства деловой жизни партнера, его личностные характеристики.

При большом количестве участников желательно быть в курсе дел, каждого и учитывать деловые привычки партнеров. При этом рекомендуют учитывать следующие моменты:

• не планировать встречу непосредственно перед обедом или сразу же после него, а хотя бы через час;

• не планировать ответственных встреч в понедельник (настроение на рабочую неделю) и в пятницу (ожидание выходных);

• обязательно обсудить продолжительность встречи и придерживаться этого времени;

• сформулировать тему и цель разговора;

• подготовить соответствующую информацию;

• отредактировать формулировки, понятия, суждения;

• подготовить аргументы и контраргументы;

• определить состав участников встречи;

• выбрать место и время проведения встречи с учетом предполагаемых случаев;

• в случае плотного графика партнера деловая встреча должна проходить в оптимальных временных рамках;

• оговорить количество участников встречи. Это делается, исходя из принципа равной численности делегаций с обеих сторон.

Обмениваются протокольными спискам до начала встречи. Если же списки заблаговременно не составлены, стороны обмениваются визитными карточками.

Предстоящая встреча ли переговоры предполагают заблаговременную подготовку материалов, в частности те, что отражают позицию участника встречи и содержат рекомендации по вопросу, который рассматривается; проекты различных соглашений, протоколов или договоров; проекты резолюций или соглашений о намерениях.

Опытные менеджеры собирают также данные о конъюнктуре своих партнеров, их поведение на рынке в течение последних месяцев или лет.

Автор знаменитого бестселлера "Как уцелеть среди акул" Харви Маккей отмечает, что знать нечто о клиенте так же важно, как знать все о своей продукции. "Если вы знаете своих клиентов, если вам известны их специфические интересы и черты характера, то у вас всегда будет основание для установления контакта с ними", - считает автор книги.

Специалистам, которые будут принимать участие во встрече, должны быть присущи такие черты характера: чувство собственного достоинства, уверенность в себе, уравновешенность, дипломатичность, тактичность, терпимость, стремление к взаимопониманию.

Желательно поздравить партнеров (улыбка, приятный взгляд, рукопожатие). Во время знакомства необходимо положить визитки гостей перед собой, чтобы не забыть, как зовут партнеров.

Рекомендуют:

- начинать разговор с общих фраз, постепенно переходя к наиболее важных, принципиальных вопросов, а затем - к обсуждению вопросов, по которым можно легко прийти к согласию;

- задавать доброжелательные и прямые вопросы;

- ответы выслушивать;

- записывать ценную информацию;

- проявлять желание понять позицию партнера;

- вызвать симпатию к себе со стороны собеседника (ведь он - личность, имеет полное право на уважение к себе, на признание его как личности);

- ориентироваться на желаемый партнером конечный результат, который выгоден и для организаторов;

- аргументировать свои предложения цифрами, фактами;

- проявлять заинтересованность в перспективах взаимоотношений с партнерами;

Если вы не можете касаться обсуждения определенной темы, нужно сослаться на личные обстоятельства или сообщить, что решение предприятия по этому вопросу пока что не подлежит разглашению. Рекомендуют ответить так: "В настоящее время, к сожалению, не имею права обсуждать этот вопрос. Надеюсь, что вы поймете меня правильно".

Не можно:

• задавать вопросов, которые подсказывают ответ;

• вести разговоры о религии и политике;

• давить на собеседника;

• заставлять партнера долго ждать встречи;

• обманывать партнера и постоянно требовать от него доказательств.

• приступать к разговору без тщательно продуманного плана. Большое значение имеет размещения деловых партнеров за столом,

дистанция между ними, положение относительно друг друга, дистанция в общении. Во время встречи можно много узнать о партнере (в этом помогут слова, жесты, позы, мимика).

Важно умело закончить встречу, то есть подвести итоги разговора, выработать совместное решение, своевременно и корректно ее завершить.



Назад