Электронная онлайн библиотека

 
 Этика делового общения

4.8. Совещание


Некоторые совещания обречены на неудачу еще до того, как они начнутся. Это происходит потому, что руководитель подобный до капитана, который хочет управлять кораблем, не имея четкого представления о его курс.

Поэтому необходимо прежде всего четко определить характер запланированной совещания.

Специалисты выделяют такие типы совещаний:

■ учебная (конференция), цель которой - дать участникам необходимые знания И повысить их квалификацию;

■ информационная, необходимая для обобщения данных и изучения различных точек зрения на конкретные проблемы;

■ объяснительная, в ходе которой руководство стремится убедить работников в правильности принятых решений и необходимости соответствующих действий;

■ проблемная, которая проводится для того, чтобы выработать метод, найти путь решения существующих проблем.

Чтобы совещание прошло результативно, необходимо: ^ четко и однозначно определить (сформулировать) тему совещания. Кроме этого, определить, на какой результат вы ожидаете (принять решение, выработать рекомендации, убедить присутствующих в правильности сделанных действий);

  • детально разработать повестку дня. Выбрать наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов, исходя из психологических критериев, то есть начинать разбирательство по вопросу, которое легче всего решить. Первый успех станет фундаментом для решения сложных вопросов. Заранее продумайте, как привлечь к обсуждению даже очень инертных и небагатослівних работников;
  • предоставить участникам возможность ознакомиться с фактами, документами, которые будут обсуждаться еще до совещания;
  • передать приглашение лицам, которые должны участвовать в совещании, заблаговременно вместе с повесткой дня;
  • выбирать зал заседаний, учитывая цель совещания. Помещение должно быть с хорошей звукоизоляцией и вентиляцией, нормальной температурой воздуха (+19 С), меблированное не очень роскошно, но и не по-спартанськи;
  • четко придерживаться запланированного регламента времени и указывать его на приглашениях.

Результаты совещания необходимо зафиксировать в протоколе и разослать его всем лицам, которые должны быть проинформированы. Если же были приняты определенные решения, то необходимо обязательно установить, кто, что и как должен сделать для выполнения этих решений.

Деловые совещания и заседания является средством коллективного решения проблем. Совещание - один из самых эффективных способов обсуждения важных вопросов и принятия решений во всех сферах производственной, общественной и политической жизни. Она дает возможность анализировать важные вопросы и высказывать свои мнения и предложения, принимать оптимальные решения.

Если участники обмениваются мнениями, обсуждают проблемы и совместными усилиями доходят выводов, эффект от такого совещания будет большим. Если же совещание не дает ожидаемых последствий, она превращается в коллективное трата времени1.

Поскольку 20-30% рабочего времени сотрудники тратят на совещания, то эффективность их зависит от организации и подготовки проведения. Преимуществом деловых совещаний является то, что здесь, как правило, присутствуют почти все исполнители решений. Кроме того, в течение сравнительно короткого времени коллектив может выдвинуть значительно большее количество идей, чем отдельный работник.

Совещания не должны быть ширмой, за которой скрываются от персональной ответственности.

Успех любого коллективного собрания зависит от степени подготовки и от уровня умственного, психического и нравственного развития руководителя, поскольку совещания, как правило, проводят руководители.

Совещание любого профиля включает основные подготовительные этапы:

1. Определение тематики повестки дня.

2. Примерный состав участников (в процессе подготовки список участников уточняется).

3. Дата, время начала и место проведения.

4. Подготовка доклада.

5. Проект решения.

6. Регламент, процедура проведения и технические средства.

По мнению ученых, положительный эффект от совещания будет достигнуто только тогда, когда ЕЕ участники по уровню профессиональных знаний и практического опыта будут соответствовать уровню вынесенного на обсуждение проблемы. Кроме того, сама проблема должна быть важной для всех присутніх1.

Для усиления эффекта целесообразно заранее подготовиться и прислать тезисы доклада и список выступающих в прениях.

Техника проведения совещания, в которой принимают участие не более 10-12 человек, зависит от деловых качеств председательствующего. Процедурно по каждому вопросу подводятся итоги с применением авторитарной и демократической формы ведения совещания. Эффективность совещания зависит от времени проведения. Не рекомендуется проводить совещания перед началом рабочего дня. Лучшее время - с 9 до 12 и с 16 до 18 час. Лучше собирать два совещания в неделю по полчаса, чем одну на час. Решение совещания протоколируются и документально оформляются.

Успех совещания, ее эффективность во многом зависят от председательствующего. Руководитель совещания должен иметь организаторский талант, уметь концентрировать внимание и усилия на главном, постоянно следить за ходом дискуссий, подбирать подходящие вопросы, систематизировать различные взгляды, делать правильные выводы, прислушиваться к каждому, самому не участвовать в дискуссии, создать доброжелательную атмосферу, по-дружески относиться ко всем участникам, никого не обделяя вниманием, проявлять уважение к личности каждого участника, не переносить раздражение на участников. На совещание нужно приглашать специалистов, уровень профессиональных знаний и практический опыт которых будут соответствовать уровню вынесенного на обсуждение проблемы.

Т. Чмут и Г. Чайка указывают на этические подходы к обеспечению совещания как формы коллективного обсуждения проблем:

• результат обсуждения на совещании зависит от моральной и психологической атмосферы, которую на ней создано;

• моральные и психологические качества руководителя в качестве председательствующего на совещании непосредственно влияют на поведение присутствующих и их участие в обсуждении;

• участники совещания за профессиональными качествами и опытом работы должны быть способны решить поставленную проблему, а поставлена проблема должна соответствовать интеллектуальному и профессиональному уровню ее участников;

• все высказанные на совещании мысли должны быть тщательно проанализированы и учтены;

• задания для коллективного решения надо формулировать так, чтобы его выполнения могло изменить ситуацию;

• обсуждение должно быть свободным, чтобы мысли провозглашались непринужденно, без давления со стороны руководителя;

• решение, которое принято коллегиально, но, как выяснилось потом, является ошибочным, корректируется путем нового коллективного рассмотрения без поиска виновного за неудачно вынесенное пропозицію1.

Совещание - это важная форма делового общения, эффективность которой достигается при условии, когда ее участники придерживаются этических, моральных норм, знакомы с правилами общения и придерживаются их.



Назад