Электронная онлайн библиотека

 
 Этика делового общения

4.9. Собрание


Сборы - это форма коллективного обсуждения деловых проблем, которые волнуют общественность. их проводят с целью совместного осмысления определенного вопроса.

Различают партийные собрания, собрание акционеров, избирателей, жителей микрорайона.

Сборы можно разделить на несколько этапов:

- подготовка собраний;

- освещение проблемы и ее обоснование;

- обсуждение проблемы;

- принятие решения.

Собрание нужно готувати. их подготовкой занимается рабочая группа, члены которой наиболее заинтересованы в результате.

Во время подготовки к собранию нужно определить проблему для рассмотрения и список сотрудников, которые будут принимать участие в обсуждении. Готовят собрание специалисты, докладчиком назначают квалифицированную человека.

Готовясь к освещению проблемы, нужно подобрать интересный материал, факты, проанализировать материал, сделать схемы сравнения видов работы и т.д.

Докладчик, готовя доклад должен учесть состав аудитории, ее возраст, образование, квалификацию, обстоятельства. Нужно написать полный текст выступления и несколько раз прочитать его. После такой предварительной подготовки можно лишь изредка заглядывать в рукопись. Опытному лектору рекомендуют приготовить заметки докладе.

Начало выступления имеет очень большое значение, от него зависит:

- преодолеет ли представитель волнения, успокоится и вступит уверенности в своих силах;

- сумеет ли установить контакт со слушателями;

- заинтересует ли слушателей и привлечет их внимание;

- сумеет ли кратко осветить тему выступления, определив основные вопросы.

Иржи Томан утверждает, что представитель может развить мысль в своем выступлении по-разному, а именно:

- объяснить;

- списать;

- рассказать;

- доказать.

Наименее интересной форме изложения, по его мнению, есть описание, наиболее интересной - рассказ.

Окончания выступления может состоять из двух частей: обобщение главных мыслей и подведение выводов.

Рекомендуют помнить о регламенте: для вступления выделить 10 - 12% времени, выводов - А-5%, для основной части-все остальное время.

На собрании избирают президиум.

После доклада проводят ее обсуждение. Желательно, чтобы выступающие готовились заранее, тогда обсуждение будет более предметным. В обсуждении могут принимать участие все желающие (но их количество и регламент выступления устанавливают участники сборов).

Для каждого оратора на первом месте должны быть слушатели, тогда его доклад будет иметь успех. Нужно пытаться донести свои мысли до слушателей. Для этого нужно употреблять метафоры, афоризмы, пословицы, цитаты. Незнакомые для слушателей сроки, абстрактные понятия нужно объяснить. Желательно пользоваться диаграммами, графиками. Одним из самых действенных средств оживления внимания слушателей есть риторические вопросы во время выступления.

Не советуют:

- употреблять слишком длинные предложения, потому что их трудно понять;

- обременять язык словам иноязычного происхождения;

- злоупотреблять некоторыми подробностями.

Обсуждение можно прекратить тогда, когда нет предложений по обсуждаемой проблеме.

Президиум (а иногда - рабочая группа) выносит на обсуждение проект решения, который принимается участниками собрания, предложения, которые прилагаются к проекту.

Затем проект выносят на голосование. Если за него проголосует большинство участников собрания, принимается как определение. Решение должно быть четко оформленным, конкретным, указано исполнителей и сроки исполнения.

Нужно контролировать, как выполняется принятое решение. Участников собрания сообщают о выполнении принятого решения.



Назад