Электронная онлайн библиотека

 
 Этика делового общения

4.14. Деловая доклад


Доклад - это 1) публичное сообщение на определенную тему,

2) редко - устное или письменное официальное сообщение о В^Во что-нибудь руководителю, начальнику [СУММ, т. 2, с. 373].

Доклад - один из самых распространенных жанров (форм) устного высказывания. Ученые отмечают, что доклад может быть:

1) политической; 2) деловой; 3) отчетной; 4) научной.

Политическая доклад касается политических вопросов, в ней выясняются суть, причины, последствия определенной политической события, раскрываются пути развития общества.

Деловая доклад, по нашему мнению, - это доклад, официальное сообщение о чем-нибудь руководителю, начальнику.

Отчетный доклад - это доклад, которая произносится во время отчета о работе некоего органа за определенный период.

Научный доклад - это доклад, в котором информируется о научные наблюдения, опыты, их результаты, новые открытия, сделано обобщение научных данных. Естественно, что такие доклады заслушиваются в научных учреждениях, на различных собраниях ученых конференциях, симпозиумах и т.д. Научная доклад, сделанный на основе критического осмотра и изучения ряда публикаций, называется рефератом (об этом см. ниже).

Каждый из этих видов докладов требует определенной подготовки и имеет свою специфику написания.

Наиболее распространенной является такая структура доклада: вступление, основная часть, заключение.

Во вступлении нужно определить тему доклада, причины ее выбора, указать актуальность проблемы, ее значение, сформулировать цель доклада, изложить историю вопроса.

В основной части - подать характеристику проблемы (выделить основной аспект проблемы, а затем - основные положения, которые подробно и последовательно проанализировать).

Выводы должны быть четкими, лаконичными. Рекомендуется повторить основную мысль, а затем суммировать наиболее важные положения.

Говорят, что первые слова оратора должны завоевать внимание слушателей, а последние - усилить эффект выступления. Существует множество советов докладчикам, попробуем их обобщить.

Советы докладчикам

• Подготовку до вынесения докладе начните заранее: продумайте структуру, содержание, сделайте пометки.

• Составьте план доклада, подберите примеры, проработайте литературу по данной теме.

• Часто в науке мнения авторов расходятся относительно определенной проблемы. Обобщите это в виде схемы, таблицы, классификации и т.д. Укажите свое мнение по этому поводу.

• Напишите текст. Попробуйте произнести доклад наедине, проверьте ударения некоторых слов, уточните значение незнакомых слов.

• Уверенно выходите на трибуну, уже этим будете производить положительное впечатление.

• Если председательствующий не подаст краткой информации о вас и вашу деятельность, сделайте это сами.

• Не проявляйте свою нервозность, спешка, страх. Все это влияет на слушателей, на их внимание и заинтересованность. Будьте уверены, верьте в свои силы.

• Уверенно станьте за трибуну, разложите свои бумаги, уверенно и спокойно взгляните на слушателей. Короткая пауза даст возможность слушателям занять свои места и успокоиться. То, что вы не начинаете говорить, обострит их внимание, и вы сами сможете в течение этой короткой волны успокоиться и сосредоточиться. Эта пауза и ваш прямой взгляд окажут положительное впечатление еще до того, как вы начнете говорить.

• Большое значение имеет ваш уверенный взгляд. Если вы лишь два-три раза украдкой взглянете на присутствующих, то произведете впечатление неуверенной человека. Легкая улыбка вызовет доброжелательность со стороны слушателей, будет способствовать установлению с ними контакта.

• Никогда не начинайте речь словами: "Сейчас я вам всем докажу, как вы ошибаетесь, если думаете, что...". Более неудачный вступление и не придумать. Это настроит слушателей так, что они потом не будут обращать внимания на любые аргументы.

• Не используйте слишком часто абстрактные понятия, цс потребует от слушателей большого напряжения.

• Не спешите. Существует предел скорости, с которой мозг человека может воспринимать и усваивать новые понятия.

• Старайтесь установить контакт со слушателями и вызвать у них интерес к разговору. Поставьте себя на их место, следите за реакцией в зале.

• Объясняя сложные теоретические проблемы, придумывайте сравнения, которые помогли бы слушателям лучше их понять. При этом следует ориентироваться на слушателей, которые имеют низкий уровень знаний. Эту последнюю совет надо применять осторожно, потому что недооценивать слушателей, излагать материал слишком упрощенно тоже не желательно.

• Поддерживайте интерес слушателей на протяжении всего выступления. Если в зале тишина, слушатели сидят спокойно и внимательно на вас смотрят, а некоторые из них даже кивает головой в знак согласия, то это означает, что ваше выступление проходит успешно. Если же слушатели перешептываются, просматривают программу, крутятся на своих местах, не смотрят на вас, зевают и даже "клюют носом", то это неоспоримые признаки потери интереса к лекции. Правда, это не означает, что тема доклада их вообще не интересует. Бывает, что некоторые части выступления излагаются не так интересно, как другие, и через то внимание временно угасает. Поэтому оратор должен постоянно следить за реакцией своих слушателей. Но это труднее, когда слушателями есть подчиненные. В этом случае слушатели не проявляют своей реакции, а с помощью мимики время делают вид заинтересованность там, где ее на самом деле нет. Неискушенному промовцеві трудно справляться со снижением внимания слушателей.

• Видоизменяйте свое выступление в соответствии с ситуацией. Бесспорно, положение докладчика будет скрутнішим, если смешанная аудитория. В таком случае перед изложением материала, который части присутствующих знаком, рекомендуется указать: "Многие из присутствующих знакомы с этими вопросами. Позвольте мне кратко осветить их для тех, кто с ними до сих пор не встречался...".

• Говорите тихо, спокойно. Если в аудитории шум, стиште голос.

• Следите за грамотностью своего вещания.

• Аргументируйте некоторые положения доклада примерами, сравнениями, делайте выводы. Иногда будьте остроумными.

• Ставьте слушателям риторические вопросы. Они помогут активизировать внимание слушателей.

• Используйте методы убеждения. К наиболее эффективных методов убеждения принадлежат сугестивных (или навіювальні) методы (внушения заключается в том, чтобы косвенно навязать другому лицу какую-нибудь мысль, которая позже вызывает реакцию, что соответствует определенной привычке данного лица). Рассказывают, что психолог профессор Крейн иногда использовал метод сугестивного убеждения так: когда гости начали расходиться, он сосредоточивал свое внимание на одном из посетителей, помогал ему надеть пальто и подавал шляпу. При этом незаметно, но решительно втискував ему в руку свой зонтик именно тогда, когда внимание гостя была сосредоточена на одевании и разговоре с хозяином. Гость в основном брал зонтик и прошествовал к двери. В это мгновение Крейн удивленно спросил, почему это гость забрал его зонтик. Тот смущенно оправдывался, что сделал это бессознательно. Только после этого Крейн объяснял свой "психологический шутка". Успех сугестивних действий зависел от того, насколько Крейнові удавалось сосредоточить внимание гостя на одевании и разговоре и при этом втиснуть зонтик ему в руки именно тогда, когда руки гостя были вне сферы внимания последнего. В данном случае цель заключалась в том, чтобы внушить мысль в окраинную участок внимание и вызвать реакцию, что соответствует привычке брать зонтик, которую подают. Много раз приятель Крейна принимал учебное пособие, которого давал ему профессор и к которому уже коснулись его пальцы. Если бы ему Крейн подал предмет другой формы, например скрипку, он бы осознал, что то тут не то, и отверг бы такое внушение. Итак, навіювальні методы убеждения заключаются не только в позитивном формулировке вопрос, но и в поведении, интонации и других проявлениях личности говорящего. Ученые отмечают, что эти психологические факты, понятное дело, должен знать и использовать каждый, кто хочет эффективно и убедительно говорить и этим влиять на людей.

выводы

Для того, чтобы повлиять на аудиторию, представитель должен быть уверенным в своих силах, уметь завоевывать уважение слушателей своим выступлением.

1. Его речь должна свидетельствовать о том, что он досконально знает предмет и хорошо подготовился к выступлению.

2. Начало доклада, как мы уже отмечали, имеет решающее значение для создания у слушателей приятного впечатления.

3. Жесты и мимика докладчика должны быть непринужденными, а темп речи ни монотонным, ни слишком быстрым.

4. Служащий должен постоянно тренироваться выступать, делать это чаще и приобретать опыт. Это позволит чувствовать себя увереннее, а вещание будет становиться все невимушенішим и естественным.

Несколько не:

Не употребляйте слишком длинных предложений, потому что их гораздо труднее понять, чем короткие. Чередуйте длинные предложения с короткими.

Не знеособлюйте предложения, не злоупотребляйте третьим лицом единственного и множественного числа. Например, "было проведено...", "были запланированы дальнейшие меры" и т.д.

Не бойтесь принимать форму первого лица множественного числа. Тем самым вы приблизите изложение до уровня знаний слушателей, сделаете его более доступным, пожвавите безличный описание. За тем описанием слушатели смогут представить деятельность определенных лиц: "Мы провели...", "Мы запланировали мероприятия".

Не нагружайте свой язык иноязычными словами, профессиональными терминами, абстрактными понятиями. Возможно, слушатели не имеют достаточного уровня профессиональных знаний и доклад останется для них непонятной (причина - вы не сумели донести до них информацию на понятном для них языке).

Не злоупотребляйте лишними подробностями, которые заступают главное в рассказе.

Нельзя чрезмерно кратко излагать важные мысли, потому что они промелькнут мимо внимание слушателей. Особенно это касается перечня по пунктам. Следует иметь в виду, что пример или сравнения легче запомнить, чем просто названо утверждение или мнение.

Деловая доклад. Каждый докладчик, готовясь к выступлению перед аудиторией, волнуется. Иногда хватается за все и понимает, что время идет, а материала нет.

Прежде всего нужно:

1) успокоиться;

2) выяснить цель, которой вы хотите достичь (проинформировать слушателей о новых достижениях в агроэкологии, юридическую инструкцию, новую организацию, научную работу, планы строительства коровников, новые методы труда, механизацию и автоматизацию производственных процессов и т.д.);

3) убедить слушателей (в целесообразности внедрения электронно-вычислительных машин, неотвратимости введения в практику новых методов труда и рационализаторских предложений);

4) побудить слушателей (лучше работать);

5) развлечь слушателей (например, во время торжества, встречи и т.д.).

Четко сформулировав цель, вы сможете упорядочить речь - это повлияет на ее объем, способ произнесения и аргументацию.

На слушателей следует воздействовать психологически, убеждать их, что они должны сделать именно так, как вы рекомендуете им.

6) представитель должен готовиться к выступлению, четко представлять себе, что надо сказать в поступлении, что - в главной части, а что - в конце своего выступления.

Конечно, можно положиться на собственный опыт, ситуационные факторы и стимулы со стороны слушателей, но основную часть выступления импровизировать нельзя;

7) материал и информацию нужно систематизировать;

8) мысли изложить в логической последовательности;

9) на отдельном листе желательно разработать схему выступления в окончательном варианте и отметить в нем главные пункты: вступление, основная часть и заключение;

10) распределить время выступления по пунктам для того, чтобы уложиться в регламент;

11) произнося речь, нужно следить, положив перед собой часы, или вы придерживаетесь расписания выступления;

12) большое значение имеют жесты, поза, жесты и мимика во время публичного выступления;

13) на трибуну выходите уверенно (если вы ступаете на носках - производите впечатление испуганной человека; если идете, выпятив грудь, то возникает впечатление, что вы слишком самоуверенны; если идете слишком быстро, то тем самым упрекнуть свою нервозность);

14) не начинайте говорить еще до того, как дойдете до трибуны;

15) во время речи старайтесь стоять спокойно, меняйте позу лишь через несколько минут после того, как вы уже устали стоять так;

16) не оставляйте трибуны, не окончив до конца речи или лекции. Идите с трибуны уверенным шагом, который соответствует тону вашей речи;

17) меняйте время от времени направление взгляда, чтобы слушатели во всех углах зала почувствовали, что вы обращаетесь именно к ним;

18) время от времени переходите с места на место;

19) жесты и телодвижения докладчика вызывают соответствующие переживания у слушателей. Жестикуляция сближает лектора со слушателями и делает содержание его речи понятнее. Часто рассказывают о тс, как однажды русский ученый-физиолог И. Павлов читал в Лондоне лекцию, которая сразу же переводилась слушателям. Представитель так увлекся, что забыл о переводчика и говорил около 15 минут без перевода. Свою речь он сопровождал характерными жестами, а когда закончил говорить, в зале раздались бурные аплодисменты: не зная русского языка, слушатели поняли большую часть его речи.



Назад