Электронная онлайн библиотека

 
 Этика делового общения

5.5. Четко писать - четко мыслить


Перед руководителем, менеджером постоянно стоит проблема как лучше изложить свои мысли на бумаге. Задача сложная тем, что целью письменного распоряжения является влияние на поведение других людей в данной организации, фирме.

Чтобы содержание документа был понятным, однозначным, направленным на решение конкретных проблем, необходимо:

• избавиться многословие;

• скорректировать соответствующий тон;

• четко определить позицию.

Даже появление на вашем рабочем столе компьютера не избавит вас от необходимости формулировать резолюции, писать отчеты и подавать заявки руководству на получение тех или иных производственных ресурсов.

Работа со служебной документацией особенно сложная сфера деятельности руководителя, потому что впечатление от неудачного формулировки сразу распознать не удается, исправить его гораздо труднее, чем ошибку, сделанную при личном контакте.

Чтобы избежать подобных сбоев и не дать вырасти бумажным "горам", полезно помнить, что:

• ваша первая резолюция на документе уже должна стать началом решения связанной с ней проблемы, а не просто свидетельством овладения вами функциями "диспетчера";

• бумаготворчество - - это не показатель вашей высокой и качественной работы, точнее - это отрицательный показатель;

• документы по второстепенным вопросам могут и не лечь на ваш стол - разобраться в них под силу и подчиненным;

• лучше потратить время на обучение подчиненных умению готовить служебные документы, чем самому их все переписывать в последний момент;

• эффективной будет работа с корреспонденцией тогда, когда для начала вы разделите ее по сложности и начнете из сложных и неприятных.

Процесс мышления неразрывно связан с языком, а служебное письмо - и сама речь, только перенесена на бумагу. Поэтому совершенствуя свое вещание, вы одновременно совершенствуете свое мнение.



Назад