Электронная онлайн библиотека

 
 Этика делового общения

7.3. Как эффективно использовать рабочее время


Древние мореплаватели говорили: "Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!" Много менеджеров чрезмерно ориентируются на процесс деятельности, на полезность действия и недостаточно - на конечную цель, то есть на результативность. Многие менеджеры предпочитают:

• правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

• решать проблемы, вместо того, чтобы создавать творческие альтернативы;

• хранить средства вместо того, чтобы оптимизировать использованы средства;

• выполнять обязанности вместо того, чтобы достичь результатов;

• снижать затраты вместо того, чтобы повышать прибыль.

Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается своим временем.

Эффективное и рациональное использование времени является результатом научной организации своего труда, режима рабочего времени и отдыха, умение определить приоритетные задачи, уважение к другому человеку в процессе делового общения.

Эффективное использование времени - это культура управления. Эффективное использование времени - это этика и культура деловых отношений.

Эффективное использование времени - это этика делового общения.

Успешные руководители имеют разные черты характера и качества. Но одна черта объединяет их: они сознательно и системно используют свое время и освобождаются для выполнения истинно управленческих функций и для отдыха.

Находите время для работы - это условие успеха.

Находите время для размышлений - это источник силы.

Находите время для игры - это секрет молодости.

Находите время для чтения - это основа знаний.

Находите время для дружбы - это условие счастья.

Находите время для мечты - это путь к звездам.

Находите время для любви - это истинная радость жизни.

Находите время для веселья - это музыка души.

Предпосылкой того, что в вашем режиме дня нечто изменится, прежде всего, является представление о тс, на что тратится время, что конкретно и как вы делаете. Часто это представление является весьма ошибочным. Вы даже не представляете, сколько времени пропадает.

Человек, гуляя в лесу, встретила лесоруба, который упорно и долго пилил поваленное дерево. Прохожий подошел ближе, чтобы рассмотреть, почему работа дается так трудно, и сказал: "Извините, но мне кажется, что ваша тупая пила. Не хотели ли бы вы ее поострить?" Лесоруб простонал: "И для этого у меня нет времени должен пилить!" Так часто мы бываем в роли лесоруба, которому никогда поострить пыльцы.

Как сказал Марк Твен: "После того, как мы полностью потеряли из виду цель, мы удвоили свои усилия".

Итак, во-первых, человек должен четко осознавать свои жизненные позиции, а также - трудовые достижения.

Постановка цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрации наших сил, активности на том, чего нужно достичь. Таким образом, цель предполагает конечный результат. Дело не в том, что вы делаете, а в том, для чего вы это делаете. Именно цель побуждает к действию. Без цели отсутствуют критерии оценки, по которым вы можете измерить свои затраты труда. Даже самый лучший метод работы ничего не значащее, если вы заранее четко и однозначно не определили, чего именно вы хотите.

Трое строителей работали. "Что ты делаешь? - - спросили первого. "Кладу кирпичи", - ответил тот. "Что ты делаешь?" - спросили второго. "Зарабатываю на жизнь". "А что ты делаешь?" - спросили третьего. "Строю храм", - сказал он.

Предпосылка планирования, а значит, и успеха заключается в определении того, что именно, когда, в каких масштабах необходимо достичь.

Постановка цели является безусловной предпосылкой планирования, принятия решений и повседневной работы.

К жизненных целей относятся:

• Личные цели (по отношению к семье, детей, близких людей), которые могут быть:

• долгосрочные (на основе жизненных принципов, кредо);

• среднесрочные (5 лет);

• краткосрочные (12 месяцев).

• Профессиональные цели:

- долгосрочные (цели карьеры);

- среднесрочные (5 лет);

- краткосрочные (12 месяцев).

Каждая цель имеет смысл только тогда, когда установленные сроки ее реализации и сформулированы желаемые результаты.

При этом необходимо помнить о своем физическом состоянии, самообразование, повышение уровня квалификации, о своем культурное развитие.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, необходимо понять, насколько ограничен бюджет времени.

Основное правило планирования времени включает 60% запланированной активности, 20% непредвиденной активности (ресурсы времени и не-планируемые действия) и 20% спонтанной активности (управленческая деятельность, творчество).

Система планирования

Некоторые из основных проблем руководителей заключаются в том, что они: ❖ часто стремятся сразу выполнить большой объем работы; распределяют свои силы на отдельные, часто незначительные, но которые

кажутся необходимыми, дела.

Поэтому установить приоритет - значит принять решение о

то, каким из задач необходимо предоставить первоочередное, другочергове

значение и т.д.

Сознательное установления однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, соответственно их значение - основная задача руководителя, менеджера в организации своего труда.

Известно такое соотношение 80:20 - принцип Парето, который сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923 гг.), он многократно был подтвержден на практике в различных сферах.

Принцип Парето гласит, что внутри каждой группы или множества малые части имеют гораздо большую значимость, чем это соответствует их относительной доле в этой группе:

20% запасов обычно составляет 80% стоимости оборудования;

20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли;

80% клиентов (товаров) приносит 20% оборота или прибыли;

20% ошибок обусловливают 80% потерь.

В повседневной работе это означает, что не следует браться за самые легкие, интересны ли те, что нуждаются в минимальные затраты, дела. Необходимо начинать задачи, дела, соответственно их значение и важность.

Сначала - несколько жизненно важные проблемы, а уже потом - многочисленные второстепенные.

Четыре поколения управление временем

Организация и управление на основе приоритетов - это результат эволюции трех поколений теории управления временем (табл. 2).

Каждое поколение теории основывается на основе предварительной и каждая из этих теорий дает больше возможностей управлять своим временем и своей жизнью.

Первое поколение характеризуется записками, достопримечательностями, наличием записных книжек. Это была попытка упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

Второе поколение характеризуется появлением календарей и деловых дневников. Это попытка посмотреть вперед, спланировать события и свою деятельность на будущее.

Третье поколение - это современный этап управления временем, для которого характерна идея выделения приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Это также постановка конкретных целей - долгосрочных, промежуточных и краткосрочных, а также ежедневное планирование. Это нацеливает на соответствующую производительность и эффективность работы.

В настоящее время уже существует четвертое поколение. Оно характеризуется тем, что фокусирует наше внимание на сохранении и развитии отношений с людьми и, как результат, - на достижении соответствующих успехов, то есть концентрация на поддержании баланса вложение ресурсов и получение результата.

Мы склонны решать проблемы срочные и неважные. Важные - это те, что имеют отношение к конечному результату, до наших жизненных целей. Именно эти проблемы бомбардируют нас ежедневно.

Что в результате дает нам их выполнения?

МАТРИЦА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ


Срочные дела Несрочные дела
Важные дела Критическая ситуация. Неотложные проблемы. Проекты, сроки выполнения которых заканчиваются Профессиональное самовдосконалення.Підтримання РС. Налаживание связей. Поиск новых возможностей планування.Підтримання своих жизненных сил
Неважные дела Отвлечение: телефонные звонки, корреспонденция, сообщение. Некоторые заседания. Неотложные дела, которые имеют відбутися.Поширені виды деятельности Детали, которые отнимают время. Корреспонденция. Дзвінки.Марнування трата времени
Результаты
Важные дела Стрес.Самозгоряння. Управление в условиях кризиса. Постоянный пожар и "вечная война" Видение перспективы. Баланс.Дисциплінованість. Контроль.Мала количество кризисных ситуаций
Неважные дела Концентрация на короткотерміновому.Управління в условиях кризиса. Репутация "хамелеона". Осознание бессодержательности цели и планів.Відчуття себя жертвой, что не владеет собою.Слабкі или разорванные отношения Полная безответственность. Увольнение с работы. Зависимость от других людей или организаций

Понимание значимости дел второго квадрата (которые составляют 20% всех дел и выполнение которых дает 80% успеха в достижении жизненных целей) ориентирует и направляет руководителя, менеджера на внутреннюю организацию себя, своих планов и целей.

То есть теория четвертого поколения времени нуждается не только планирование своего времени с учетом приоритетов, что создает эффективность работы, но и отвечает на вопрос "ради чего?", "с какой целью?", "какова конечная цель?", то есть, какова результативность этих действий, дел.

Если наша лестница прихилена не к той стене, то каждый ее ступень приближает не до того места. Можно быть очень занятыми, продуктивными, но по-настоящему эффективными стать лишь тогда, когда представлять конечную цель.

Эффективно управлять другими руководитель или менеджер может только тогда, когда он эффективно управляет самим собой. Эффективно управлять своей жизнью - значит базироваться на значимых принципах, понимать смысл своей жизни и направлять свои усилия не только на срочные, но и на важные дела, поддерживать баланс, уделять внимание сначала человеческим отношениям и результатам, и только тогда - времени.



Назад