Электронная онлайн библиотека

 
 Банковское дело

5.2. Организация кассовой работы на предприятиях, в организациях, учреждениях


Кассовые операции в народном хозяйстве Украины осуществляются в отношении к "Порядка ведения кассовых операций в народном хозяйстве Украины", который утвержден постановлением Правления НБУ № 334 от 13 октября 1997 г. Этот порядок распространяется на всех юридических лиц (кроме банков и предприятий связи), а также на физических лиц-субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица (индивидуальные предприниматели) и его положения являются обязательными для выполнения ими.
Основные требования и положения ведения кассовых операций такие:
1. Предприятия и индивидуальные предприниматели, которые имеют текущие счета в банке, обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков. Наличность, которую они получают из собственных текущих счетов (основного и вспомогательных) в учреждениях банков в пределах имеющихся на них средств, должна расходоваться исключительно на определены в чеке цели, не противоречащие законодательству в т.ч. нормативным актам НБУ. Предприятия должны предоставлять банку по его требованию отчетные платежные и расчетные документы (кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, справки купли-продажи, акты закупки, налоговые накладные, счета-фактуры и т.п.), которые подтверждали бы осуществлены целевые расходы наличных.
2. Предприятия и индивидуальные предприниматели имеют право осуществлять расчеты между собой, а также с физическими лицами (гражданами) в наличной и безналичной форме. Все наличные расчеты производятся как за счет средств, полученных в кассе банка, так и за счет собственной выручки, полученной от реализации товаров (работ, услуг), кроме оплаты труда и выплаты дивидендов (дохода). Сумма платежа наличными одного предприятия (предпринимателя) не должна превышать 3 тыс. грн. в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам. При этом количество предприятий (предпринимателей), с которыми проводятся расчеты, не ограничивается. Платежи свыше предельную сумму (3 тыс. грн.) проводятся исключительно в безналичном порядке. В случае осуществления предприятиями наличных расчетов более предельную сумму средства в размере превышения предельной суммы расчетно прилагаются к фактических остатков наличных денег в кассе с последующим сравнением полученной суммы с лимитом кассы.
Средства на выплаты, связанные с оплатой труда и выплатой дивидендов, все предприятия (в т.ч. коллективные сельскохозяйственные хозяйства и фермеры), а также индивидуальные предприниматели должны получать исключительно из касс банков. При этом они должны обеспечивать систематическую и полную выплату налогов и внесения обязательных платежей в государственные целевые фонды в порядке и сроки, определенные действующим законодательством.
Во время осуществления наличных расчетов предприятий (предпринимателей) между собой получатель наличного платежа обязан подать плательщикам соответствующие учетные расчетные документы (товарный чек, счет-фактуру, акт выполненных работ, предоставленных услуг, налоговую накладную и т.п.).
Расчеты предприятий (предпринимателей) наличными с гражданами должны проводиться с оформлением кассовых ордеров, кассового или товарного чека, квитанции, договора купли-продажи, акты закупки, актов выполненных работ или других документов, удостоверяющих факт покупки товара, выполненных работ, предоставленных услуг.
По желанию граждан денежные средства за приобретенные у них предприятиями (предпринимателями) товары (выполненные работы, оказанные услуги) могут быть перечислены на их текущие или вкладные счета в учреждениях банков.
3. Остатки наличных денег в кассах предприятий (предпринимателей) лимитируются. Лимиты остатка наличности в кассе всем предприятиям, которые имеют счета в учреждениях банков и осуществляют кассовые операции с наличными, устанавливаются коммерческими банками по месту открытия счетов с учетом режима и специфики работы предприятия, его удалением от учреждений банка, размера кассовых оборотов, установленных сроков и порядка сдачи кассовой выручки и т.д.
Коллективные сельскохозяйственные предприятия (колхозы, кооперативы, союзы) самостоятельно определяют размеры наличности, что постоянно находится в их кассах, как это предусмотрено статьей 17 Закона Украины "О коллективном сельскохозяйственном предприятии", с соответствующим сообщением об размер лимита обслуживающих учреждений банка.
Лимиты остатка наличных денег в кассе не устанавливаются фермерским хозяйствам, которые занимаются исключительно производством, переработкой и реализацией сельскохозяйственной продукции, и индивидуальным предпринимателям.
Порядок установления лимита остатка наличных денег в кассе регулируется НБУ - Инструкции НБУ № 4 "Об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины", утвержденной постановлением Правления НБУ № 335 от 13 октября 1997 г.
Всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе предприятия обязаны сдавать в кассы банков в порядке и сроки, установленные учреждениями банков, для зачисления на их счета. Если лимит остатка наличных денег в кассе предприятия не установлен, то вся имеющаяся наличность в кассе на конец дня должна быть сдана в банк (независимо от причин отсутствия лимита кассы).
Предприятия, исполнительные органы сельских, поселковых, городских и районных в городах советов имеют право хранить в кассах в течение 3-х рабочих дней наличность сверх установленного лимита, полученная в банке для выплат, связанных с оплатой труда, стипендий, командировок, дивидендов; коллективные сельскохозяйственные предприятия, предприятия железнодорожного транспорта и морские порты - для проведения таких же выплат работникам удаленных подразделений; исполнительные органы сельских советов - в течение 5-ти рабочих дней, включая день получения денег в банке. После истечения этих сроков суммы наличных денег, которые не были использованы по назначению, возвращаются в банк не позднее следующего рабочего дня клиента и банка, в дальнейшем выдаются предприятиям по их первому требованию на те же цели.
4. Наличная выручка предприятий и предпринимателей, полученная от реализации товаров (работ, услуг), и другие кассовые поступления могут использоваться ими для обеспечения хозяйственных нужд (кроме осуществления выплат, связанных с оплатой труда и выплатой дивидендов). В случае расходования предприятием наличных денег из выручки на эти цели выплачены из кассы денежные средства включаются в фактических остатков наличных денег в кассе того дня, когда были осуществлены следующие выплаты, с последующим сравнением полученной суммы с утвержденным лимитом кассы.
5. Из касс предприятий может выдаваться деньги работникам под отчет на командировки, приобретение товаров, заготовку сельскохозяйственной продукции и т.д.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах не позднее:
- по командировкам - 3-х рабочих дней после возвращения из командировки;
- на заготовку сельскохозяйственной продукции и заготовка вторичного сырья и металлолома - 10-ти рабочих дней со дня выдачи денежных средств под отчет;
- на все другие производственные (хозяйственные) потребности - на следующий день после выдачи наличных денежных средств под отчет.
Если из кассы предприятия его работнику одновременно выдана деньги на командировки и средства под отчет для решения в этой командировке хозяйственных вопросов, то подотчетное лицо независимо от срока командировки в течение 3-х рабочих дней после возвращения из него должна представить в бухгалтерию предприятия одновременно два отчета:
- авансовый отчет об израсходованных средствах непосредственно на командировки;
- отчет о расходовании средств, выданные ей для решения производственных вопросов.
За превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных денег, за выдачу наличных без полного отчета по ранее выданных средств, за расходование наличных денег из выручки на выплату, связанные с оплатой труда, при наличии налоговой задолженности, за нецелевое расходование полученных в банке наличных средств предприятий применяются различные финансовые санкции в соответствии с действующим законодательством.
6. Предприятия (предприниматели) ежеквартально представляют в банк кассовые заявки установленного образца об суммы поступления и выдачи наличных денег из касс, а также календарь выдачи заработной платы. Эти документы используются банком для анализа и прогнозирования наличного обращения и контроля за полнотой и своевременностью выплаты заработной платы.
7. Кассовые операции оформляются соответствующими кассовыми документами, типовые формы которых утверждаются Министерством финансов Украины и должны применяться без изменений на всех Предприятиях, в организациях, учреждениях независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности.
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. О принятии денег выдается квитанция с подписями главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или с надлежащим образом оформленными расчетно-платежным ведомостям. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия, или лицами, ими уполномоченными. К расходных кассовых ордеров могут приобщаться заявки на выдачу денег, счета и т.п. Поэтому, если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то подпись его на расходных кассовых ордерах не обязателен.
Оплата труда, выплата пособий, стипендий и премий производится кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя денег. После окончания установленных сроков осуществления этих выплат (3-х или 5-ти рабочих дней) кассир должен:
- в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не осуществлена выдачу наличности, поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";
- составить реестр депонированных сумм;
- в платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченную сумму и недополученную сумму выплат, подлежащих депонированию;
- записи в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на сведения штамп: "Расходный кассовый ордер№".
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может проводиться только в день их составления.
Кассовые документы, после составления отчета кассира и его обработки в бухгалтерии, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются и переплетаются в отдельные пачки и хранятся в течение 36-ти месяцев после окончания календарного года материально ответственным лицом в отдельном сейфе или специальном помещении, которые передаются под охрану.
Вынесение из охраняемого помещения, кассовых документов разрешается только в отдельных случаях и только по письменному разрешению руководителя или главного бухгалтера предприятия. До конца рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены.
Кассовые документы могут быть изъяты у предприятия по постановлению правоохранительных органов, решением государственной контрольно-ревизионной службы и государственной налоговой администрации.
На место изъятого настоящего документа подшивается заверенная материально ответственным лицом копия изъятого документа, письма об изъятии документов, протокол изъятия, расписка лица, акт получения настоящего документа и т.п.
8. Каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной печатью. Количество листов в книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Записи в кассовой книге проводятся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами темного цвета. Вторые экземпляры являются отрывными и служат для отчета кассира.
Ежедневно в конце рабочего времени кассир подводит итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета отрывные листы, то есть копию записей в кассовой книге за день вместе с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. Нужно заметить, что выдача денег из кассы не подтвержденная распиской получателя в расходном документе, считается недостатком денег в кассе и взимается с кассира. Наличность в кассе, не оправдана приходными кассовыми ордерами, считается избытком кассы и зачисляется в доход предприятия.
9. Предприятия торговли и сферы обслуживания населения при осуществлении кассовых операций с наличными должны обеспечивать постоянное наличие в своих кассах разменной монеты различного номинала в размере не менее 5% от суммы установленного предприятию лимита остатка наличных денег в кассе для выдачи сдачи гражданам.
В отдельных случаях, если в силу специфики деятельности предприятия выручка получается преимущественно за счет реализации отдельных групп товаров (услуг) высокой стоимости, обслуживающим учреждением банка такому предприятию может быть установлена наличие обязательной суммы разменной монеты в кассе в размере 2-5% установленного предприятию лимита кассы.
10. Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными должно иметь кассу. Кассой называется специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения денег. Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также в случае их транспортировки из учреждения банка и сдачи в учреждение банка. Они несут в установленном законодательством порядке ответственность в том случае, если по их вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность средств во время их хранения или транспортировки.
11. В сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал, на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с покупюрным перечислением денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Фактический остаток денег в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая по результатам ревизии составляет акт. В хозяйственных обществах, где это предусмотрено их уставами, такие ревизии проводятся ревизионными комиссиями.
В случае выявления ревизией недостачи или излишка денег в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.
Учредители предприятий, высшие руководящие организации (в случае их наличия), а также аудиторские фирмы согласно заключенных с ними соглашений во время проведения документальных ревизий на предприятиях в обязательном порядке проводят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины.
Проверка кассовой дисциплины осуществляется также органами государственной налоговой администрации, органами государственной контрольно-ревизионной службы. Министерством внутренних дел Украины, финансовыми органами и учреждениями коммерческих банков. При этом обслуживающие учреждения банка особое внимание обращают на проверку целевого использования наличных денежных средств, снятых с предприятиями любого из своих счетов в значительных размерах (свыше 50 тыс. грн.).
Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб, бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в установленном действующим законодательством порядке.
12. Порядок ведения кассовых операций в учреждениях банков, осуществляющих кассовое обслуживание клиентов, установленный инструкцией НБУ по организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины № 1 от 7 июля 1994 г.
Порядок ведения кассовых операций на предприятиях связи Украины регулируется соответствующими нормативными актами, утвержденными Государственным комитетом связи Украины.

 



Назад