Процесс планирования переговоров разделяют на три этапа, которые рассматриваются на протяжении полугода:
• подготовка к переговорам;
• непосредственное ведение переговоров;
• анализ результатов и итогов переговоров.
На этапе подготовки нужно проработать три аспекты проведения переговоров: содержательный, организационный и тактический.
Содержательный аспект определяет иерархию (и соответственно - значимость) цели переговоров, главный смысл предложений или проблем, которые выносятся на переговоры, возможные варианты решения вопросов и путей достижения поставленных целей. Содержание переговоров определяется не только конкретным предметом будущих переговоров, но и системой имеющихся интересов и возможностей их реализации в определенной ситуации или в будущем. Поэтому содержательный аспект переговоров включает:
- необходимость тщательного анализа существующей ситуации;
- прогнозирование вероятных вариантов и изменения;
- проектирование наиболее благоприятных условий, даже если их создание маловероятно при нынешних ситуаций. В крупных фирмах, конечно, созданы специальные отделы, которые занимаются обработкой указанных вопросов, на основании чего определяются перспективные разработки и направления деятельности фирмы.
Организационный аспект охватывает круг вопросов, начиная с места, времени и общего антуража проведения переговоров и заканчивая подбором команды с точным распределением функций и ролей, которые выполняет каждый ее член на переговорах.
Организационный аспект подготовки означает решение таких вопросов: "Кто? Где? Когда?" Подбор команды является главной задачей при подготовке переговоров. Идеальных людей нет, поэтому проблема подбора команды сводится к поиску и привлечению необходимых людей (или специального обучения).
Тактический аспект обеспечивает необходимую профессиональную изношенность выдвинутых предложений. Он включает в себя весь объем конкретных вопросов: от тактико-технологических характеристик предложений в финансовых и юридических деталей.
Этот вопрос представляет особый интерес для бизнесменов-начинающих. Одного проекта предложений относительно содержания будущей дела для успешных переговоров недостаточно, он должен быть дополнен программой его реализации. При этом всегда возникает множество вопросов финансового и юридического содержания. Опытные бизнесмены и предприниматели хорошо знают этот круг вопросов и выходят на переговоры подготовленными.
Последним, завершающим шагом при подготовке к переговорам можно считать конкретизации действий членов команды на поведенческом уровне.
Проработки трех указанных аспектов предполагает такой уровень интеллектуальных способностей и профессиональных знаний, который практически недоступен человеку. Конечно же в жизни мы часто-густо сталкиваемся с фактом индивидуальной подготовки и проведения переговоров, однако подробный анализ такой практики свидетельствует о значительно более низкий уровень ее эффективности и, что самое главное, вынужденный, но неизбежный переход к групповой работы.